Как контролировать загрузку 800+ сотрудников и управлять проектами в системе ADVANTA: кейс крупного системного интегратора

О компании

С чем к нам пришел клиент

Одновременная разработка десятков проектов часто сопряжена с нарушением или отсутствием понятного взаимодействия между проектными командами и сотрудниками. С этой распространенной проблемой к нам обратился заказчик.

Помимо неорганизованной коммуникации, клиент отмечал недостаток контроля и непонимание четких сроков выполнения задач в командах. В работе над проектами ощущал нехватку ресурсов и, как результат, сталкивался с нестабильностью.

Заказчик решился на внедрение системы управления проектами, чтобы:

• вести планирование в едином пространстве,
• распределять ресурсы по проектам грамотно и взвешенно,
• составлять для работы сотрудников план-графики, которые будут в доступе для всей команды,
• контролировать загруженность сотрудников с учетом ресурсов,
• вести учет рабочего времени,
• работать с документацией: например, хранить некоторые приказы и договоры.

Свой выбор интегратор остановил на российской системе управления проектами ADVANTA.

Как выбирали информационную систему управления проектами и почему остановились на ADVANTA

Уверенные позиции на рынке, постоянное расширение и ежегодный рост численности персонала — головная компания заказчика приняла решение объединить в единой системе все дочерние и зависимые организации и подразделения.

С учетом ухода Microsoft Project Server и требований по импортозамещению заказчик рассматривал отечественные системы управления проектами, исходя из 35 критериев, в т.ч.:

• стоимость продукта, его внедрения и адаптации;
• возможность построения связей между проектами (начало-окончание, план-факт);
• допустимость сохранения нескольких базовых планов (впоследствии сравнивать их друг с другом);
• присутствие диаграммы Ганта;
• учет ресурсов в системе (как в процентном соотношении, так и в часах);
• ведение табеля, учета рабочего времени;
• наличие критического пути;
• привязка документов к задачам по проектам и т. д.

Процесс отбора проходил коллегиально и в соответствии с 223-ФЗ, т.к. компания работает в государственном секторе. Выбор решения включал несколько этапов:

1. составление списка критериев для выбора нового решения со стороны руководителей отделов и подразделений;
2. утверждение списка потенциальных программ со стороны руководства компании;
3. оценка решений и голосование всех участников за понравившуюся систему.

Преимущества и возможности ADVANTA, которые высоко оценил клиент

Импортонезависимая разработка 

Главный экран в системе

ADVANTA — полностью российский продукт, созданный еще до того, когда курс на импортозамещение стал основополагающим. Независимость продукта стала одной из ключевых причин, почему клиент выбрал систему. Несмотря на возможность интегрироваться с другими продуктами, ADVANTA позволяет организовать и вести все рабочие процессы внутри.

Удобный интерфейс

Дорожная карта проекта

Понятный интерфейс можно быстро освоить как самостоятельно, так и при поддержке специалиста. При создании системы разработчики сделали ставку на интуитивный пользовательский опыт. И большинство клиентов ADVANTA отмечают, что довольно быстро адаптируются в системе. 

Планирование ресурсов

Дашборд «Планируемая загрузка»

Заказчик отметил удобство проектного планирования. ADVANTA позволяет планировать ресурсы и составлять план-графики, вести учет контрольных точек, что повышает оперативность и эффективность управленческих решений.

Права доступа для каждого участника

«Карточка» проекта доступная для ответственных лиц

Настройка прав доступа для каждого пользователя с учетом его статуса и должности. Этот аспект клиент отметил особенно, т.к. с других системах «разграничение прав либо не настроено, либо эта возможность настроена недостаточно хорошо». В ADVANTA, при отсутствии соответствующего уровня прав, пользователь может только просматривать информацию или вообще не иметь к ней доступа.

Гибкость системы

Диаграмма Ганта с назначением ресурсов и указанием трудоемкости

Возможность редактировать отдельные части, а не весь проект — такой функцией располагает отнюдь не каждое программное решение для ведения проектов. В ADVANTA руководитель вносит изменения только в свой блок задач.

Итоги внедрения и адаптации системы ADVANTA

Заказчик стремился правильно распределить загрузку сотрудников и рационально подойти к использованию ресурсов компании.

Благодаря системе ADVANTA неконтролируемый процесс был упорядочен и структурирован. Теперь руководители отделов отслеживают и оперативно выявляют:

• когда у сотрудников полная или неполная загрузка по задачам;
• когда наблюдается перегрузка сотрудников и требуется дополнительный ресурс (через найм новых сотрудников).

Компания ведет в системе ADVANTA различные направления: например, контролирует операции, связанные с фондом оплаты труда (ФОТ).

В компании более 350 проектов со статусом «в работе», около 30% из которых уже заведены в систему ADVANTA. Среди них — масштабные проекты: по предоставлению облачных и сервисных услуг, мониторингу ИТ-инфраструктуры, проекты по строительству ЦОД. Также в системе — небольшие внутренние проекты: по закупке необходимого оборудования и товаров, ремонту офисов и пр. В системе ведутся инвестиционные проекты.

Сейчас в системе ADVANTA работают более 800 сотрудников.

Заказчик отмечает взаимосвязь актуальных данных в системе и взвешенного подхода к найму персонала. Благодаря структурной подаче и доступной отчетности по проектам рабочая нагрузка между действующими сотрудниками распределяется равномерно. А в случае нехватки ресурсов актуальный запрос сразу очевиден руководителям и HR.

Система позволяет взаимодействовать дочерним компаниям и подразделениям в режиме высокой прозрачности. Благодаря видимости всех этапов и сроков координация действий выстроена в четкой последовательности, где каждая команда готова вовремя подхватить другую.

В дальнейшем клиент планирует провести интеграцию других рабочих программ с ADVANTA, чтобы автоматизировать передачу данных и сократить время на их обработку. Заказчик нацелен работать над повышением точности в своей проектной деятельности.