Система Адванта поднимает на новый уровень корпоративное управление в холдинге «КОМОС ГРУПП»

КОМОС ГРУПП, один из самых крупных холдингов на территории Удмуртии и Пермского края, завершил проект создания корпоративной системы управления проектами. Порядка 20 предприятий, производящих и продающих продукцию в масштабах России, теперь будут вести проектную деятельность в системе управления бизнесом и проектами «Адванта».

В холдинге КОМОС ГРУПП существовало несколько ключевых проблем, которые подтолкнули руководство управляющей компании к внедрению системы управления проектами. Это сложность обмена информацией в условиях территориального распределения предприятий по Удмуртской республике и России, отсутствие должного уровня контроля над реализацией проектов на самих предприятиях холдинга, а также недостаточный уровень коммуникаций при обсуждении рабочих вопросов в проектах и невозможность хранения истории их решения.

Вследствие отсутствия полноценного инструмента управления, который объединял бы в себе всю проектную деятельность холдинга, инициированные проекты зачастую превышали запланированные бюджеты и сроки.

Для решения выявленных проблем, руководство КОМОС ГРУПП приняло решение о подборе и внедрении системы управления проектами холдинга. Инициативной группой были разработаны критерии выбора системы. Система управления проектами холдинга обязательно должна содержать в себе возможности корпоративного портала, электронного документооборота, WEB интерфейс и диаграмму Ганта, личный кабинет руководителя и функционал учета времени, затраченного сотрудниками на реализацию проектов. Обязательным так же было требование наличия интерфейса на русском языке.

В процессе выбора системы, специалисты холдинга рассмотрели на соответствие данным критериям более 20 продуктов, присутствующих на Российском рынке. В некоторых системах было неудобно работать, другие было сложно адаптировать к специфике холдинга.

Удовлетворить предъявленным критериям смогла только одна система —  «Адванта», которая и была выбрана в качестве инструмента для создания корпоративной системы управления проектами.

Продолжительность внедрения «Адванты» составила около пяти месяцев. Все это время было разделено на несколько основных этапов. И самым первым из них стал запуск пилотного проекта в управляющей компании. Специалисты Адванта Групп в команде с сотрудниками управляющей компании холдинга приступили к построению структуры проектов в системе. В ходе обследования проектной деятельности холдинга было выделено три основных типа проектов:

• Организационные проекты. В рамках этих проектов ведется деятельность по реорганизации холдингов и субхолдингов, обсуждаются вопросы слияний и поглощений.
• Инвестиционные проекты. К ним относятся строительство и реконструкция производственных помещений, модернизация оборудования, разработка и усовершенствования продуктов.
• Финансовые проекты. Это проекты, предназначенные для постоянного контроля финансирования проектной деятельности.

В ходе пилотного проекта, было решено запустить систему в первую очередь на финансовых проектах. В систему был загружен шаблон проекта. В результате, при инициации нового проекта, менеджеру больше не приходилось расписывать все задачи. Он сразу получал готовый шаблон с регламентированными длительностями и связями между работами, по которым и продолжал работать, принимая их за директивные сроки. План проекта уже был подготовлен, оставалось только фиксировать результаты, заполнять данные и заниматься непосредственно реализацией проекта.

Шаблоны проектов имеют несколько типов: «Краткосрочный кредит», «Инвестиционный кредит», «Кредитная линия». В зависимости от шаблона автоматически выставляется продолжительность и связи с другими проектами. Это дает возможность менеджеру проекта более четко выстроить свой рабочий день и укреплять корпоративное управление в холдинге. Каждый шаг регламентирован и, если по ходу выполнения возникают определенные отклонения, это сразу становиться заметно руководству. Каждое действие задокументировано. А на диаграмме Ганта всегда можно отследить приближающиеся к завершению задачи, и оценить картину по реализации проекта в целом.

Следующим этапом стал запуск инвестиционных проектов. В ходе настройки системы, были сформированы визуальные отчеты, которые с одного взгляда помогают понять текущее состояние проекта и его предметных областей управления.

Ряд отчетов выведен в виде графиков на главной странице проекта. Например, план-фактный анализ затрат в виде линейной диаграммы.

Через круговую диаграмму был построен отчет по привлечению подрядчиков к реализации проекта. С помощью него легко можно было увидеть те подрядные организации, которые тратят наибольший процент бюджета.

Все инициируемые проекты в холдинге проходят через тендеры. Адванта позволила показать эффективность тендеров и возникающую экономию или перерасход запланированного бюджета.

Организационные проекты были полностью спроектированы и занесены в систему самостоятельно силами специалистов КОМОС ГРУПП. В рамках данных проектов была формализована деятельность компании, относящаяся к структурным преобразованиям. На данном этапе команда Адванта Групп занималась обучением основного персонала и помогала в заведении новых проектов.

Система Адванта позволила существенно повысить эффективность проведения инвестиционных советов, ежемесячно проводимых на уровне высшего руководства КОМОС ГРУПП. Это коллегиальный орган холдинга, задача которого оценить запускаемые проекты на этапе их инициации. Совет производит проверку всех проектов на реализуемость по нескольким показателям: финансовые затраты, практичность, полезность для компании. В случае утверждения идея получает зеленый свет, иначе реализация проекта замораживается.
 

 «На инвестиционном совете обсуждают основные критерии проекта: что мы от него ожидаем, сроки, бюджет, экономические показатели. Вся информация, создаваемая в рамках этого совещания, вносится в справочники системы Адванты. В дальнейшем, любой руководитель может открыть эту информацию и свериться с теми результатами, которые начинает генерировать проект» —  рассказал на конференции «Адванта 2.0» Бердов Вячеслав, начальник отдела реинжиниринга бизнес-процессов КОМОС ГРУПП.

В процессе реализации проекта внедрения были разработаны регламенты по проектной деятельности. В конце пятого месяца внедрения, после снятия всех возможных вопросов, система управления проектами Адванта была запущена в эксплуатацию.

Что дало холдингу создание системы управления проектами?
 

«После внедрения системы «Адванта» проекты стали храниться в четко определенном месте и доступны руководству в любое время. Появилась возможность делать гибкую отчетность по любому предприятию или отдельно взятому менеджеру. Ко всему прочему, в системе доступны проекты всех предприятий, входящих в холдинг, в том числе нескольких дочерних организаций, занимающихся продажей автомобильной техники и нефтяными ресурсами» —  отметил Вячеслав Новоселов, Руководитель проекта внедрения со стороны Адванта Групп.

Кроме того, широко распространенный в холдинге проектный подход коснулся и финансовых проектов, а именно формирования кредитной политики холдинга. Каждый проект (краткосрочный кредит, инвестиционный кредит, кредитная линия) имеет свой шаблон работ с проставленными длительностями и связями. В результате ведения всех проектов по единому принципу в системе удалось собрать всю необходимую информацию о кредитах в одном месте, которая стала доступна одновременно и руководителю отдела и любому другому заинтересованному руководителю холдинга.

Большим плюсом для внедрения было то, что в группу внедрения заказчика входили несколько сотрудников компании, отвечающих за стратегическое планирование и развитие холдинга. Это дало возможность не просто перенести существующие процессы в систему, а внедрять, одновременно улучшая и развивая их.
 

«Нам очень понравилось, что система управления проектами Адванта —  это своего рода конструктор, любой проект мы можем настроить, так как нам это нужно, без лишних усилий и головной боли.

Помимо этого, мы давно мечтали о возможности предоставления доступа сторонним лицам, в нашем случае —  сторонним экспертам в сельском хозяйстве. Даем приглашенному эксперту необходимые права, и он начинает общаться с нашими сотрудниками, ставить им задачи и следить за ходом реализации из любой точки страны.

Хотя прошел небольшой срок после внедрения, с помощью системы мы уже увидели те проблемы и риски, которых раньше просто не замечали. Можно сказать, что решаем назревающий кризис в корне. Адванта позволила нам по новому взглянуть на процессы, которые происходят у нас в проектном управлении и повысить корпоративное управление в холдинге в целом» —  заключил Бердов Вячеслав, начальник отдела реинжиниринга бизнес-процессов КОМОС ГРУПП.

КОМОС групп —  компания, объединяющая одни из самых значимых предприятий производящих продукты питания на территории Удмуртии и Пермского края. В состав КОМОС ГРУПП входит три птицефабрики, четыре завода, производящие молочную продукцию, две фермы, завод комбикормов.

Реализация инвестиционных проектов, качество продукции и культура производства способствуют достижению основной цели —  развития региона, содействуют реализации политики продовольственной безопасности. Группу отличает высокая степень вертикальной и горизонтальной интеграции —  от производства сырья до розничной реализации, оптимальное территориальное размещение производственных площадок, наличие сильных региональных брендов.