Меняться, чтобы выжить. Управление проектами и развитием бизнеса как способ борьбы с кризисом

Дмитрий Мазеин, генеральный директор ГК ADVANTA

Происходящие за последние полгода события показали – мир уже не будет прежним. Он стремительно меняется, но далеко не все готовы к глобальным переменам. В кризис выживают сильнейшие и… те, кто умеет меняться и гибко управлять изменениями. Это умение и специальные инструменты позволяют руководителям не только сохранить бизнес, но и планомерно развивать его даже в самые неблагоприятные времена.

Тренды последнего времени

Затянувшаяся пандемия и последовавший за ней кризис выявили ряд явных тенденций, которые оказывают влияние на бизнес.

1. Переход в онлайн. Любые согласованные планы, задачи и совещания компании должны быть доступны в режиме реального времени. К примеру, если раньше руководитель бизнеса или подразделения мог разместить план проекта на доске у себя в кабинете, то сейчас это нужно делать в онлайн формате. Этот факт стал катализатором для внедрения информационных систем, способных обеспечить совместную работу проектных команд.

2. Ориентация на результат, а не на процесс. Многие организации перешли на удаленный режим работы. Многим ИТ-компаниям, например, нашей, даже не пришлось для этого ничего предпринимать. Площадка и инструменты для дистанционного формата работы у нас и раньше были под рукой. Есть компании, в которых при переходе на «удаленку» руководители продолжают жестко регламентировать и контролировать своих сотрудников. Требуют, например, в 9 утра выйти в Zoom и не выключать его до вечера, чтобы было видно, кто чем занимается.

Сегодня это уже пережитки прошлого. Очевидно, что ценность и эффективность работы нужно измерять не по тому, что сотрудник делает и сколько времени на этот тратит, а по конечному результату. Для этого в бизнесе используются различные методы. В нашей компании применяется метод контрольных точек, который мы предлагаем и нашим клиентам. Применение этого метода позволяет увидеть, какие результаты или продукты сотрудник произвел за определенное время в рамках конкретного проекта или операционной работы. Если говорить о ситуации в целом, то управление постепенно становится все более ориентированным на результат, а не на процесс.

3. Тщательный контроль результатов проектов. Раньше срывы сроков и превышения бюджетов многие крупные компании принимали как должное – маржинальная прибыль это позволяла. Сейчас им приходится отслеживать, какие реальные выгоды принесет проект, почему он выполняется не в срок и выходит за рамки бюджета. Часть из них вынуждена урезать свои инвестиционные бюджеты. Например, глава РЖД недавно отчитался президенту Путину, что в ближайшие год-два бюджет для инвестиций сокращается на 20-30%. Это говорит о том, что повысились требования к экономической отдаче от проектов, а значит к эффективности проектного управления. Соответственно растет спрос на методы и инструменты более качественного и продуктивного управления проектами.

4. «Правильные» инвестиции и прогнозирование Cash Flow. Кризис в очередной раз дал понять, что необходимо четко контролировать финансовые потоки. Денег в моменте стало меньше, и у компаний появилась потребность более точно выбирать направления для инвестиций. Это и есть проектный подход, который позволяет не просто запускать большое количество новых проектов, но и тщательно их отбирать, анализировать, что будет получено в результате, и через какое время окупятся вложения.

Кроме того, кризис обострил потребность бизнеса в более четком прогнозировании своего Cash Flow. Возможно, компании и не потеряли в прибыли, но платежи стали чаще задерживать и планировать их поступление стало сложнее. В компаниях, выполняющих проекты, приходы и расходы денежных средств завязаны на сроки самих проектов. И эти сроки должны быть максимально прозрачны для всех участников проектных команд. Соответственно, чем более точно компания управляет сроками выполнения проектов, тем более точный Cash Flow может сделать ее финансовый директор. Для него, в свою очередь, важно, чтобы в компании был прозрачный план реализации проектов и их финансирования. А это может дать только информационная система управления проектами. В других системах такой информации нет. Вот почему программный продукт для управления проектами стал более востребованным среди финансовых директоров.

5. Развитие бизнеса через создание новых продуктов. Карантин и массовый переход в онлайн повлияли на то, что часть продуктов и услуг перестали быть востребованными. Просто потому, что нет возможности их получения. Есть масса тому примеров – рестораны, театры, кино, концерты и много чего еще. Многие компании в срочном порядке переформатируют свои продукты и услуги под онлайн-потребление или создают новые. Это еще один аспект развития бизнеса – через разработку и вывод на рынок новых продуктов. Сегодня потребность в управлении таким бизнес-процессом стала одним из первых приоритетов практически во всех компаниях. Наш опыт показывает, что для управления жизненным циклом продукта, проектами по разработке и выводу на рынок новых продуктов фармкомпании и производственные предприятия успешно применяют информационную систему управления проектами.

Глобальная тенденция изменений

Становится очевидным, что дальнейшие изменения в мире будут происходить чаще и станут более значительными. Еще совсем недавно многие в теории рассуждали о нестабильном и изменчивом VUCA-мире, который с неумолимой скоростью уносит нас в новую реальность. А сегодня мы уже в действительности ощущаем влияние элементарного вируса на многие сферы нашей жизни. Таких быстрых и глобальных изменений раньше не происходило. Вот почему сегодня бизнесу так необходима гибкая и способная к изменениям система управления. Неуклонно растет интерес к проектному управлению, как к способу управления изменениями внутри компании. Ведь реализация проектов, по сути – и есть реализация изменений.

Более того, текущая ситуация в полной мере «проявила» как руководителей (независимо от уровня управления), так и рядовых сотрудников. Стало понятно, кто готов меняться, чтобы достигать лучших результатов для компании и клиентов. Кризис стал своеобразной лакмусовой бумажкой, проверкой на гибкость ума и готовность к изменениям. Сейчас как никогда выросла потребность в руководителях, способных быстро адаптировать методы управления под меняющиеся условия рынка и ориентировать команду на новые процессы, задачи и результаты.

Какой должна быть стратегия

Сегодня выигрывают те компании, чья стратегия направлена не только на развитие внутренних процессов – рост уровня компетенций сотрудников, открытие новых производств, расширение продуктовой линейки и пр. Прежде всего, стратегия должна опираться на исследования рынка и удовлетворять потребности клиентов. Она должна быть гибкой – чтобы была возможность менять принятые решения, останавливать невыгодные для компании проекты или пересматривать результаты проектов в процессе реализации. Но это не значит, что нужно отказываться от принятой стратегии и ежедневно ее менять. Ее следует периодически уточнять с учетом диктуемых рынком условий и чаще контролировать промежуточные результаты или, как мы их называем, контрольные точки.

Если раньше компания могла разработать стратегию и отслеживать выполнение проектов развития раз в квартал, то сейчас – как минимум, раз в месяц. Важно при этом фиксировать именно промежуточные итоги, чтобы качество финального результата было на должном уровне. Случившийся кризис стал для многих компаний проверкой на жизнеспособность разработанной стратегии: чем больше она претерпевает существенных изменений, тем менее точно она была разработана в начале.

В заключение хочется отметить, что управлять компанией непросто в любые времена. Ведь это всегда риск, неопределенность и борьба, если не с внешними условиями, то с внутренними вызовами. Но, как известно, кризис в равной степени несет в себе и угрозы, и возможности. А управление проектами и развитием бизнеса становится намного удобнее и проще, если учитывать указанные тенденции и применять надежную технологию и инструменты управления. Но об этом – в следующей публикации. Занимайтесь управлением развитием предприятия с системой ADVANTA для полного контроля и мониторинга бизнес процессов.