Можно ли окупить КСУП и как это посчитать? Часть 1
Елена Филипова, сертифицированный специалист Project Managment Institute, квалификация Project Managment Professional (PMP), руководитель корпоративного Проектного офиса «Адванта Консалтинг»
В самом начале своего трудового пути я много работала в сфере информационных технологий. Была администратором баз данных, программистом, в том числе по внедрению, руководителем ИТ-проектов. Как раз в роли руководителя ИТ-проектов мне и приходилось часто готовить обоснования окупаемости проектов. Сколько это решение стоит сейчас, а сколько потребует для сопровождения? Какие конкретно параметры изменятся после начала его использования и на какую величину? Сколько времени и денег будет сэкономлено или приобретено в месяц, квартал, год? Вопросы не самые простые, а иногда и вовсе неразрешимые. Порой приходилось совсем забыть про точные замеры и использовать так называемые «экспертные оценки». В дальнейшем, когда под моим руководством был большой зрелый Проектный офис, эти вопросы приходилось задавать уже мне. И снова: сколько, когда, почем?.. Я не финансист, и речь – не об окупаемости больших бизнес-проектов. Но, как бы странно это ни звучало, гораздо сложнее рассчитать ROI от вложений в развитие менеджмента и культуры управления, нежели обосновать выгоды инвестиций в крупные строительные проекты или создание новых продуктов. В первом случае цена покупки (необходимые инвестиции), как правило, довольно высока, а вот стоимость возврата – слишком туманна. Давайте разбираться в этих вопросах.
Какие сомнения и почему вызывает внедрение КСУП
Как мы уже говорили, проекты по созданию систем управления сложно устроены с точки зрения монетарной измеримости прибыли и убытков. Как правило, результаты таких проектов оказывают влияние на многие процессы, способствуют повышению компетентности персонала, поднимают уровень контроля, снижают риски и положительно воздействуют еще на множество параметров бизнеса. Но как же сложно гарантировать конкретный экономический эффект от них! Следствием этого и является большое количество сомнений в окупаемости проекта, его успехе и достижении его целей.
На мой взгляд, эти сомнения возникают тогда, когда выгоды проекта намеренно преувеличиваются и затуманиваются его результаты. Если презентация проекта КСУП настроена лишь на необоснованную продажу идеи, то она пестрит красивыми картинками, лозунгами и обещаниями «счастливой жизни». Как просто декларировать: «Мы построим проектное управление!», «Мы сможем быстрее достичь наших стратегических целей!», «Мы будем управлять проектными рисками и снижать их последствия!». И как сложно действительно это выполнить. Окупаемость же – это, прежде всего, расчет: формулы, суммы, математика, коэффициенты, причинно-следственные связи и т.п. Взрослый умный бизнес и его руководство не терпит слабого обоснования инвестиций и такие «доводы» только увеличат недоверие к проекту.
Все-таки давайте иметь в ввиду тот вариант проекта, когда его цели и выгоды вполне справедливы: конкретны, применимы, достижимы и соразмерны получаемым результатам. Мы уже много говорили о том, как проанализировать такой проект, как его представить лицам, принимающим решение о внедрении. Какие цели и результаты могут быть озвучены, какие проблемы могут быть учтены как обоснование необходимости. Почему же не смотря на подготовку аргументов в его пользу могут возникать сомнения в проекте?
Все-таки как «управление производством» никогда не будет равно «производство», «управление продажами» не равно «продажи», так и грамотное управление проектами не значит, что сами проекты априори выгодны, приносят прибыль или снижают затраты. Лично я отнеслась бы с осторожностью к проекту внедрения корпоративной системы управления проектами, если в его обосновании есть такие показатели как повышение прибыли или снижение затрат компании. Напомню, что во главу угла при формулировке целей КСУП ставится совсем иное. Как правило, это:
- сокращение отклонений от плановых сроков/бюджетов;
- Сокращение сроков принятия решений;
- Снижение числа реализованных рисков;
- Рост уровня компетентности персонала через освоение методов управления проектами;
- Повышение удовлетворенности персонала от управления проектами и т.п.
Итак, в целях явно невидно денежных показателей и плановых сроков их поступления. А что же в результатах? Там снова не рубли и не доллары. В плановых результатах проекта, которые честно можно гарантировать, тоже, как правило, указаны далекие от экономики события:
- утверждены документы, например, регламент управления проектами или Положение о проектной мотивации;
- приняты решения, например, о создании Проектного комитета;
- введен в эксплуатацию программный продукт;
- набран штат Проектного офиса;
- проведено обучение топ-менеджмента.
Получается, что гарантией выгод проекта являются люди и документы, правила работы, методики управления и программный продукт. При этом все полученные результаты будут уникальны. Вы не сможете скопировать людей и их знания с какого-то совершенно замечательного Проектного офиса другой компании. Все документы будут описывать работу именно вашей организации, с ее «привычками», возможностями и недостатками. Менеджмент по итогам проекта не превратится в многоопытных и готовых ко всему руководителей. И даже программный продукт будет настроен и использоваться именно так, как способны работать только ваши сотрудники.
Помимо указанных факторов добавим и то, что выгоды проекта КСУП, а именно действительный рост проектной культуры, случится не ранее двух-трех лет после начала проекта. Согласитесь, что и доводов «за», и сомнений предостаточно.
С другой стороны, уже на самом старте проекта необходимые инвестиции вполне понятны. Требуется организовать новое подразделение – Проектный офис. Принять в штат компетентный персонал, обеспечить его рабочими местами. Необходимо закупить программный продукт для контроля процессов управления, который, в свою очередь, нуждается в лицензировании и поддержке. А еще следует заложить ежегодное обучение проектного персонала, сертификацию, повышение квалификации ключевых сотрудников... А чем серьезнее организация, чем выше требования к качеству ее процессов, тем будут выше требования к проекту и, соответственно, его стоимость. Как бы вы ни старались сократить необходимый бюджет, но он все равно будет не маленьким.
Зачастую решение о проекте оказывается далеко не на стороне его реализации. В вихре ежедневных вопросов в очередь за инвестициями стоят другие важные вопросы к руководству: усиление производственных мощностей, удержание ключевого персонала, обеспечение информационной и прочей безопасности и так далее. Перечисленные выше сомнения в проекте не дают порой шанса на его запуск. Так почему же все-таки многие компании принимают решение о внедрении КСУП?
Что нужно учитывать при принятии решения о внедрении КСУП
Во-первых, как известно, компании – это не стены и не продукты, не эмблемы и не бренды, а, прежде всего, люди. Именно люди делают компанию такой, какая она есть: создают ее продукты и услуги, взаимодействуют с клиентами и партнерами, совершенствуют свои инструменты и продвигают компанию вперед. От того, как люди подготовлены, как они умеют коммуницировать, нивелировать проблемы, принимать решения, рисковать и зависит успех предприятия его место на рынке. В основу развития любой компании так или иначе должен быть заложен и рост персонала: наращивание опыта топ-менеджмента, повышение уровня компетентности руководителей среднего звена и переподготовка рядовых специалистов.
Развитие персонала – долгий и сложный процесс, который можно ускорить только благодаря смене систем управления: обучению, использованию нового оборудования и инструментов, внедрению современного программного обеспечения, построению процессов и контроля их использования. Но, к сожалению, ни одно вложение в людей нельзя монетизировать, точно рассчитать выгоду в их развитие. Обучая сотрудников, вы не можете гарантировать, что полученные знания будут усвоены. А если усвоены, то применимы. А если и будут применяться, то пойдут на пользу компании. Люди – слишком сложный и дорогой ресурс, инвестиции в который трудно предугадать. Однако ни один руководитель не может игнорировать необходимость таких вложений.
КСУП как раз про это, и инвестиции в системное управление проектами – это, прежде всего, вложение в самую важную часть компании – ее людей. Это не просто обучение, это целый комплекс изменений, который заставляет сотрудников перейти на другой уровень проектного менеджмента Система (КСУП) определяет и контролирует процессы, обучает их использованию, мотивирует исполнителей на выполнение работ, предоставляет руководству инструменты для принятия обоснованных решений и постоянно самосовершенствуется. Появляются стандарты и нормы, разрешаются вопросы распределения полномочий и ответственности, возникают инструменты контроля и мотивации. Это совершенно иной вариант выполнения проектов, который дает возможности для гибкого и грамотного управления, и поэтому ценен сам по себе, даже без окупаемости в рублях.
Во-вторых, для принятия решения о необходимости КСУП нужно учитывать то, какие долгосрочные цели есть у компании. Если организация планирует долго и интенсивно развиваться, если ей необходимо быть гибкой, уметь быстро внедрять изменения, постоянно совершенствоваться и наращивать объемы производства, это значит, что ей необходимо уметь качественно и быстро выполнять множество различных проектов. Речь идет как о внешних проектах для клиентов, так и о внутренних проектах компании. Ежегодно крупные предприятия вкладывают немало средств в собственное развитие: модернизируют оборудование, закупают новые инструменты для работы, выводят на рынок новые продукты, запускают новые производственные линии, открывают новые филиалы и отделения, заключают сделки с новыми партнерами и многое-многое другое. Это и есть портфель проектов внутреннего развития. От умения выполнять такие проекты, их скорости и качества зависит сам бизнес: темпы его роста, конкурентоспособность, умение реагировать на риски.
При наличии проблем в процессе реализации проектов, даже если их немного, уже на сегодняшний день прогнозируем тот факт, что с расширением бизнеса и ростом числа проектов проблемы будут многократно расти. Регулярные просрочки получения результатов, ошибки в распределении ресурсов, необоснованные решения, потеря инвестиций – подобные промахи не позволят компании достичь своих целей. Это значит, что для выполнения планов придется научиться комплексно управлять проектами, и как бы это ни называлось, это означает – внедрить КСУП. Придется выстраивать процессы, обучать им людей, привыкать к правилам, учиться управлять... Формирование таких навыков – долгий и сложный процесс, поэтому при утверждении планов развития на ближайшие три-пять лет КСУП нужно внедрять уже сейчас.
Третьим фактором, который влияет на решение о КСУП, является комплементарность самой системы. Все ее элементы по отдельности никогда не смогут дать того эффекта, ради которого внедряют КСУП. Одновременное их использование, напротив, усиливает систему, позволяет комплексно применять ее результаты и самосовершенствоваться.
Есть множество примеров, когда внедрение системы пытались заменить внедрением только одного ее элемента. Например, уровень компетентности персонала в управлении проектами можно попробовать поднять обучением. Потратив немало средств и сил, вы действительно сможете обучить сотрудников и топ-менеджмент, дать им понимание, как нужно управлять проектами, какие методы использовать и как. Но без утвержденных процессов и инструментов управления полученные знания просто негде будет использовать. Другим частым примером является внедрение ИСУП, программного продукта для управления проектами и портфелем. Конечно, с появлением системы контроля проектов вы получите действительный инструмент управления. Уважающие себя ИТ-компании, внедряющие такие продукты, предложат вам даже набор базовых процессов и обучат персонал работе с ними. Но если в компании так и не появится Проектного офиса и Проектного комитета с набором необходимых полномочий, не будут утверждены и использоваться регламенты управления проектами и система мотивации для проектных команд, то ваш новый инструмент будет просто регулярно и точно фиксировать ваши проблемы, не решая их.
Аналогичный результат можно получить, если попробовать оторвано от системы разработать и утвердить нормативно-регламентную базу. Появятся процессы, распределятся роли, появятся шаблоны – и это, несомненно, хорошо. Только без должного обучения сотрудники вряд ли смогут работать в этих процессах, по крайней мере, уровень сопротивления будет существенным. Кроме того, без использования ИСУП хотя бы в минимальном исполнении процессы будут только бюрократизировать и замедлять работу. В итоге вы рискуете получить недовольство как основного персонала, так и топ-менеджмента. Таких примеров можно приводить еще довольно много, но вывод напрашивается сам собой. «Экономия» на КСУП не только не дает нужных результатов, но и просто перечеркивает саму идею системного управления. Это значит, что при принятии решения о внедрении КСУП нужно руководствоваться необходимостью выстраивания всех ее элементов одновременно. Только тогда возможно получить выгоды от системы и добиться достижения ее целей.
Четвертым пунктом в этом перечне является уровень зрелости вашей компании. Несомненно, для решения о внедрении такого инструмента как КСУП нужно учитывать, насколько совершенны процессы в других областях вашего бизнеса.
Представьте, что ваша компания довольно зрелая. Что это означает? Люди привыкли, что, например, процессы производства, продаж, закупок и т.п. уже описаны. Есть понимание, кто и за что отвечает, есть система мотивации персонала, инструменты для обучения процессам. Люди работают и привыкли к тому, что есть утвержденные нормы и стандарты, они контролируются и совершенствуются, регулярно отслеживается и собирается отчетность. Теперь представим, что с проектами, которые не могут, да и не должны, работать в параллели с производственным процессом все иначе: нет описанных процессов управления, нет системы для контроля, нет распределения ролей, нет системы мотивации. Начиная проект, сотрудники вынуждены придумывать, как его организовать. Управление проектами становится головной болью: нет понимания, кому и какие отчеты подавать и как принимать необходимые решения. Как это возможно в такой компании? И это имеет место быть, ведь даже крупнейшие компании приходят к необходимости внедрять КСУП, а ведь их уровень зрелости несомненно высокий.
Я хочу сказать, что при должном уровне зрелости компании наличие КСУП напрашивается само собой. Грамотные руководители и сотрудники в такой ситуации начинают задаваться вопросом: почему же с проектами такой бардак, и когда он закончится. Быстро приходит понимание необходимых элементов, и проект стартует. Кстати, его окупаемость в данном случае уже неважна. Ведь работать как-то иначе просто не представляется возможным.
Совсем другая картина происходит в случае низкого уровня зрелости. Люди не привыкли к тому, что процессы описаны и работают. Большинство вопросов решается в кабинетах тет-а-тет, решения принимаются, опираясь «на чутье», управление основывается на фразе «план война покажет» и так далее. В этом случае КСУП совсем неочевидна, а иногда попытки внедрить КСУП в таких компаниях даже опасны. Дело том, что люди просто не готовы шагнуть на этот уровень, ведь они, в принципе, пока не умеют работать в рамках процессов. Таким организациям еще предстоит дорасти до КСУП и осознать необходимость в этом инструменте. Только сначала нужно подкачать общий уровень зрелости. Что касается расчета окупаемости КСУП, то в этом случае он особенно необходим, ведь риски использования управления проектами слишком высоки.
Во второй части публикации, вы узнаете, в каких случаях возможен экономический эффект от КСУП, как она способна «экономить» или «зарабатывать», каковы признаки ее окупаемости. И самое главное – поймете, как определяется эффективность.
