Нужен ли вам проектный офис?

Сейчас по данным PMI, опубликованным в «Pulse of the Profession», примерно 7 из 10 организаций имеют проектный офис, в сравнении с 6 из 10, которые были в 2006 году. 

На шаге создания в компании стратегического проектного офиса проявляется его первое преимущество: стратегические инициативы получают достаточно внимания и времени для полноценной реализации без нарушения устоявшихся процессов.

Тесное взаимодействие с высшим руководством позволяет проектному офису активно влиять на планирование и реализацию корпоративной стратегии. Улучшаются результаты бизнеса, а ключевые компетенции и цели используются в различных отраслях и регионах.  Кроме того, для организаций, которые оценивают за и против создания у себя системы проектного офиса, тактические выгоды тоже выглядят заманчиво.

«Многие компании стремятся создать инфраструктуру, которая поможет руководителям проектов и программ оставаться на связи» - говорит Марго Нак, PMP, главный руководитель программ проектов Adobe Systems. «Они стараются избегать идеи «каждая команда сама по себе. Проектный офис обеспечивает прозрачность структуры всех проектов организации. Он помогает создать такой уровень координации и согласованности, который без проектного офиса был бы недостижим».

Организации видят в проектном офисе инструмент повышения согласованности, эффективности и улучшения управления затратами. «Проектный офис помогает получить уровень координации, которого тяжело достичь, просто хорошо управляя проектами проектному управлению. Он дает больше ясности, фокусирует компанию на стратегии, и новые возможности эффективной координации проектов» - Марго Нак, PMP, Adobe Systems.

«Проектный офис гарантирует новый уровень управления» - говорит Анти Коми, PMP, вице-президент по проектному управлению в Wärtsilä (финская компания-поставщик решений в энергетике).  Он повышает успешность проектов, что в свою очередь улучшает результаты и рентабельность бизнеса».

Однако, только лишь создание проектного офиса не обеспечивает компании получение всех упомянутых выгод. Согласно данным PwC, примерно 1/3 всех проектных офисов не достигают желаемых результатов. Организации сначала должны определить нужен ли им проектный офис, и верно определить момент, когда проектный офис пора создавать.

«Если организация не проектно-ориентированная, в проектном офисе нет необходимости» - говорит Мэри Хаббарт, PMP, директор проектного офиса в Siemens Government Technologies. «Если же компания осознанно реализует проекты, то ей определенно нужен проектный офис.  Иначе, кто будет руководить реализацией проектов? Кто займется внедрением методологии? Как можно будет управлять ресурсами эффективно? На эти вопросы тяжело ответить, если только у вас нет централизованного контроля».

Джеймс Градишер, PMP, руководитель проектного офиса Министерства обороны Великобритании, утверждает, что прибыль и количество сотрудников менее важные факторы, по сравнению с количеством проектов в портфеле организации.

«Любая компания, которая реализует больше, чем 2-3 проекта, должна озадачиться созданием проектного офиса. Когда вы выйдете за рамки определенного количества реализуемых проектов, у вас появится потребность получить контроль над ними».

Сигналы о необходимости проектного офиса

• отсутствие прозрачности в проектах;
• значительные расхождения в результатах проектов;
• низкий уровень удовлетворенности клиентов;
• неспособность точно оценить затраты проекта;
• высокий уровень проектов, которые были отменены или отложены;
• высокий уровень неудачных проектов.

«Всё это контрольные показатели того, что пришло время проектному офису появиться в вашей компании» - утверждает Анти  Коми, чья компания Wärtsilä, создала проектный офис в 2007 году.
Анти утверждает, что часто проекты, не контролируемые проектным офисом, «запускаются без понятного владельца, без ясных экономических обоснований, и в организации нет точных данных о том, какие проекты реализуется в настоящий момент и что в них происходит».

Оценка зрелости проектного управления поможет сравнить внутренние метрики и ключевые показатели эффективности со средними показателями по отрасли или сравнить производительность проекта с аналогичными проектами других отделов компании. Подобный внутренний аудит поможет принять решение, стоит ли создавать проектный офис.

Другие значимые факторы для принятия решения - потенциальная структура проектного офиса и его место в организационной структуре компании.  Проектные офисы, которые завершают 80% проектов в сроки, в рамках бюджета, согласно поставленным целям и бизнес-обоснованиям, почти в два раза чаще подчиняются непосредственно генеральному директору компании – говорится в отчете PMI.

Открытие проектного офиса может подразумевать смену ролей и обязанностей, по крайней мере в отношении функций, которые пересекаются с новым подразделением. Сотрудникам проектного офиса могут потребоваться консультации некоторых отделов компании. Например,  HR-отдел, финансовый отдел, юридический и операционный отделы могут настроить рабочие процессы и мотивацию.

Объединяющий эффект

Количество проектов растет, и компания попадает в ситуацию, когда каждый говорит на своем языке, у каждого своего понимания проекта, управленческие методики. Проектный офис ослабляет границы между отделами компании, создает и поддерживает внутреннюю среду для эффективного управления проектами.

«Проектный офис – это место, где вы собираете вместе людей из различных функциональных групп для достижения единой цели» - говорит Натали Дэнс, PMP, управляющий директор в Excel in Change Consulting. «Он помогает устранить борьбу за сферу влияния».

Проектный офис в компании Adobe подтверждает это преимущество:

«Перед открытием проектного офиса, часто возникали ситуации, в которых каждая команда проекта была сама по себе» - говорит Марго Нак. Сейчас в компании функционируют несколько десятков проектных офисов. Они используются для создания более гибкой и интегрированной среды разработки. «Когда руководители программ и проектов работают совместно и согласуют ход разработки продуктов, появляется возможность достигать качественно новых результатов».

У компании Texas Health Resources аналогичный опыт. Эта некоммерческая организация управляет сетью больниц и медицинских учреждений в Северном Техасе, США. До 2008 года в компании не было проектного офиса.

«До создания проектного офиса каждая команда управляла проектом независимо. Очень часто клиенты не знали, чего ожидать, а вопросы решались хаотично» - говорит Джоэл Вериндер, PMP, директор по проектному управлению.

Сейчас в проектном офисе в компании Texas Health Resources работает 26 человек, которые управляют 80 активными ИТ-проектами. «Проектный офис позволяет пристально рассматривать все проекты и применять более стратегический и прозрачный подход» - утверждает Вериндер. «Сейчас у нас есть такой уровень анализа и расстановки приоритетов, который был не возможен в прошлом. Мы можем отслеживать рабочее время сотрудников намного более эффективно. Мы сосредоточены на стратегических проектах намного больше, чем на тактических проектах и операционной деятельности».

Это повышение прозрачности обеспечило понимание, как персонал и ресурсы используются в портфеле активных ИТ-проектов, включающих внедрение и постоянную поддержку. «Мы можем увидеть, как группа проекта использует ресурсы и будет ли персонал полностью занят в ближайшие несколько месяцев» - говорит Джоэл Вериндер. «Это позволяет обсуждать приоритеты и понять, какие проекты им соответствуют и должен ли вмешаться ли проектный офис».

Кроме того, в компании Excel in Change Consulting проектный офис дает сотрудникам знание о том, «куда обращаться с вопросами, проблемами и непонятными задачами» - говорит Натали Дэнс. Стало намного понятнее, какие ресурсы и навыки нам необходимы, чтобы заниматься проектной работой».

Проектный офис может помочь компании оптимизировать количество персонала и гарантировать соответствие проекта выделенному объему ресурсов.

«Офис управления проектами обеспечивает дополнительное измерение, давая спонсорам увидеть с лучшей стороны, как обстоят дела в их проектах» - говорит Натали Дэнс. «Он также позволит достичь объективности в компании и поддерживать ответственность сотрудников по тем же мерам и стандартам».

Роль высшего руководства

Проектный офис приносит существенные выгоды, которые он не принес бы никогда без поддержки топ-менеджмента. В отчете PMI говорится, что 30% руководителей проектных офисов считают одной из ключевых причин, по которым проектный офис не приносит полноценной пользы – отсутствие понимания со стороны высшего руководства, как лучше использовать проектный офис.

«Высшее руководство, включая совет директоров, обязано участвовать в стратегическом развитии проектного офиса» - считает Петра Таек, стратегический руководитель проектного офиса в правительства штата Виктория в Австралии.

Марго Нак говорит, что руководство компании Adobe изучает проекты и группы проектов, чтобы определить, где желательно или необходимо создать новый проектный офис. «Важно постоянно изучать и анализировать проекты и организационные требования для того, чтобы построить оптимальную среду для управления проектами» - добавляет она.

«Высшее руководство должно понимать, зачем проектный офис существует и какое влияние оказывает на управление проектами компании» – утверждает Петра Таек. «Если топ-менеджеры не могут или не желают полностью поддерживать проектный офис, то лучше сосредоточиться на улучшении процессах управления проектами и структуре затрат» – объясняет она.
Если руководство поддерживает проектный офис, он может изменить организацию.

Набор оборотов

Мери Хаббарт, PMP, директор проектного офиса в Siemens Government Technologies:

 «Конечно, я сталкиваюсь с примерами неудачного опыта функционирования проектного офиса и даже его упразднения по ряду причин. Каждый раз, когда я слышу это, я чувствую досаду, но это реальность. Сейчас мы движемся вперед, мы делимся лучшими практиками и у нас более позитивные результаты. Появляется больше исследований, и мы понимаем, как лучше формировать и использовать проектный офис. Это действительно интересно наблюдать.

Важная цель проектного офиса в компании Siemens Government Technologies – синергия: объединение всех проектных менеджеров «под одной крышей» для проведения совместных обучений и внутреннего обмена опытом. Благодаря этим действиям, мы движемся вперед в том, как мы видим себя и чего ожидаем от результатов своей работы.

Руководители проекта больше не «маленький остров»: мы делимся, общаемся и взаимодействуем. Завершали ли мы наши проекты хорошо до этого? Да. Но можем ли мы всегда становится лучше?  Несомненно. Если организация действительно хочет исключительности своих проектов, необходимо действовать подобным образом.

Создание проектного офиса тесно связано с трансформацией проектного управления, поэтому мы можем делать больше – больше взаимодействовать, больше делиться знаниями, навыками и задачами, развивать команды. Когда для компании наиболее подходящее время для инвестирования в проектный офис? Вчера. Если у вас есть проекты, у вас уже должен быть проектный офис».

Другой вариант

Некоторым организациям необходим проектный офис нужен непрерывно, для других это временная необходимость. Ниже приведены 5 показателей того, что пришло время закрыть проектный офис.

• Слабеет поддержка высшего руководства. Оно не стремится предоставлять ресурсы проектному офису или не заинтересовано в активной коммуникации с ним.
• Проектному офису не хватает квалификации. Создать проектный офис можно и с ограниченной квалификацией и опытом.  Но если организация не в состоянии быстро восполнить необходимые знания и навыки, то лучше приостановить работу проектного офиса, а затем открыть его в новом качестве.
• Проектный офис не обеспечивает ROI. Если проектный офис не приносит видимых результатов, лучше позволить командам проекта работать самим по себе.
• Организация добилась своих целей. Проектный офис иногда создается для пользы конкретного проекта, программы или портфеля. После их завершения, проектный офис становится бесполезным.
• Один проектный офис может быть объединен с другим. Иногда, особенно после анализа методологии проектного управления, может выясниться, что один проектный офис должен стать частью другого проектного офиса, либо переформирован.

Оригинал статьи pmi.org