Обзор 10 полноценных ТОПовых систем управления проектами
![](/uploads/images/bb/10system.png)
Обзор систем управления проектами, а не систем постановки и отслеживания задач
В этой статье мы поговорим о том, как правильно управлять проектами. Расскажем, что такое проект, почему важно им правильно управлять и какие бывают системы для управления проектами. Обсудим плюсы и минусы этих систем, и при каких условиях они могут пригодиться.
Содержание
- Что такое проект и почему им важно управлять
- Что решает и упрощает в бизнес-процессах система управления проектами
- Кому необходима система управления проектами
- Плюсы и минусы систем управления проектами
- Результат внедрения системы управления проектами
- 10 популярных систем управления проектами
- Нюансы внедрения системы управления проектами
- Критерии выбора системы управления проектами
Что такое проект и почему им важно управлять
Проект — упорядоченный вид деятельности, нацеленный на достижение результата, создание уникального продукта или услуги; временно́е предприятие. Для управления проектом важно понимать его цели, сроки, бюджет, а также иметь четкий план и координировать работу команды.
Создание нового продукта, открытие магазина или филиала, строительство, разработка инновационных продуктов и тестирование идей — всё это проекты. У них — абсолютно разные цели. Но им требуются определенные дедлайны. Постановка целей и задач для каждого участника и исполнителя. Обозначение бюджета и возможность его отслеживать.
Для того, чтобы ничего не упустить и не забыть, необходима система управления проектами. Для руководства — чтобы оперативно принимать управленческие решения. Для маркетинга — чтобы проинформировать потребителей. В отделе продаж — для поиска новых клиентов. У разработчиков — для этапного создания продукта и т.п.
Что решает и упрощает в бизнес процессах система управления проектами
Система управления проектами (СУП) по функционалу дает гораздо больше возможностей, чем планер для отслеживания задач. Она позволяет полностью покрыть потребности команды на время выполнения проекта:
- составить план работ и разделить задачи,
- анализировать их выполнение,
- видеть слабые места уже на раннем этапе,
- контролировать расход бюджета,
- поддерживать оперативную коммуникацию подразделений,
- систематизировать и упрощать типовые проекты,
- прогнозировать риски.
Кому необходима система управления проектами
Такой сильный инструмент для бизнеса нужен тем, у кого множество проектов или сложные долгосрочные проекты.
Для малых компаний и команд могут подойти системы постановки задач и их отслеживания.
Как понять, что система управления проектами необходима
- Отсутствует прозрачность в проектах
- Есть значительные расхождения в результатах проектов
- Держится низкий уровень удовлетворенности среди клиентов
- Выявлена неспособность точно оценить затраты проекта
- Стабилен высокий уровень отмененных или отложенных проектов
- Вероятен высокий уровень неудачных проектов
Всё вроде бы выстроено верно и понятно, но всё равно царит хаос. Дедлайны горят, у сотрудников наблюдается выгорание. Любые проблемы тушатся деньгами и выходом за рамки бюджета.
Все эти признаки указывают на то, что в компании, возможно, нет системности.
Плюсы и минусы систем управления проектами
Плюсы и минусы систем управления проектами могут варьироваться в зависимости от размера и сложности проектов и команды исполнителей. Однако в общем выделяются следующие критерии оценки:
Плюсы | Минусы |
1. Координация и коммуникация в команде улучшаются | 1. Освоение требует внимательности и новых пользовательских привычек |
2. Планирование и прогнозирование становятся более точными | 2. Обучение скорее всего потребует дополнительного времени |
3. Эффективность и производительность повышаются | 3. Внедрение может быть дорогостоящим |
4. Управление рисками и проблемами стабилизируется | |
5. Удовлетворенность клиентов растет | |
6. Множество процессов упрощается, рутина сокращается |
Результат внедрения системы управления проектами ADVANTA
Выгоды
На 7 – 52% снижаются отклонения по срокам проектов
На 5 – 34% сокращаются отклонения по проектным бюджетам
На 45 – 200% увеличивается количество единовременных проектов при тех же ресурсах
Какие результаты можно ожидать?
На 16 – 54% уменьшаются трудозатраты проектного офиса на контроль
На 10 – 28% увеличивается скорость принятия решений
На 40 – 71% повышается скорость эскалации проблем и согласований
На 13 – 49% экономится время руководства на совещания и контроль
На 50 – 77% сокращаются трудозатраты на рутинные процессы
На 18 – 53% снижается количество рабочих ошибок
* Согласно информации от пользователей ИСУП ADVANTA
10 ТОПовых полноценных систем управления проектами
ADVANTA
Система управления проектами ADVANTA ориентирована на прозрачное управление проектами в одном месте. С учетом специфики отдельных бизнес-процессов она предлагает пользователям гибкие настройки для адаптации, обеспечивая наглядную визуализацию данных.
Сферы, для которых подойдет ADVANTA:
- Строительство и девелопмент
- Производство
- Разработка новых продуктов
- Финансы
- ИТ
- Инвестиции
- Инновации и НИОКР
- Цифровая трансформация
Плюсы:
- Широкий функционал: управление задачами, проектами, ресурсами и финансами в одной системе
- Гибкая настройка под специфику бизнес-процессов компании
- Довольно быстрое внедрение, в среднем — в течение 1 месяца, с полной адаптацией и донастройкой за 2 месяца
- Интеграция с другими системами: 1C, ERP, CRM и др.
- Наглядная визуализация данных: диаграммы Ганта, доски задач, графики загрузки ресурсов
- Поддерживает работу с проектами любой сложности и масштаба
Минусы:
- Возможны сложности с адаптацией к новой системе у сотрудников, привыкших к другим инструментам
- Стоимость внедрения и поддержки может быть высокой для небольших компаний
Microsoft Project Server
Microsoft Project Server является многофункциональным инструментом для управления проектами, который позволяет координировать все аспекты проекта, от планирования до исполнения и контроля.
С марта 2024 года система перестала обновляться на территории России, как и другие продукты Microsoft, однако от нее по-прежнему не отказываются.
Сферы, для которых подойдет Microsoft Project Server:
- ИТ
- Строительство и девелопмент
- Разработка программного обеспечения
Плюсы:
- Гибкость и масштабируемость: поддержка проектов любой сложности и масштаба
- Интеграция с другими продуктами Microsoft
- Встроенные инструменты для визуализации проектов и отслеживания прогресса
- Инструменты для ресурсного планирования и управления бюджетом
Минусы:
- Крутой кривой обучения: может потребоваться значительное время для изучения всех функций и возможностей
- Требует профессиональной настройки и поддержки
- Стоимость может быть высокой для небольших и средних предприятий
SAP
SAP — система управления проектами, которая интегрирует различные бизнес-процессы и функции в единую систему. Она обеспечивает управление ресурсами, финансами, цепочками поставок, отношениями с клиентами и человеческими ресурсами, что делает ее идеальной для крупных компаний и корпораций.
Сферы, для которых подойдет SAP:
- Производство
- Логистика
- Финансы
- Строительство
- Разработка программного обеспечения
Плюсы:
- Интеграция различных бизнес-процессов и функций в единую систему
- Мощные инструменты аналитики и отчетности
- Глобальная поддержка и обширная база пользователей
- Масштабируемость и гибкость, подходящие для крупных организаций
Минусы:
- Сложность: может потребоваться значительное время и ресурсы для внедрения и освоения системы
- Высокая стоимость: как начальная, так и постоянная поддержка могут быть дорогостоящими
- Может быть избыточной для малых и средних предприятий
Wrike
Wrike — гибкая система управления проектами, которая позволяет командам лучше сотрудничать и эффективно выполнять проекты. Система предлагает инструменты для планирования, распределения ресурсов, отслеживания прогресса и сотрудничества в режиме реального времени.
Сферы, для которых подойдет Wrike:
- Маркетинг
- ИТ
- Производство
- Разработка программного обеспечения
Плюсы:
- Интуитивно понятный интерфейс с удобными функциями управления проектами
- Возможность интеграции с множеством других инструментов и приложений
- Различные варианты визуализации проектов, включая диаграммы Ганта, доски задач и таймлайны
- Гибкость в настройке рабочих процессов и адаптации к потребностям команды
Минусы:
- Некоторые пользователи отмечают, что мобильное приложение не так функционально, как десктопная версия
- Некоторые функции могут быть сложными для новых пользователей
ASANA
ASANA — облачная система управления проектами, которая обеспечивает командам координацию и управление задачами и проектами в одном месте. ASANA позволяет эффективно организовывать работу, следить за прогрессом и приоритетами, а также общаться в контексте конкретных задач и проектов.
Сферы, для которых подойдет ASANA:
- Маркетинг
- ИТ
- Управление проектами
- Дизайн
- Разработка программного обеспечения
Плюсы:
- Интуитивно понятный интерфейс
- Наглядное представление всей информации по каждому проекту и задаче, а также по связям между ними
- Простое создание и управление задачами и проектами
- Возможность интеграции с множеством других инструментов и приложений
- Поддерживает различные методологии управления проектами
Минусы:
- Начать пользоваться ASANA достаточно легко, но изучить все возможности системы — очень трудозатратно
- Нет шаблонов проектов
- Скорее всего не подойдет для крупных компаний
Jira
Jira — система управления проектами, изначально разработанная для команд разработчиков программного обеспечения. Она предоставляет широкий спектр инструментов для планирования, отслеживания и управления задачами и проектами.
Сферы, для которых подойдет Jira:
- Разработка программного обеспечения
- ИТ
- Управление проектами
- Производство
- Тестирование качества
Плюсы:
- Широкий набор функций для управления проектами, включая планирование спринтов, отслеживание ошибок и управление ресурсами
- Гибкость в настройке рабочих процессов и адаптации системы к нуждам бизнеса
- Мощные инструменты для визуализации данных и отчетности
- Возможность интеграции с другими продуктами Atlassian и множеством сторонних инструментов
Минусы:
- Может быть сложной для освоения, особенно для новых пользователей без опыта работы с системами управления проектами
- Некоторые функции, такие как портфельное управление, доступны только в платной версии
- Может потребоваться значительное время на настройку и адаптацию системы под специфику бизнес-процессов
1С: Управление проектным офисом
1С: Управление проектным офисом — комплексное решение для управления проектами и портфелями проектов. Она позволяет планировать, оценивать и контролировать проекты, а также управлять ресурсами и рисками.
Сферы, для которых подойдет «1С: Управление проектным офисом»:
- Строительство
- Производство
- ИТ
- Управление проектами
Плюсы:
- Интеграция с другими продуктами 1С, что позволяет обеспечить единую информационную среду
- Удобные инструменты для планирования и управления проектами
- Возможность управления рисками и изменениями в проекте
- Поддержка различных методологий управления проектами
Минусы:
- Потребуется время на освоение системы и ее настройку
- Необходимость регулярного обновления программы
- Стоимость внедрения и поддержки может быть высокой для небольших компаний
Битрикс24
Битрикс24 — комплексное решение для управления проектами, которое включает в себя инструменты для коммуникации, управления задачами и проектами, управления документами и многого другого. Это облачная система, которая позволяет командам работать вместе, независимо от их географического расположения.
Сферы, для которых подойдет Битрикс24:
- Маркетинг
- ИТ
- Продажи
- Разработка программного обеспечения
Плюсы:
- Широкий спектр функций для управления проектами, включая управление задачами, документами, временем и коммуникациями
- Возможность интеграции с множеством других инструментов и приложений
- Удобные инструменты для визуализации данных и отчетности
- Гибкая система прав и ролей, позволяющая адаптировать систему под потребности конкретной команды или организации
Минусы:
- Может быть сложной для новых пользователей без опыта работы с системами управления проектами
- Может быть избыточной для небольших команд или простых проектов
Plan R
Plan R — система управления проектами, которая предлагает инструменты для планирования, отслеживания и анализа проектов. Она позволяет командам управлять проектами в реальном времени, упрощая процесс управления проектами и повышая эффективность работы команды.
Сферы, для которых подойдет Plan R:
- ИТ
- Маркетинг
- Разработка программного обеспечения
Плюсы:
- Эффективные инструменты для планирования и отслеживания проектов
- Возможность управления проектами в реальном времени
- Удобные функции для анализа проектов и принятия обоснованных решений
- Интуитивно понятный интерфейс, который облегчает работу с системой
Минусы:
- Может потребоваться некоторое время на освоение системы
- Некоторые функции могут быть недоступны в бесплатной версии
- Возможность интеграции с другими системами может быть ограничена
Kaiten
Kaiten — визуальная платформа управления проектами, которая позволяет командам координировать работу и отслеживать прогресс проектов в реальном времени. Kaiten предлагает гибкие возможности для визуализации проектов и задач, что делает его удобным инструментом для команд всех размеров.
Сферы, для которых подойдет Kaiten:
- ИТ
- Маркетинг
- Разработка программного обеспечения
Плюсы:
- Интуитивно понятный и простой в использовании интерфейс
- Гибкие возможности визуализации, включая канбан-доски, диаграммы Ганта и т.д.
- Возможность интеграции с другими популярными инструментами и сервисами
- Поддержка методологий Agile и Scrum
Минусы:
- Некоторые пользователи отмечают, что требуется время для полного освоения и настройки системы
- Может быть избыточным для небольших команд или простых проектов
Нюансы внедрения системы управления проектами
Важно учесть, что внедрение системы управления проектами может потребовать изменения корпоративной культуры и структуры организации. Возможны сопротивления со стороны сотрудников, поэтому необходима четкая стратегия внедрения и поддержка со стороны руководства.
Системы управления проектами также требуют внедрения новых процессов и процедур, что может вызвать временные неудобства и замедление работы. Однако, с прошествием времени, системы управления проектами могут значительно улучшить эффективность работы и качество выполнения проектов.
Критерии выбора системы управления проектами
В выборе системы управления проектами важны следующие критерии, в особенности некоторые функции системы:
- Календарное планирование: Этот метод используется для организации и управления проектами, основываясь на временной шкале. Он помогает определить необходимое время для завершения различных задач и устанавливать сроки.
- Диаграмма Ганта: Визуальный инструмент, который позволяет отслеживать прогресс проекта. Диаграмма Ганта показывает всю работу, которую нужно выполнить, а также время, необходимое для каждой задачи.
- Доски Канбана: Они используются для визуализации рабочего процесса и управления им. Доски Канбана помогают командам видеть статус работы и идентифицировать проблемные области.
- Управление ресурсами: Включает в себя планирование, организацию и распределение ресурсов для выполнения задач в рамках проекта. Это может включать в себя людей, оборудование, материалы и время.
- Совместная работа: Возможность для сотрудников работать вместе над задачами и проектами, обмениваться информацией и совместно принимать решения.
- Внутренний чат: Одним из ключевых элементов любой организации является эффективное общение между сотрудниками. В этом помогает внутренний чат. Это средство общения, которое позволяет обмениваться информацией в режиме реального времени, обсуждать идеи и планы, задавать вопросы и получать быстрые ответы.
- Аналитика и отчетность: Возможность собирать, анализировать и представлять данные о проектах для принятия обоснованных решений и контроля над прогрессом проектов.
- Интеграция с другими инструментами: Система должна легко интегрироваться с другими инструментами, которые используются в вашей организации.
- Масштабируемость: Система должна быть способна поддерживать рост и развитие вашей организации.
- Стоимость: Бюджет также является важным фактором. Необходимо учесть не только стоимость самой системы, но и затраты на ее внедрение и поддержку.
- Поддержка: Обеспечение качественной технической поддержки со стороны поставщика также является важным критерием.