Обзор 10 полноценных ТОПовых систем управления проектами

Что такое проект и почему им важно управлять

Создание нового продукта, открытие магазина или филиала, строительство, разработка инновационных продуктов и тестирование идей — всё это проекты. У них — абсолютно разные цели. Но им требуются определенные дедлайны. Постановка целей и задач для каждого участника и исполнителя. Обозначение бюджета и возможность его отслеживать.

Для того, чтобы ничего не упустить и не забыть, необходима система управления проектами. Для руководства — чтобы оперативно принимать управленческие решения. Для маркетинга — чтобы проинформировать потребителей. В отделе продаж — для поиска новых клиентов. У разработчиков — для этапного создания продукта и т.п.

Что решает и упрощает в бизнес процессах система управления проектами

Система управления проектами (СУП) по функционалу дает гораздо больше возможностей, чем планер для отслеживания задач. Она позволяет полностью покрыть потребности команды на время выполнения проекта:

• составить план работ и разделить задачи,
• анализировать их выполнение,
• видеть слабые места уже на раннем этапе,
• контролировать расход бюджета,
• поддерживать оперативную коммуникацию подразделений,
• систематизировать и упрощать типовые проекты,
• прогнозировать риски.

Кому необходима система управления проектами

Такой сильный инструмент для бизнеса нужен тем, у кого множество проектов или сложные долгосрочные проекты.

Для малых компаний и команд могут подойти системы постановки задач и их отслеживания.

Как понять, что система управления проектами необходима

• Отсутствует прозрачность в проектах
• Есть значительные расхождения в результатах проектов
• Держится низкий уровень удовлетворенности среди клиентов
• Выявлена неспособность точно оценить затраты проекта
• Стабилен высокий уровень отмененных или отложенных проектов
• Вероятен высокий уровень неудачных проектов

Всё вроде бы выстроено верно и понятно, но всё равно царит хаос. Дедлайны горят, у сотрудников наблюдается выгорание. Любые проблемы тушатся деньгами и выходом за рамки бюджета.

Все эти признаки указывают на то, что в компании, возможно, нет системности.

Плюсы и минусы систем управления проектами

Плюсы и минусы систем управления проектами могут варьироваться в зависимости от размера и сложности проектов и команды исполнителей. Однако в общем выделяются следующие критерии оценки:

Результат внедрения системы управления проектами ADVANTA

* Согласно информации от пользователей ИСУП ADVANTA

10 ТОПовых полноценных систем управления проектами

ADVANTA

Система управления проектами ADVANTA ориентирована на прозрачное управление проектами в одном месте. С учетом специфики отдельных бизнес-процессов она предлагает пользователям гибкие настройки для адаптации, обеспечивая наглядную визуализацию данных.

Сферы, для которых подойдет ADVANTA:

• Строительство и девелопмент
• Производство
• Разработка новых продуктов
• Финансы
• ИТ
• Инвестиции
• Инновации и НИОКР
• Цифровая трансформация

Плюсы:

• Широкий функционал: управление задачами, проектами, ресурсами и финансами в одной системе
• Гибкая настройка под специфику бизнес-процессов компании
• Довольно быстрое внедрение, в среднем — в течение 1 месяца, с полной адаптацией и донастройкой за 2 месяца
• Интеграция с другими системами: 1C, ERP, CRM и др.
• Наглядная визуализация данных: диаграммы Ганта, доски задач, графики загрузки ресурсов
• Поддерживает работу с проектами любой сложности и масштаба

Минусы:

• Возможны сложности с адаптацией к новой системе у сотрудников, привыкших к другим инструментам
• Стоимость внедрения и поддержки может быть высокой для небольших компаний

Microsoft Project Server

Microsoft Project Server является многофункциональным инструментом для управления проектами, который позволяет координировать все аспекты проекта, от планирования до исполнения и контроля.

С марта 2024 года система перестала обновляться на территории России, как и другие продукты Microsoft, однако от нее по-прежнему не отказываются.

Сферы, для которых подойдет Microsoft Project Server:

• ИТ
• Строительство и девелопмент
• Разработка программного обеспечения

Плюсы:

• Гибкость и масштабируемость: поддержка проектов любой сложности и масштаба
• Интеграция с другими продуктами Microsoft
• Встроенные инструменты для визуализации проектов и отслеживания прогресса
• Инструменты для ресурсного планирования и управления бюджетом

Минусы:

• Крутой кривой обучения: может потребоваться значительное время для изучения всех функций и возможностей
• Требует профессиональной настройки и поддержки
• Стоимость может быть высокой для небольших и средних предприятий

SAP

SAP — система управления проектами, которая интегрирует различные бизнес-процессы и функции в единую систему. Она обеспечивает управление ресурсами, финансами, цепочками поставок, отношениями с клиентами и человеческими ресурсами, что делает ее идеальной для крупных компаний и корпораций.

Сферы, для которых подойдет SAP:

• Производство
• Логистика
• Финансы
• Строительство
• Разработка программного обеспечения

Плюсы:

• Интеграция различных бизнес-процессов и функций в единую систему
• Мощные инструменты аналитики и отчетности
• Глобальная поддержка и обширная база пользователей
• Масштабируемость и гибкость, подходящие для крупных организаций

Минусы:

• Сложность: может потребоваться значительное время и ресурсы для внедрения и освоения системы
• Высокая стоимость: как начальная, так и постоянная поддержка могут быть дорогостоящими
• Может быть избыточной для малых и средних предприятий

Wrike

Wrike — гибкая система управления проектами, которая позволяет командам лучше сотрудничать и эффективно выполнять проекты. Система предлагает инструменты для планирования, распределения ресурсов, отслеживания прогресса и сотрудничества в режиме реального времени.

Сферы, для которых подойдет Wrike:

• Маркетинг
• ИТ
• Производство
• Разработка программного обеспечения

Плюсы:

• Интуитивно понятный интерфейс с удобными функциями управления проектами
• Возможность интеграции с множеством других инструментов и приложений
• Различные варианты визуализации проектов, включая диаграммы Ганта, доски задач и таймлайны
• Гибкость в настройке рабочих процессов и адаптации к потребностям команды

Минусы:

• Некоторые пользователи отмечают, что мобильное приложение не так функционально, как десктопная версия
• Некоторые функции могут быть сложными для новых пользователей

ASANA

ASANA — облачная система управления проектами, которая обеспечивает командам координацию и управление задачами и проектами в одном месте. ASANA позволяет эффективно организовывать работу, следить за прогрессом и приоритетами, а также общаться в контексте конкретных задач и проектов.

Сферы, для которых подойдет ASANA:

• Маркетинг
• ИТ
• Управление проектами
• Дизайн
• Разработка программного обеспечения

Плюсы:

• Интуитивно понятный интерфейс
• Наглядное представление всей информации по каждому проекту и задаче, а также по связям между ними
• Простое создание и управление задачами и проектами
• Возможность интеграции с множеством других инструментов и приложений
• Поддерживает различные методологии управления проектами

Минусы:

• Начать пользоваться ASANA достаточно легко, но изучить все возможности системы — очень трудозатратно
• Нет шаблонов проектов
• Скорее всего не подойдет для крупных компаний

Jira

Jira — система управления проектами, изначально разработанная для команд разработчиков программного обеспечения. Она предоставляет широкий спектр инструментов для планирования, отслеживания и управления задачами и проектами.

Сферы, для которых подойдет Jira:

• Разработка программного обеспечения
• ИТ
• Управление проектами
• Производство
• Тестирование качества

Плюсы:

• Широкий набор функций для управления проектами, включая планирование спринтов, отслеживание ошибок и управление ресурсами
• Гибкость в настройке рабочих процессов и адаптации системы к нуждам бизнеса
• Мощные инструменты для визуализации данных и отчетности
• Возможность интеграции с другими продуктами Atlassian и множеством сторонних инструментов

Минусы:

• Может быть сложной для освоения, особенно для новых пользователей без опыта работы с системами управления проектами
• Некоторые функции, такие как портфельное управление, доступны только в платной версии
• Может потребоваться значительное время на настройку и адаптацию системы под специфику бизнес-процессов

1С: Управление проектным офисом

1С: Управление проектным офисом — комплексное решение для управления проектами и портфелями проектов. Она позволяет планировать, оценивать и контролировать проекты, а также управлять ресурсами и рисками.

Сферы, для которых подойдет «1С: Управление проектным офисом»:

• Строительство
• Производство
• ИТ
• Управление проектами

Плюсы:

• Интеграция с другими продуктами 1С, что позволяет обеспечить единую информационную среду
• Удобные инструменты для планирования и управления проектами
• Возможность управления рисками и изменениями в проекте
• Поддержка различных методологий управления проектами

Минусы:

• Потребуется время на освоение системы и ее настройку
• Необходимость регулярного обновления программы
• Стоимость внедрения и поддержки может быть высокой для небольших компаний

Битрикс24

Битрикс24 — комплексное решение для управления проектами, которое включает в себя инструменты для коммуникации, управления задачами и проектами, управления документами и многого другого. Это облачная система, которая позволяет командам работать вместе, независимо от их географического расположения.

Сферы, для которых подойдет Битрикс24:

• Маркетинг
• ИТ
• Продажи
• Разработка программного обеспечения

Плюсы:

• Широкий спектр функций для управления проектами, включая управление задачами, документами, временем и коммуникациями
• Возможность интеграции с множеством других инструментов и приложений
• Удобные инструменты для визуализации данных и отчетности
• Гибкая система прав и ролей, позволяющая адаптировать систему под потребности конкретной команды или организации

Минусы:

• Может быть сложной для новых пользователей без опыта работы с системами управления проектами
• Может быть избыточной для небольших команд или простых проектов

Plan R

Plan R — система управления проектами, которая предлагает инструменты для планирования, отслеживания и анализа проектов. Она позволяет командам управлять проектами в реальном времени, упрощая процесс управления проектами и повышая эффективность работы команды.

Сферы, для которых подойдет Plan R:

• ИТ
• Маркетинг
• Разработка программного обеспечения

Плюсы:

• Эффективные инструменты для планирования и отслеживания проектов
• Возможность управления проектами в реальном времени
• Удобные функции для анализа проектов и принятия обоснованных решений
• Интуитивно понятный интерфейс, который облегчает работу с системой

Минусы:

• Может потребоваться некоторое время на освоение системы
• Некоторые функции могут быть недоступны в бесплатной версии
• Возможность интеграции с другими системами может быть ограничена

Kaiten

Kaiten — визуальная платформа управления проектами, которая позволяет командам координировать работу и отслеживать прогресс проектов в реальном времени. Kaiten предлагает гибкие возможности для визуализации проектов и задач, что делает его удобным инструментом для команд всех размеров.

Сферы, для которых подойдет Kaiten:

• ИТ
• Маркетинг
• Разработка программного обеспечения

Плюсы:

• Интуитивно понятный и простой в использовании интерфейс
• Гибкие возможности визуализации, включая канбан-доски, диаграммы Ганта и т.д.
• Возможность интеграции с другими популярными инструментами и сервисами
• Поддержка методологий Agile и Scrum

Минусы:

• Некоторые пользователи отмечают, что требуется время для полного освоения и настройки системы
• Может быть избыточным для небольших команд или простых проектов

Нюансы внедрения системы управления проектами

Важно учесть, что внедрение системы управления проектами может потребовать изменения корпоративной культуры и структуры организации. Возможны сопротивления со стороны сотрудников, поэтому необходима четкая стратегия внедрения и поддержка со стороны руководства.

Системы управления проектами также требуют внедрения новых процессов и процедур, что может вызвать временные неудобства и замедление работы. Однако, с прошествием времени, системы управления проектами могут значительно улучшить эффективность работы и качество выполнения проектов.

Критерии выбора системы управления проектами

В выборе системы управления проектами важны следующие критерии, в особенности некоторые функции системы:

1. Календарное планирование: Этот метод используется для организации и управления проектами, основываясь на временной шкале. Он помогает определить необходимое время для завершения различных задач и устанавливать сроки.
2. Диаграмма Ганта: Визуальный инструмент, который позволяет отслеживать прогресс проекта. Диаграмма Ганта показывает всю работу, которую нужно выполнить, а также время, необходимое для каждой задачи.
3. Доски Канбана: Они используются для визуализации рабочего процесса и управления им. Доски Канбана помогают командам видеть статус работы и идентифицировать проблемные области.
4. Управление ресурсами: Включает в себя планирование, организацию и распределение ресурсов для выполнения задач в рамках проекта. Это может включать в себя людей, оборудование, материалы и время.
5. Совместная работа: Возможность для сотрудников работать вместе над задачами и проектами, обмениваться информацией и совместно принимать решения.
6. Внутренний чат: Одним из ключевых элементов любой организации является эффективное общение между сотрудниками. В этом помогает внутренний чат. Это средство общения, которое позволяет обмениваться информацией в режиме реального времени, обсуждать идеи и планы, задавать вопросы и получать быстрые ответы.
7. Аналитика и отчетность: Возможность собирать, анализировать и представлять данные о проектах для принятия обоснованных решений и контроля над прогрессом проектов.
8. Интеграция с другими инструментами: Система должна легко интегрироваться с другими инструментами, которые используются в вашей организации.
9. Масштабируемость: Система должна быть способна поддерживать рост и развитие вашей организации.
10. Стоимость: Бюджет также является важным фактором. Необходимо учесть не только стоимость самой системы, но и затраты на ее внедрение и поддержку.
11. Поддержка: Обеспечение качественной технической поддержки со стороны поставщика также является важным критерием.