5 систем портфельного управления проектами

Что такое портфельное управление проектами

Портфель проектов объединяет все проекты или группы проектов в организации, требует соответствующего комплексного управления и координации.

Портфель проектов — совокупность всех проектов или групп проектов, которые ведутся в рамках одной организации, и которые объединяются, управляются и координируются как портфель.

Основные сложности управления большим количеством проектов и инициатив

Управление портфелем проектов предполагает ведение большого количества проектов, в т.ч. сложных и многоступенчатых. Из-за этого многие ресурсы могут быть «разбросаны», что приводит к хаосу, дублированию рабочих задач, неэффективному использованию ресурсов, потере стратегического фокуса.

Внедрение системы для портфельного управления помогает решить проблемы с планированием и ведением проектов централизованно. ИТ-решения для портфельного управления предоставляют все самое необходимое в одном месте, позволяя контролировать процессы управления портфелем всего в пару кликов.

Отличие портфельного управления от управления проектами

Управление проектами и портфельное управление проектами — две разные концепции.

Разница жизненных циклов управления проектами и управления портфелем проектов

Управление проектами фокусируется на успешном выполнении отдельных проектов, с учетом сроков, бюджетов, ресурсов и качества. Такой подход уместен и для малого, и для крупного бизнеса.

Портфельное управление проектами охватывает все проекты в организации:

• координирует и оптимизирует актуальные проекты и инициативы,
• подбирает проекты для реализации,
• определяет приоритеты и распределяет ресурсы с учетом рисков и возможного возврата инвестиций,
• помогает в достижении стратегических целей.

Управление портфелем проектов подходит для крупных компаний.

Участники портфельного управления и их роли

В портфельном управлении проектами есть несколько ключевых участников, включая руководителя проектного офиса, руководителя проекта и стейкхолдеров (заинтересованную сторону).

Ключевым критерием портфельного управления для каждого участника является прозрачность процессов — как в каждом конкретном проекте, так и в портфеле в целом.

Основные преимущества портфельного управления проектами

Портфельное управление проектами предлагает несколько ключевых преимуществ:

1. Высокий уровень организации. Можно объединить и координировать все свои проекты в одной системе. Это помогает избежать дублирования задач и обеспечивает эффективное использование ресурсов.
2. Стратегически выверенный подход. Портфельное управление базируется на стратегических целях компании и позволяет видеть всю перспективу целиком.
3. Управление рисками. Портфельное управление оценивает риски в масштабе. Помогает избегать непредвиденных проблем в отдельных проектах и минимизировать риски за счет грамотного распределения ресурсов.
4. Улучшенное принятие решений. Бизнес может выбирать более обоснованные решения: какие проекты начать сейчас, какие приоритизировать; куда направить ресурсы.
5. Инвестиции в рентабельные проекты. Улучшить возврат своих инвестиций за счет приоритетного выбора проектов с наибольшим ROI — система портфельного управления помогает и в этом.

На что важно обратить внимание при выборе системы управления портфелем проектов

Выбирайте систему, которая поможет эффективно управлять всеми проектами в портфеле:

• обеспечит цельную координацию,
• даст возможность планировать, управлять рисками, учтет имеющиеся ресурсы,
• позволит мониторить и анализировать проекты по разным критериям,
• будет простой и доступной в использовании — с интуитивно понятным интерфейсом.

5 систем для управления портфелем проектов и их основные инструменты

Рассмотрим пять систем: ADVANTA, Wrike, Microsoft Project, Naumen Project Ruler и ELMA365 Проекты.

ADVANTA

Система управления портфелем проектов ADVANTA предлагает широкий спектр функций, включая планирование и трекинг с помощью диаграммы Ганта, управление рисками, распределение ресурсов, бюджета и сроков.

Система управления портфелем проектов ADVANTA обеспечивает визуализацию данных для упрощения анализа проекта и принятия решений.

Основные инструменты для управления портфелем проектов:

1. Диаграмма Ганта
2. Обзор с ключевыми банными по всему портфелю проектов и отдельному проекту
3. Здоровье проекта
4. Типовые шаблоны проектов
5. Автоматическое составление отчетности по требуемому стандарту
6. Иерархическое дерево проектов
7. Единая база знаний со всеми необходимыми документами
8. Внутренний чат для коммуникации команд и подразделений
9. Обсуждение инициатив и идей
10. Настраиваемые шаблоны для визуализации данных
11. Ведение финансовой отчетности

Wrike

Система управления портфелем проектов Wrike предоставляет возможность управлять проектами в реальном времени. С помощью инструментов для планирования, мониторинга и управления рисками Wrike позволяет командам эффективно координировать свои усилия.

Основные инструменты для управления портфелем проектов:

1. Диаграмма Ганта
2. Обзор по портфелю проектов
3. Внутренний чат для коммуникации команд и подразделений
4. Планирование рабочего времени и трудозатрат команды
5. Настраиваемые панели задач и отчеты
6. Канбан-доска
7. Панель задач

Microsoft Project

Система Microsoft Project обеспечивает набор инструментов для планирования, управления ресурсами и мониторинга проектов. Обладает мощными функциями визуализации, позволяющими легко отслеживать прогресс проектов и определять приоритеты. Отметим, что с марта 2024 года продукты Microsoft больше не обновляются в России.

Основные инструменты для управления портфелем проектов:

1. Диаграмма проекта
2. Диаграмма Ганта
3. Сетевой календарный план
4. Планирование ресурсов
5. Функция расчета критического пути
6. Синхронизация с MS Teams

Naumen Project Ruler

Naumen Project Ruler — инструмент для управления портфелем проектов, который осуществляет детальный контроль над всеми аспектами проекта, включая планирование, управление рисками и распределение ресурсов. Система также предлагает функции для визуализации данных и мониторинга в процессе выполнения проекта.

Основные инструменты для управления портфелем проектов:

1. Диаграмма Ганта
2. Канбан-доски
3. Классификатор рисков
4. Ведение в системе информацию по коммуникациям на совещаниях и онлайн-встречах
5. Вся база знаний в системе
6. Ключевые сведения по проектам и портфелю проектов

ELMA365 Проекты

ELMA365 Проекты — интегрированная система управления проектами с внушительным набором инструментов для портфельного управления. Она включает в себя функции планирования, управления рисками, распределения ресурсов и мониторинга, а также обеспечивает прозрачность и контроль над всем процессом управления проектами.

Основные инструменты для управления портфелем проектов:

1. Календарное планирование
2. Хранение документов по проекту
3. Управление ресурсами проекта

Как понять, что нужно компании: система управления проектами или система портфельного управления

Выбор зависит, в первую очередь, от размера и сложности ваших проектов — насколько важен для вас глобальный обзор всех проектов.

Если у вас есть множество проектов, которые нуждаются в координации и оптимизации, система портфельного управления будет оптимальной.

Если же вам необходимо управлять отдельными проектами с фокусом на конкретные задачи и сроки, система управления проектами все же будет более эффективной.

Внедрение системы управления портфелем проектов: основные преимущества и этапы

Внедрение системы управления портфелем проектов — стратегически важный шаг для любой организации, стремящейся повысить свою эффективность и конкурентоспособность.

Среди основных причин, по которым стоит внедрять систему управления портфелем, выделим:

1. Оптимизацию ресурсов и затрат. Система управления портфелем проектов оптимально распределит ресурсы среди всех проектов, включая бюджет, человеческие ресурсы и время. Вы избежите дублирования усилий, уменьшите перерасход средств и максимально используете имеющиеся ресурсы.
2. Повышение прозрачности и контроля. Как инструмент Project Portfolio Management (PPM), система обеспечивает полную прозрачность текущего состояния всех проектов. Руководители могут легко отслеживать прогресс, выявлять риски и принимать обоснованные решения. Вы повысите качество контроля за проектами и будете своевременно реагировать на возникающие проблемы.
3. Согласование проектов с бизнес-целями. Система поможет выстроить проекты в соответствии с общими стратегическими целями организации. В перспективе, все проекты принесут реальную пользу и поспособствуют достижению долгосрочных целей компании.
4. Улучшение приоритезации и выбора проектов. PPM-система помогает оценивать и ранжировать проекты по их значимости и потенциальной отдаче. Вы сможете выбирать проекты с наибольшей ценностью и избегать вложений в менее приоритетные инициативы.

Внедрение системы управления портфелем проектов помогает организациям более эффективно управлять своими проектами, обеспечивая согласованность с бизнес-целями, оптимизацию ресурсов и повышение общей производительности.

Само внедрение системы можно разделить на 5 основных этапов:

1. создан проект внедрения системы — вы четко понимаете, зачем вам нужно конкретное ПО, кто будет с ним работать, как пользователи будут с ним работать;
2. сделан выбор в пользу конкретной системы;
3. производится настройка прототипа с учетом ваших требований и пожеланий,
4. проведено обучение пользователей и апробация прототипа,
5. система введена в эксплуатацию, а вы работаете в системе.

Каждый из представленных этапов требует тщательной работы, анализа и множества согласований и решении.

Выводы и рекомендации

В завершение, хотелось бы подчеркнуть, что система управления портфелем проектов может существенно повысить эффективность работы вашей организации, обеспечивая централизованный контроль над всеми проектами и позволяя принимать обоснованные решения. Однако, выбор подходящей системы требует тщательного анализа и сравнения различных вариантов на рынке.

Помните, что ваша главная цель — улучшить эффективность управления проектами и достижение стратегических целей вашей организации. Поэтому при выборе системы для управления портфелем проектов учитывайте специфику ваших проектов, организации и бизнеса в целом.