Особенности внедрения системы управления проектами в масштабах предприятия
В этой статье мы предлагаем Вашему вниманию результаты анализа, в который мы провели, чтобы понять основные особенности проектов создания систем управления проектами в масштабе предприятия.
1. Как увеличить выгоды, получаемые от системы управления проектами?
Деятельность по проектам редко охватывает только одно подразделение предприятия. В целом в работе над проектами задействованы сотрудники практически всех подразделений, их руководство, директора и собственники предприятия, а также множество внешних организаций.
Нужно ли, чтобы работа участников всех проектов была организована в рамках единой информационной системы управления проектами?
Наш ответ – «Да», и, более того, мы считаем, что только такое решение может существенно улучшить практику управления проектами на предприятии.
В полной версии статьи приведена таблица, в которой показаны возможности и выгоды, которые дает полномасштабное внедрение системы управления проектами. Показано, что корпоративная система управления проектами дает максимальное число выгод только при полном охвате не только всех сотрудников предприятия, но и внешних участников проектов, т.е. при ее внедрении в масштабе предприятия.
2. Семь основных ограничений, препятствующих внедрению системы управления проектами в масштабе предприятия
Проведя анализ практики использования различных программных продуктов управления проектами более чем двухсот средних и крупных отечественных предприятий, мы выделили семь основных ограничений, препятствующих внедрению системы управления проектами в масштабе предприятия.
Ограничение 1. Сложный интерфейс выбранного программного обеспечения.
С учетом того, что большинство пользователей систем управления проектами в основном являются руководителями, а не ИТ-специалистами, использование сложного программного обеспечения может представлять для них значительные трудности.
Ограничение 2. Большинство средств управления проектами направлены на решение ограниченного круга задач.
Процессы управления проектами требуют адекватной информационной поддержки на всех уровнях предприятия: высшего руководства и кураторов проектов, руководителей проектов, исполнителей и участников.
Отсутствие ощутимых выгод от системы управления проектами для определенной части сотрудников предприятия означает, по крайней мере, незаинтересованность этих сотрудников в создаваемом решении. В лучшем случае они будут игнорировать систему, в худшем – станут источником для саботажа и сопротивления.
Ограничение 3. Клиент-серверная архитектура с «толстым клиентом».
Клиент-серверная архитектура с «толстым клиентом» присутствует у подобающего большинства существующих систем управления проектами. Она ограничивает масштаб внедрения тем, что при такой архитектуре информация по проектам должна обновляться в дискретные моменты времени.
Для поддержания работоспособности базы данных необходимо введение единого временного регламента отчетности в системе для всех пользователей, что может создавать организационные сложности при росте числа пользователей системы.
Ограничение 4. Предлагаемые программные продукты не всегда предполагают легкую, не требующую вмешательства ИТ-специалистов, адаптацию, или адаптация возможна, но с существенной переделкой продукта.
Многие из существующих программ для управления проектами предлагаются как коробочные продукты, и не подразумевают адаптацию для предприятия.
В других случаях адаптация возможна, но для ее выполнения необходимо производить изменения в самом программном обеспечении (изменение кода программы), что под силу не каждому предприятию. Внесение подобных изменений существенно затрудняет последующую поддержку такого программного обеспечения.
Ограничение 5. Информационная система ориентирована на ограниченную группу пользователей.
Как правило, система управления проектами изначально рассматривается обособленно в рамках одного подразделения. Обычно это планово-договорный отдел или проектный офис. Иногда для руководства предприятия предусматривается создание рабочего места, предназначенного для просмотра информации по проектам в виде графиков и отчетов.
К сожалению, этот подход не дает никаких выгод участникам проектов. В лучшем случае на них лишь накладываются дополнительные обязанности по ведению отчетности в системе.
Ограничение 6. Модель лицензирования привязана к числу рабочих мест, что ограничивает предприятие стоимостными рамками.
Практически все поставщики привязывают общую стоимость программного обеспечения к количеству рабочих мест пользователей. Это мотивирует предприятия целенаправленно ограничивать число пользователей системы управления проектами.
Ограничение 7. Традиционное предложение подразумевает только поставку программного обеспечения.
Обычно в проекте создания системы управления проектами предприятие берет на себя основную часть затрат, связанных с внедрением программного обеспечения. Роль поставщика сводится в лучшем случае к выполнению предварительных настроек системы и проведению обучающего тренинга для администраторов и пилотной группы пользователей.
Не зная основных рисков и причин сопротивления, руководитель проекта внедрения системы зачастую остается один на один с возникающими ниоткуда новыми и новыми проблемами.
Указанные ограничения редко препятствуют созданию решений, в которых над проектами работают одновременно 3-7 человек. Но когда речь идет о числе пользователей больше 10, каждая из этих проблем становится реальной угрозой для внедрения системы управления проектами.
В полной версии статьи, Вы можете более подробно ознакомиться с результатами анализа влияния этих ограничений.
3. «Адванта» – Российская система для управления портфелем проектов сквозь предприятие
Можно ли обойти описанные выше ограничения? Да, можно, и наше предложение доказывает это.
Компания Адванта Групп предлагает создание корпоративной системы управления проектами в масштабах предприятия на базе Российской системы «Адванта».
При этом наше предложение максимально сфокусировано на предоставлении основных возможностей, которые Вы получите от масштабного развертывания системы.
Эти возможности направлены на устранение перечисленных шести ограничений внедрения системы управления проектами в масштабе предприятия:
1. Интуитивный интерфейс, доступность системы для руководителей высшего уровня.
Система «Адванта» обладает простым и понятным интерфейсом, что делает эту систему доступной и удобной для руководителей предприятия. Это существенно расширяет масштабы внедрения и увеличивает объем выгод, получаемых от ее использования.
2. Сбалансированный набор инструментов для всех уровней управления.
Все группы пользователей, работающие в «Адванта», имеют свой набор инструментов. У директоров и кураторов проектов это информационные панели и OLAP-отчеты для управления портфелями проектов, у руководителей проектов – средства для планирования проектов и организации сбора отчетности, а у исполнителей – инструменты для коммуникаций и документооборота.
3. Возможность работы через Web-приложение.
Применение клиент-серверной архитектуры с «толстым клиентом» вынуждает использовать различные регламентные схемы для организованного внесения изменений в базу проектов. Система «Адванта», ориентированная для использования в масштабах предприятия, лишена этого недостатка.
Доступная из любого места организации и даже за ее пределами через Web-доступ в виде «тонкого клиента» она не создает помех при одновременной работе даже нескольких сотен пользователей.
4. Высокая скорость и гибкость настройки системы для решения связанных задач.
Чтобы захватить всю нужную информацию и эффективно управлять ею, информационная система управления проектами должна быть достаточно гибкой и настраиваемой под специфические требования организации. При этом она должна иметь удобный инструментарий для создания связанных с ней подсистем, требования к которым от различных подразделений предприятия могут быть достаточно уникальными и часто меняющимися. Всеми этими возможностями обладает система «Адванта».
5. Полный охват предприятия при внедрении.
Корпоративная система «Адванта» позволяет с первых дней создать единое информационное пространство, объединяя всех существующих и потенциальных участников проектов.
6. Итерационный подход при внедрении системы.
Внедрение системы на десятки и сотни рабочих мест требует особого подхода. Во-первых, это пошаговое развитие решения и поддержка Заказчика на всех этапах внедрения. Во-вторых – это сервисы консалтинга и технической поддержки после реализации проекта.
Подробное описание указанных возможностей приводится в полной версии статьи.
