Отдел маркетинга на удаленке: DREAMS COME TRUE

Яна Борисова, руководитель отдела маркетинга ГК ADVANTA: 

Привет! Меня зовут Яна, и я маркетолог) Я пишу этот материал, сидя в гостинице Нижнего Новгорода, где я живу примерно неделю, вся моя команда в Екатеринбурге, а руководитель в Москве. 

В продвижении облачных сервисов я с 2013 года, и за это время слова «работа в любое время, в любом месте и с любого устройства» стали для меня чем-то вроде мантры. Но, как сапожник без сапог, я считала, что заточена исключительно под работу в офисе и другой сценарий в моей практике просто невозможен. Хотя, как и многие, завороженно смотрела на картинки с ноутбуком и пальмами))

Как мы представляли себе удаленную работу

События развивались довольно стремительно, в декабре меня назначили на позицию руководителя отдела маркетинга, а уже в марте мы перешли на работу в удаленном режиме. То есть большую часть времени я руковожу отделом удаленно. Расскажу, как мы работаем.

Когда занимаешься темой проектного управления, становишься планировочным маньяком) Я выделю несколько стадий планирования: ежедневное, еженедельное, ежемесячное и планирование проектов. Более крупные формы оставим за рамками.

День и неделя

Здесь все просто, я, как и многие, предпочитаю олдскульные методы: блокнот, ручка. Во-первых, когда пишешь от руки, параллельно осмысляешь задачи и «прописываешь» их в своей голове. Во-вторых, блокнот всегда перед глазами. В-третьих, по ходу пьесы очень кайфово вычеркивать выполненные задачи рукой, заряжаясь на новые результаты.

Неделю мы планируем всем отделом. У нас есть простейшая табличка в облаке, где указаны задачи, ответственный, статус и комментарии к задаче (например, в какой день задачу планируется закрыть, какие дополнительные шаги по ней необходимы, ссылки на материалы и т.п.). В понедельник все сотрудники нашего отдела отмечают факт за прошлую неделю, фиксируют план, затем мы созваниваемся и проговариваем все голосом, обсуждаем важные детали и просто делимся друг с другом новостями. Такие созвоны вошли в нашу практику не так давно, после того, как стало понятно, что после нескольких месяцев удаленки нам не хватает банального общения друг с другом.

Как удаленная работа выглядит на самом деле

Оперативные вопросы мы решаем в Skype в личной переписке или общем чате, а если обсуждение более сложное, требует подключения коллег и важно зафиксировать его результаты на будущее, мы используем дискуссии в системе ADVANTA. Здесь есть возможность оставлять комментарии, прикладывать документы, запрашивать тех, чье мнение необходимо узнать. А главное – через время всю эту информацию очень просто найти, в отличие от переписки в чатах.

Дискуссия в системе ADVANTA

Месяц

Здесь мы выходим на более сложный уровень планирования, где без специальных инструментов уже не обойтись. В рамках отдела у нас есть несколько аспектов мотивации, она у каждого своя, но построена на одинаковых принципах: оклад + бонус за выполнение ежемесячных smart-задач + бонус за достижение определенных показателей (например, у меня это выполнение плана по квалифицированным лидам).

Для фиксации и согласования smart-задач мы используем опять же систему ADVANTA. Создавая smart-задачу, сотрудник прописывает саму формулировку, описывает задачу более подробно, определяет ее вес от 0 до 10 (это важно для расчета будущей премии) и отправляет назначение руководителю (приемщику результата). В зависимости от задачи, это могу быть я или коллега из смежного подразделения.

Карточка smart-задачи в системе ADVANTA

Руководитель задачи получает уведомление о назначении и либо принимает, либо не принимает его. Когда задача завершена, сотрудник прописывает факт и отправляет задачу на проверку. Руководитель опять же получает уведомление на первом экране системы, «проваливается» внутрь и проверяет задачу, после чего согласовывает ее или возвращает на доработку.

Уведомление на рабочем столе о приемке задачи

Когда все задачи сданы, сотрудник отправляет на согласование сводную таблицу непосредственному руководителю, то есть мне. Если какая-то из задач не была выполнена, система автоматически рассчитает понижающий коэффициент и назначит премию, например, не 100, а 85% (в зависимости от веса невыполненной задачи). Изучив финальный результат, я ставлю свое согласование, и оно автоматически улетает в бухгалтерию для начисления зарплаты.

Карточка согласования в системе ADVANTA

В этой компании я впервые столкнулась с практикой такого четкого ежемесячного планирования с привязкой к финансовой мотивации, и это круто. С одной стороны, ты не расслабляешься, с другой, и не загоняешься до беспамятства, беря на себя больше, чем физически можешь выполнить.

В рамках ежемесячного планирования мы также используем приоритизацию задач (возможность расставить приоритеты прямо в системе) и функциональность списков. Их можно использовать по-разному: я, например, смотрю, какие задачи в работе, а какие подвисли и нужно активизироваться, чтобы успеть завершить их в срок.

Часть списка задач, где я выступаю руководителем

Работа над проeктами

В проекты мы выделяем более сложные, долгоиграющие активности, которые состоят из большого количества этапов и задач. Например, у нас был проект по модернизации корпоративного сайта или проведению конференции. Также в проекты мы оформляем типовые активности, например, проведение вебинаров. Очень удобно, что в системе есть готовый шаблон с набором задач, которые мы делаем от раза к разу. Определив дату вебинара, моя коллега просто «разворачивает» шаблон, задает актуальные даты и «вуаля» — все руководители и исполнители получают задачи в системе, берут их в работу и закрывают по мере готовности. Такая унификация процесса позволяет нам тратить меньше времени на реализацию и успевать делать гораздо больше.

Часть задач типового вебинара. Этап Подготовка

Кроме того, наш отдел участвует в реализации стратегических инициатив и проектов компании. Каждую неделю в рамках проектного комитета мы просматриваем отчет по ним, проговариваем крупные результаты или акцентируем внимание на отставаниях и препятствиях на пути к конечной цели, принимаем по этому поводу совместные решения. Такой отчет также автоматически формируется в системе, мы просматриваем его в режиме онлайн через демонстрацию экрана руководителя проектного офиса.

Фрагмент сводного отчета проектного офиса

Что в итоге 

Благодаря выстроенной в компании работе переход на удаленку не стал для меня стрессом, все прошло как-то даже слишком просто. Я забрала с рабочего компьютера пару файлов, перекинув их в облако, и ушла домой, думая, что на 2-3 недели, а оказалось, что на 5 месяцев)) Для нас система ADVANTA — это не только софт для управления проектами, это «сердце», жизненно важный орган нашей компании. Все значимые обсуждения ведутся там, ключевые документы тоже хранятся там. Поэтому все, что мне было нужно в первый рабочий день дома, это зайти в систему через браузер и просто начать работать, как обычно. Так работа «в любое время, в любом месте и с любого устройства» стала моей реальностью, и пока что возвращаться в офис я не планирую.