Ваш первый шаг при создании системы управления проектами в масштабе предприятия

В этой статье мы хотим Вам более подробно рассказать о первом шаге создания системы управления проектами в масштабе предприятия. Несмотря на то, что для его выполнения нужны самые минимальные ресурсы и время, по важности его значение трудно переоценить.

Более того, мы настоятельно рекомендуем обязательно осуществлять этот шаг при выборе программного продукта для создания системы управления проектами, независимо от того, с каким поставщиком Вы планируете работать.

Мы говорим о шаге «Создание рабочей модели», который является первым шагом в технологии внедрения системы «Адванта» от  компании Адванта Групп.

Но перед тем как перейти к его описанию, давайте посмотрим на общую картину процесса выбора программного продукта при создании системы управления проектами.

Проблемы выбора информационной системы

У руководителей могут быть разные мотивы для создания корпоративной системы управления проектами, но в целом они сводятся к желанию изменить текущую ситуацию.

При этом для руководителя остаются открытыми следующие вопросы: 

• Какая функциональность системы управления проектами является действительно необходимой?
• Кто из сотрудников должен работать в этой системе?
• Сколько времени уйдет на подготовку сотрудников, смогут ли они впоследствии работать в этой системе с учетом сложности приобретаемого программного продукта?
• Сколько своего времени они будут тратить на ввод данных?
• Поддержат ли сотрудники этот проект или он вызовет сопротивление?
• Как изменятся бизнес-процессы по проектам?
• Какие выгоды получит предприятие и руководитель?
• Какая конечная стоимость будет у этого проекта?

Последний вопрос еще потому актуален, что на рынке можно найти предложения на любой бюджет – от бесплатных продуктов до продуктов стоимостью несколько тысяч долларов за одно рабочее место.

Отсутствие полного понимания требований к результатам проекта внедрения системы управления проектами подтверждает тот факт, что за общее время работы нашей компании мы встретили лишь только одного заказчика, имеющего детально проработанное техническое задание на систему управления проектами с полным описанием требований к функциональности, интерфейсам, технологиям и документации.

Без четких ответов на эти вопросы проект внедрения системы управления проектами в масштабе предприятия имеет значительные риски провального завершения.

В качестве выхода существует два общепринятых варианта решения этой проблемы (Рис. 1).

Рис. 1. Два стандартных подхода к запуску проекта создания ИСУП

Вариант 1. Закупка программного обеспечения («Сразу в бой!»).

По этому варианту Заказчику предлагается просто закупить некоторый программный продукт, и обучить руководителей проектов с ним работать, надеясь, что система управления проектами через некоторое время «заработает» сама собой.

Безусловным плюсом этого варианта является получаемый опыт работы с программным продуктом. Но, увы, без четкой постановки целей и создания команды внедрения в большинстве случаев такой подход приводит к тому, что приобретенные продукты используются лишь отдельными энтузиастами, не давая выгод в корпоративном масштабе.

Вариант 2. Полномасштабное обследование («Основательная разведка»).

Этот вариант предполагает заключение договора с консалтинговой компанией с целью оценки зрелости предприятия Заказчика в области управления проектами.

Получаемый в результате отчет по обследованию содержит перечисление проблем в области управления проектами, для решения которых предлагается создание корпоративной системы управления проектами, включая разработку стандартов, должностных инструкций, обучение персонала, настройку и внедрение рекомендуемого программного продукта (с разработкой ТЗ, проектной документации и рабочих инструкций).

Плюсом этого варианта является описание причинно следственных связей (проблема – решение – результат), общее представление плана создания системы и его оценка.

Но, с другой стороны, отсутствие реального опыта работы с программным продуктом не дает возможность Заказчику критически оценить правильность предлагаемых решений.

В результате может даже оказаться,  что Заказчику будет навязан избыточный объем функциональности, который перегрузит проект и повысит риски его реализации.

Обидно видеть, когда купленные за десятки тысяч долларов западные системы управления проектами используются на предприятии исключительно для распечатки сетевых графиков и диаграммы Гантта.

Таким образом, оба этих подхода не дают руководителю ответы на все главные вопросы, перечисленные нами выше (но благополучно расходуют его бюджет и время).

Мы даем Вам технологию, которая однозначно решает эту проблему – технологию создания рабочей модели. Она позволяет избежать недостатков описанных выше схем запуска проекта (покупка ПО и полномасштабное обследование), и, в то же время, объединяет их достоинства (Рис. 2).

Рис. 2. Альтернативное предложение Адванта Групп

Технология создания рабочей модели

По существу, создание рабочей модели системы управления проектами – это небольшой проект внедрения, который в полной мере поможет Вам определиться с тем, насколько полезна и необходима на Вашем предприятии подобная система.

В нашем понимании, рабочая модель системы управления проектами – это настроенная тестовая конфигурация информационной системы управления проектами, предназначенная для опытного ознакомления всех заинтересованных участников с технологией работы в системе на примере реальных проектов.

Через призму этого определения рассмотрим четыре основные задачи, решаемые при создании рабочей модели.

Задача 1. Создание тестовой конфигурации системы управления проектами. Данная задача является одной из главных, т.к. она создает основу для решения последующих задач. В ходе ее выполнения предварительно формируются следующие решения: 

• структура дерева проектов предприятия;
• основные реквизиты и классификаторы проектов;
• требуемый уровень декомпозиции проектов;
• требования к ресурсно-календарным планам;
• структура хранения проектной документации;
• порядок решения проблем;
• контуры управления стоимостью и формулы расчета итоговых показателей;
• необходимые отчеты.

Все эти вопросы последовательно решаются при настройке демонстрационной версии программного обеспечения.

Отметим, что при этом Вы максимально точно определите свои требования к создаваемой системе управления проектами – это неизбежно произойдет при выполнении настроек.

Задача 2. Охват всех заинтересованных участников.

Следует изначально пригласить всех ключевых пользователей информационной системы управления проектами в процесс создания рабочей модели. Это позволит с самого начала вовлечь руководителей и сотрудников в последующий проект внедрения, а также сформировать у них общее видение целей создания системы.

Задача 3. Опытное ознакомление с технологией работы в системе.

Необходимо промоделировать в настроенной конфигурации системы основные процессы, которые Вы планируете впоследствии автоматизировать. Обязательно следует пройти шаги:

• создание проекта;
• формирование команды проекта;
• планирование проекта;
• делегирование задач;
• отчетность по исполнению задач;
• подготовка и согласование документа;
• согласование изменений в проекте.

Эту задачу желательно сделать с привлечением потенциальных пользователей системы, которые в режиме «деловой игры» должны  самостоятельно пройти все действия в системе.

Задача 4. Ведение в системе реальных проектов.

Желательно с самого начала начать опытную работу в системе на основе реальных данных. Как правило, реальные данные вносятся в рабочую модель в виде  реестра проектов и детальной информации по одному из реализуемых проектов (структура пакетов работ, календарный план, участники, документы, затраты, ресурсы и т.д.).

Как организовать создание рабочей модели

Вы можете возразить, что описанные Выше задачи – это, по сути, на половину сделанное внедрение, и их выполнение потребует значительные затраты ресурсов и времени!

Создание рабочей модели может действительно потребовать значительных затрат ресурсов и времени, если это делать без привлечения профессиональных консультантов – экспертов по тестируемому программному продукту.

Например, наша компания предлагает выполнение полного комплекса работ по созданию рабочей модели системы управления проектами в течение трех рабочих дней (Рис. 3).

Рис. 3. План создания рабочей модели с привлечением специалистов Адванта Групп

При этом нашими специалистами будет выполнен следующий комплекс работ: 

• экспресс-диагностика предприятия в области управления проектами;
• подготовка базового реестра требований к системе управления проектами;
• установка системы «Адванта» на сервере предприятия;
• настройка рабочей модели системы управления проектами под задачи предприятия в ходе совместной работы с экспертами и руководством;
• презентация созданного решения высшему руководству.

Мы не обещаем Вам создание готовой системы управления проектами за эти три дня. И не рекомендуем верить подобным обещаниям, которые массово заполоняют отечественный рынок на волне кризиса («Волшебная пилюля от всех проблем»).

Мы предлагаем максимально сэкономить Ваш бюджет и время, получив:

• список функциональных требований к системе управления проектами, актуальных для Вашего предприятия в настоящий момент;
• рабочую модель системы управления проектами, адаптированную под требования предприятия, на которой можно вести пробные проекты, проводить эксперименты, пробовать в работе различные инструменты управления проектами и портфелями проектов;
• заинтересованных руководителей и сотрудников, т.к. при создании рабочей модели они принимают непосредственное участие в качестве экспертов, что впоследствии положительно сказывается на их мотивации в проекте внедрения.

А сделать выводы об эффективности нашей работы при создании рабочей модели Вы можете, прочитав отзывы наших Заказчиков:

Наше сотрудничество с компанией Адванта Групп началось в январе 2008 года. На наш выбор существенно повлияло то, что уже на этапе создания рабочей модели системы управления проектами мы стали четко понимать, что за продукт мы покупаем, и какие он нам дает возможности. Сейчас, по прошествии года работы с системой «Адванта», мы можем подтвердить, что результаты, которые были нам продемонстрированы на рабочей модели в первые дни нашего знакомства, действительно достижимы.

Главный инженер ЗАО «ВНТЦ «Уралжелдоравтоматизация»

Шевцов Владимир Алексеевич

Для получения дополнительной информации об этой услуге звоните нам по телефону: 8-800-555-21-39