Правильное использование вех в управлении проектами

Управление проектами

Расстановка вех и создание графика вех – ключевые факторы успеха проекта. Следуя этим небольшим советам экспертов в управлении проектами, вы сможете повысить успех проекта.

Эксперты проектного менеджмента Эрик Ларсен и Клиффорд Грей дают такое определение: веха (milestone) – это значимое событие в проекте, которое происходит в определенный момент времени. График вех использует результаты для выявления основных сегментов работы и конечной даты. Вехи должны быть естественными, важными точками контроля в проекте и легко распознаваемыми.

Пол Брот, эксперт по внедрению проектного управления, постоянно использует вехи в ходе работы над проектами. Он подчеркивает, что их правильное использование cможет помочь вам избежать распространенных ошибок, с которыми сталкиваются опытные планировщики проекта. В своей статье «Правильное использование вех и ограничений» Пол заявляет: «Одна из самых больших ошибок в использовании вех – попытка сводить веху к определенной дате в расписании, вместо того, чтобы ставить их на основании логики. В идеале, вехи, где это возможно, должны быть логически связаны с соответствующими мероприятиями в графике. Это, как минимум, означает, что после начальной вехи должна идти еще одна, а перед конечной вехой тоже должна быть веха».

Руководство по установке вех

Прежде, чем приступить к составлению плана-графика по вехам, необходимо создать структуру декомпозиции работ, чтобы получить список всех задач в управляемой структуре или диаграмме. Получив такой список, приступайте к поиску возможностей для установки вех в области завершения ключевых задач и действий.

Визуализируйте временную шкалу важных событий, которые помогут перенести проект на следующий уровень. Например, в проекте NASA «Лунная гонка», стартовавшем в 1961 году с обещания президента Кеннеди доставить человека на Луну за 10 лет, было несколько значительных вех, предшествующих миссии «Apollo 11». Вехами стали: успешные запуски беспилотных зондов, фотографирование поверхности Луны, успешная мягкая посадка зондов на Луну.

В ходе расстановки вех обратите внимание на следующие параметры:

Частота. Как у руководителя проекта у вас может возникнуть соблазн злоупотреблять вехами, используя их как инструмент мотивации, чтобы поддерживать команду на пути к успеху. Не попадите в ловушку, начав обозначать завершение каждой задачи как веху. С другой стороны, не впадайте в крайность, игнорируя значительные события как вехи, в частности, на стыках критического пути. Хорошим компромиссом будет последовательная расстановка вех на важных результатах.
Распределение во времени. Вехи проекта, расположенные слишком далеко друг от друга, не позволят вам получить выгоды от воодушевления команды, осознавшей свои основные достижения. Однако, когда вехи расположены слишком близко друг к другу, они быстро теряют отчетливость. Старайтесь располагать вехи на интервалах не превышающих две недели в проектах с продолжительностью несколько месяцев.
Контроль. Вехи должны быть четко обозначены в расписании проекта и периодически отслеживаться. Убедитесь, что ваши вехи были включены в план проекта, календарь или другую программу отслеживающую реализацию проекта.
Отчетность. Вехи представляют собой обязательства, которые должны быть выполнены в срок. Если веха не выполнена в срок, необходимо сделать это немедленно, переоценив ресурсы и определив, насколько они правильно они распределены по целям.
Возможность ошибок. Это может показаться нелогичным, но вы должны выбирать сложные вехи, у которых есть определенный процент неудачного завершения. Не все действия NASA, направленные на претворение в жизнь миссии «Apollo 11», были успешны. «Ranger III», беспилотный зонд, отправленный для изучения Луны, пролетел мимо цели на расстоянии 35 000 километров. Относитесь к вехам как к обучающему опыту и возможностям, для внесения корректив на начальных стадиях реализации проекта.

Придерживаясь этих несложных принципов при планировании вех, вы сможете достичь нужного баланса между простыми и сложными вехами, которые будут вдохновлять вашу команду и помогут ей оставаться замотивированной на всех стадиях реализации проекта.

Оригинал статьи: brighthubpm.com