Преимущества и недостатки систем управления проектами

Управление проектами стало для организаций фундаментальным способом оптимизации процессов и гарантией того, что проекты реализуются с максимальной результативностью и эффективностью для всей компании. Система управления проектами – один из наиболее полезных инструментов, который может помочь руководителям проектов достичь максимальной эффективности вне зависимости от отрасли, в которой они работают. Хотя внедрение систем управления проектами, безусловно, поможет улучшить процессы в организации, существует несколько преимуществ и недостатков проектного подхода и таких систем, которые необходимо принимать во внимание.

Преимущества систем управления проектами

Разнообразие инструментов в системах управления проектами может помочь в реализации проектов. В чем заключаются преимущества и особенности систем управления проектами? 

• Взаимодействие с командой проекта в режиме реального времени. Системы управления проектами, как правило, содержат инструменты для коммуникаций, которые обеспечивают общение команды проекта в режиме реального времени.  Преимущество в том, что каждый член команды может решать вопросы по мере их поступления.
• Документооборот. Для проектов, в которых используется большое количество документации, функционал документооборота позволяет сотрудникам редактировать, обновлять статусы отчетов и создавать представления, которые обеспечивают коммуникации и наглядность.
• Управление стоимостью проекта. Управление стоимостью проекта – одно из наиболее важных преимуществ управления проектами. Системы управления проектами обычно содержат функционал, который поможет управлять затратами проекта.
• Возможность управлять рисками, прогнозами и бюджетами. Выявление рисков проекта, формирование прогнозов и контроль бюджетов – одни из главных преимуществ систем управления проектами.  
• Отчетность. При помощи гибких форматов отчетов и возможности быстрого доступа к необходимым данным, система управления проектами поможет завершать задачи в срок.
• Простота использования. Программное обеспечение, построенное с использованием панелей управления, практически не требует обучения перед началом работы. Простое в использовании и установке, оно позволяет быстро увеличить эффективность систем управления проектами.

Недостатки систем управления проектами

Хотя есть много веских причин, чтобы использовать программное обеспечение по управлению проектами, существуют также и минусы, которые необходимо принимать во внимание при реализации проектов:

• Некоторые системы управления проектами могут быть очень дорогими, не обеспечивая достаточного показателя ROI проектным офисам. Несмотря на то, что системы управления проектами могут предоставлять обширный функционал, в большинстве случаев эти системы требуют индивидуальной доработки или многочисленных покупок дополнительного программного обеспечения. Это может вызвать дополнительные затраты и трудности внедрения.
• Система управления проектами может усложнять простые проекты. Несмотря на то, что многие компании используют системы управления проектами, для управления простыми проектами не нужны эти инструменты.  Когда программное обеспечение для управления проектами используется ненадлежащим образом, оно может излишне усложнять ситуацию.
• Расстановка статусов проектов, вместо реальных действий. Статусы напоминают команде проекта, какая задача находится в работе в данный момент. Проблемы возникают, когда на расстановку статусов тратится больше времени, чем на выполнение задачи.

Понимание потребностей организации

Перед покупкой определенной системы управления проектами, крайне важно сформировать ваши требования. Зная точно, какие функции вам потребуются, вы сможете рационализировать процесс выбора системы.

Тщательно составьте список необходимого функционала и нужных характеристик, разделив их на «обязательные» и «дополнительные». Этот список поможет вам определить, какая именно система управления проектами наиболее соответствует потребностям вашей организации. Кроме того, крайне важный шаг перед внедрением – оценка сценариев использования системы. Сценарии использования системы – это все пути применения программного обеспечения, с которыми конкретная организация может столкнуться, например, управление рисками, капиталами или бюджетами, которые рассматриваются во взаимосвязи с возможностями системы управления проектами. Это поможет понять, будет ли соответствовать система потребностям или нет.

Несмотря на то, что система управления проектами может принести реальную пользу организациям, которые используют сложную отчетность или занимаются разработкой продуктов, существуют явные преимущества и недостатки покупки такого программного обеспечения. Определение объема потребностей организации – основа уверенности в том, что система управления проектами хорошо подойдет вашей организации. Затем необходимо провести тщательную оценку преимуществ и недостатков внедрения системы управления проектами.
 

Автор статьи:  Джулиан Хукс (Julian Hooks)

Оригинал: smallbusiness.yahoo.com