Проектный офис – баланс человеческих ресурсов и программного обеспечения

Поскольку организации стремятся увеличить доходность, они ищут способы завершать проекты успешнее, быстрее и эффективнее. В этой статье сравнивается ценность человеческих ресурсов и систем управления проектами для управления проектным офисом – можно ли иметь одно без другого, или необходим баланс?

Ценность человеческих ресурсов для проектного офиса

Без сомнения сотрудники проектных офисов обладают широким спектром навыков, которые не может заменить программное обеспечение. Сюда входят и ключевые навыки, которые способствуют созданию корпоративной культуры и продвижению проектов. Программное обеспечение само по себе не может «читать» человеческие эмоции или выдвигать творческие идеи, способные решить проблемы проекта так, как еще до этого никто не делал. Для этого нужны люди.

Стандартные навыки сотрудников проектного офиса:

• Экспертиза методологии управления проектами.
• Оценка использования инструментов для управления портфелем проектов (инструменты не работают сами по себе).
• Знание бизнес-стратегии.
• Навыки обучения и наставничества.
• Коммуникабельность.
• Внимание к деталям.
• Навыки работы в группе.
• Аналитические навыки.
• Навыки взаимодействия.
• Навыки управления процессами.

Люди развиваются, программное обеспечение обновляется

Возрастающая роль сотрудников проектных офисов заключается в развитии процессов и внедрении передовых практик, основанных на личных ключевых навыках, которые упоминались ранее. Например, проектный офис может отвечать за обучение проектной команды. Сотрудники проектных офисов будут действовать исходя из своих навыков в коммуникации, взаимодействии и обмене опытом для эффективной организации обучения. Это то, что программное обеспечение не сможет воспроизвести.

Люди придумывают, программное обеспечение фиксирует

Хотя системы управления проектами сложно устроены, они не могут повторить уникальные, творческие решения проблем. Это те качества, которые человек может привнести в компанию.
ROI проектного офиса трудно измерить, но существуют очевидные преимущества хорошо обученного персонала, а также сохранения и развития экспертных знаний в рамках организации. Эти ключевые преимущества редко включаются в оценку эффективности людей и программного обеспечения.

Значение программного обеспечения для проектных офисов

Значение системы управления проектами для Вашей организации будет зависеть от специфики Вашей стратегии и долгосрочных целей. Но в целом ее ключевые функции:

• Планирование и отбор проектов в портфель.
• Управление реализацией утвержденных проектов.
• Управление людьми и ресурсами.

На рынке представлено множество решений для управления проектами, включая web- приложения, доступные из любого места, в любое время. Каждое решение будет иметь свой уникальный набор функций, но все они предоставляют преимущества, которые организации смогут оценить.
Программное обеспечение не должно восприниматься как волшебная палочка – ни одно решение не сможет устранить все проблемы, с которыми столкнулась компания. Но оно поможет сделать эти проблемы более прозрачными.

Преимущества систем управления проектами – последовательность и стабильность

Когда система управления портфелем проектов используется корректно, она может помочь достичь последовательности и стабильности по всему портфелю проектов. Программное обеспечение направлено на повышение эффективности управления проектами за счет каталогизации всех проектов в организации и создания автоматизированной отчетности на основании внутренней информации (расходов, времени, необходимых ресурсов, и так далее). Эта отчетность помогает организовать и распределять приоритеты по всем проектам в портфеле.
Рост эффективности от системы управления портфелем проектов отразится на ROI компании. При покупке программного обеспечения, Вы можете услышать точку зрения, что с правильным ПО возможно все. Однако, оно не может решить всех проблем.
Для проектных офисов система управления портфелем проектов может стать одним из факторов перехода от обработки данных к более стратегическим задачам. Тем самым они смогут демонстрировать большую ценность.

Верное соотношение: все дело в балансе

Для гарантии ключевой роли проектных офисов в бизнес-стратегии организации необходимо сочетание навыков и ролей. Некоторые из этих навыков и действий могут осуществляться программным обеспечением. Задача заключается в нахождении наилучшего соотношения для вашей организации.

Баланс людей, процессов и зрелости

Достижение верного баланса имеет ключевое значение для реализации и достижения зрелости эффективного проектного офиса. Соотношение человеческих ресурсов и программного обеспечения для управления проектами будет зависеть от размера и стратегии организации. Слишком большая надежда на программное обеспечение во внедрении новых процессов в организации может не оправдаться, также, как и внедрение крайне сложного инструмента без поддержки сотрудников. Начните с простого и добавляйте новые функции по мере готовности людей и с учетом того, когда могут быть реализованы преимущества увеличения функциональности.

Системы управление проектами могут освободить время проектных офисов для реализации стратегических задач

Использование программного обеспечения для управления проектами позволит сотрудникам проектных офисов сосредоточится на стратегии, обучении и внедрении передовых решений. Систему управления проектами лучше применять для повышения эффективности путем создания последовательности, точности и стабильности в портфеле проектов. Баланс людей и программного обеспечения поможет создать результативный проектный офис.

Система управления проектами может сделать хороший проектный офис лучшим проектным офисом

Для организаций нет острой необходимости в наличии системы управления проектами для реализации стратегии управления портфелем проектов. Большинство полагается на другие решения - от бумажной документации до MS Exсel. Независимо от выбранного Вашей компанией способа, прежде всего у Вас должна быть сильная стратегия или набор процессов для управления проектным планированием, расстановкой приоритетов, распределением финансов и ресурсов.

Начните со стратегии

Если у Вас есть четкая стратегия для проектного офиса, система управления проектами может помочь организации управлять более сложными проектами, обеспечивая точность, стабильность и последовательность в портфеле проектов и позволяя сотрудникам проектного офиса сосредоточится на стратегии и передовых решениях.
Система управления проектами – это не замена сотрудников, она хорошо работает при наличии талантливого персонала, обеспечивая эффективность проектного офиса.

Источник documentslide.com