Программное обеспечение для управления проектами. Отчет по опросу пользователей. Часть 1
Американская консалтинговая компания Capterra опросила около 200 пользователей программного обеспечения для управления проектами, чтобы выяснить, какие факторы влияют на их решение о покупке, сколько они тратят и как используют эти инструменты для достижения бизнес-целей. В этом отчете подробно изложены выводы, а здесь вы можете посмотреть инфографику с их кратким изложением.
Как категория, программное обеспечение для управления проектами охватывает целый ряд продуктов – от инструментов управления, ориентированных на работу команд, до решений для управления портфелем проектов на уровне предприятия.
Это одновременно и выгода, и проблема для пользователей. Существуют сотни инструментов, из которых гарантированно найдется тот, который сможет удовлетворить ваши потребности.
Наличие такого большого количества опций затрудняет понимание, с чего начать поиск программного продукта. И есть большой риск неудачно инвестировать свои средства и, в конечном итоге, платить за функции, которыми вы не будете пользоваться, или, что еще хуже, платить за инструмент, который ваша команда не будет применять.
К счастью, знание того, как ваши коллеги инвестировали в программное обеспечение для управления проектами, поможет вам повторить их успехи, избежать ошибок и сэкономить свое время и деньги.
Вот почему мы опросили сотни ваших коллег, чтобы выяснить, кто использует программное обеспечение для управления проектами, какие критерии они применяют для оценки и сравнения решений и какие результаты получают благодаря своим инвестициям.
Ключевые моменты
- Функциональность продолжает оставаться наиболее важным фактором при принятии решений о покупке программного обеспечения для управления проектами. А вот цена беспокоит пользователей во вторую очередь (превосходя простоту использования).
- Совершенно очевидно, что оценка затрат играет ключевую роль при принятии решения о покупке: 49% пользователей начинают поиск, ожидая, что будут платить менее 5000 долларов в год, а 49% в конечном итоге тратят именно эту сумму.
- Людям нужны инструменты PM, и они были нужны им еще вчера: 69% пользователей потратили менее шести месяцев на выбор своего программного обеспечения PM, а 54% потратили менее шести месяцев на внедрение программного обеспечения.
- Доски задач ─ самая желанная функция для тех, у кого их нет, а диаграммы Гантта ─ наиболее игнорируемая функция программного обеспечения PM для тех, у кого оно есть. В целом, базовые функции, такие как управление задачами, совместная работа и отчетность, используются чаще, чем расширенные функции.
- Пользователи в основном довольны своими инструментами управления проектами, сообщая о положительных результатах в нескольких областях. Наиболее значительным улучшением является количество проектов, завершенных вовремя, а наименее затронутой является спонсорская поддержка.
Кто использует программное обеспечение для управления проектами?
Коротко: применение наиболее высоко для предприятий сферы услуг (ИТ, программное обеспечение, консалтинг), финансовых услуг/страхования, маркетинга/рекламы, бухгалтерского учета и машиностроения, в компаниях практически всех размеров.
Мы спросили 400 специалистов из сферы проектного менеджмента, какие инструменты они используют для управления проектами в своей организации. Респонденты разделились – примерно половина применяет программное обеспечение, а другая половина пользуется ручными методами, электронными таблицами или инструментами управления офисом (например, Google Apps или Microsoft Office).
Вот как респонденты распределись на две группы по демографическому признаку:
В то время, как внедрение программного обеспечения для управления проектами широко распространено среди отраслей и предприятий, независимо от размера, очевидно, что недостаток внедрения наиболее высок среди стартапов и малых предприятий.
Например, 22% предприятий малого бизнеса (с годовым доходом менее 1 млн $) не используют ПО для управления проектами, и только 11% делают это; 12% предприятий с числом сотрудников от 1 до 5 не используют ПО для УП, в то время как 2% используют.
Это говорит о том, что хотя электронные таблицы и ручные методы часто являются доступными инструментами для небольших групп и предприятий, в конечном итоге, их проекты и процессы становятся достаточно сложными, чтобы требовать автоматизированных инструментов.
СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛА: если вы в настоящее время не используете программное обеспечение для управления проектами, вот несколько предупреждающих знаков, на которые следует обратить внимание, они могут сигнализировать о том, что пришло время инвестировать в автоматизированное решение:
- Отсутствие видимости статуса задачи или проекта
- Непоследовательное выполнение процессов
- Обособленные команды и информация
- Неэффективное сотрудничество
И, наоборот, последовательное внедрение программного обеспечения среди предприятий практически любого размера показывает, что эта технология обеспечивает четкую рентабельность инвестиций и практически универсальную выгоду для организаций.
*Примечание: оставшаяся часть этого отчета будет посвящена данным 197 респондентов, которые в настоящее время используют программное обеспечение для управления проектами, и тому, как они оценивали, приобретали и применяли инструменты.
Как компании выбирают программное обеспечение для управления проектами?
Коротко: пользователи соглашаются с тем, что функциональность является наиболее важным фактором при принятии решения о покупке, затем следует цена, поддержка клиентов, а затем простота использования. Тем не менее, потенциальные покупатели не пользуются преимуществами демонстрационных версий продукта – только 29% имели представление о более двух продуктах прежде, чем принять окончательное решение о покупке.
Мы попросили пользователей программного обеспечения оценить важность различных факторов при принятии ими решения о покупке, включая функциональность, цену и популярность программного обеспечения.
Функциональность продолжает оставаться наиболее важным фактором при выборе ПО, как и в 2015 году, когда мы публиковали наш первый отчет о пользователях программного обеспечения для управления проектами.
Тем не менее, пользователи гораздо меньше беспокоятся о простоте использования, чем четыре года назад, и заметно больше озабочены ценой.
PRO СОВЕТ: Простота использования напрямую связана с удовлетворенностью пользователей. Хотя большинство из них сообщают о высоком уровне удовлетворенности своим решением. Для тех, кто не относится к этой категории, причина номер один заключается в том, что программное обеспечение трудно использовать.
Демоверсии – отличный способ опробовать инструмент перед принятием решения о покупке и помочь вам проверить удобство применения. Дайте поставщикам описание того, как вам нужно использовать инструмент в повседневной работе, а затем попросите их пройти через этот процесс во время демонстрации и убедитесь, что конечные пользователи готовы ответить на вопрос об удобстве использования инструмента.
Функциональность (точнее, отсутствие правильной функциональности) также является основной причиной, по которой пользователи меняли инструменты проектного менеджмента в прошлом.
Вот почему так важно, чтобы вы оценили потребности своих пользователей еще до начала поиска, чтобы определить, какие полезные функции необходимы именно для вашей компании. Анализ функциональности поможет вам проверить потенциальные продукты и принять окончательное решение о покупке.
При анализе своих потребностей учитывайте следующее:
- Вам нужно полнофункциональное решение для управления проектами? Или вы ищете что-то для управления задачами или совместной работы?
- Получает ли команда все ключевые возможности из «коробочного» решения, либо вам требуются настройки или интеграции, такие как отслеживание проблем/просрочек или передача полномочий ИТ-подразделению?
- Есть ли у вас отраслевая специфика, требующая специального решения? Например, программное обеспечение для управления проектами в HR-сфере или маркетинге, а не универсальное решение.
- Сколько пользователей должно иметь доступ к системе?
- Какой метод развертывания вы ищете, облачный или с установкой?
Мы также спросили пользователей, сколько продуктов они протестировали перед тем, как принять окончательное решение о покупке, и результаты оказались удивительными: только 29% попробовали более двух решений перед покупкой своего инструмента для управления проектами. Это огромная упущенная возможность.
Демоверсии – это лучший способ оценить функциональность и проверить простоту использования перед покупкой. Хитрость заключается не в том, чтобы позволить поставщикам контролировать демонстрацию, а в том, чтобы заранее предоставить подробный обзор ваших рабочих процессов, чтобы они могли адаптировать демонстрацию к вашим конкретным потребностям.
Во время демонстрации оцените продукт (например, по шкале от 1 до 5) по следующим критериям:
- Насколько хорошо инструмент соответствует требованиям пользователя?
- Сколько кликов требуется для доступа к важным функциям?
- Цвета, метки и настраиваемые поля помогают или мешают навигации?
- Является ли инструмент интуитивно понятным для новых пользователей? А если нет, какие варианты поддержки и обучения доступны?
Конечно, не стоит проверять каждый продукт, который может подойти. Сначала сузьте свой выбор до трех-пяти, а затем протестируйте как минимум три лучших варианта.
Как компании приобретают и внедряют программное обеспечение для управления проектами?
Коротко: в целом, пользователи довольно точно рассчитывают, сколько стоит программное обеспечение PM и сколько они готовы потратить, будь то 5 000 $, 10 000 $ в год или более. В процессе реализации сроки развития такого программного обеспечения довольно короткие – большинство пользователей потратили менее шести месяцев на внедрение своего инструмента PM.
Мы спросили респондентов об их ожиданиях, сколько ПО будет стоить в начале их поиска, а также сколько они фактически тратят на эту технологию (ежегодно, в долларах США). Результаты показывают, что в целом пользователи довольно хорошо представляют себе, каким будет их бюджет, прежде чем они приступят к работе.
Явным исключением являются инструменты с ценовым диапазоном от 10 001 до 25 000 $ в год – вдвое больше пользователей платят эту сумму по сравнению с тем количеством, которые рассчитывают заплатить эту сумму в начале своего поиска (18% против 9%).
И мы видим ту же тенденцию для инструментов в диапазоне цен от 25 001 до 50 000 $, хотя этот процент гораздо меньше (8% платят эту сумму, по сравнению с 4%, которые планировали).
Разрыв между ожидаемыми и фактическими затратами, вероятно, свидетельствует о том, что пользователям требуются более сложные функции, помимо базового управления задачами и совместной работой (например, управление ресурсами, бюджетирование и т.п.). Чтобы получить доступ к этим функциям, они должны перейти на более дорогую лицензию.
Ключом к точным ценовым ожиданиям является понимание того, для какого числа пользователей вам необходимо приобрести программное обеспечение, а также сколько будет стоить каждая лицензия. В следующей таблице показана разбивка, сколько вы будете тратить ежегодно * при покупке инструментов в этих ценовых диапазонах:
* Бюджетные сметы не включают расходы, связанные с настройкой, обслуживанием, поддержкой и т.д.
Мы также спросили пользователей, сколько времени им потребовалось, чтобы найти, а затем внедрить свои решения для управления проектами. Результаты показывают, что пользователям не потребовалось много времени, чтобы оценить и выбрать программное обеспечение PM, и при этом они не потратили много времени на ознакомление пользователей с новым инструментом:
- 69% потратили меньше шести месяцев на оценку инструментов PM
- 54% - менее шести месяцев на внедрение нового инструмента в своей организации
Ключевой момент в том, что при условии обеспечения своей команды достаточными ресурсами для обучения и адаптации, можно с уверенностью сказать, что ваш собственный процесс внедрения ПО удовлетворит потребности подавляющего большинства ваших коллег и займет меньше года.
Наконец, мы спросили пользователей о методах развертывания их текущего инструмента для управления проектами и обнаружили, что большинство используют облачное решение (60% по сравнению с 40%, которые применяют локальные решения).
Этот вывод отражает переход потребителей к облачным инструментам, которые обеспечивают доступ к информации и обновлениям в режиме реального времени на всех устройствах. В действительности, к 2026 году рынок одних только облачных инструментов для управления проектами, как ожидается, достигнет 6,68 млрд $, согласно отчету о росте рынка, подготовленному Transparency Market Research.
Во второй части опроса речь пойдет про самые востребованные функции, рентабельность инвестиций в ПО и причины недовольства программным продуктом.
