Прозрачное управление проектами в компании с системой
Отсутствие единого источника информации о проектах и непрозрачные процессы — распространенные вызовы, с которыми сталкиваются российские компании.
В качестве ожидаемого эффекта бизнес-процессов, прозрачность выделяют более 45% компаний. Достигнуть высокой прозрачности проектной деятельности помогает проектное управление.
При этом, отвечая на вопрос, как вы обосновали руководству необходимость применения практик проектного менеджмента, прозрачность также чаще всего отмечается как главная причина внедрить проектное управление.
Разбираем преимущества прозрачного управления проектами для бизнеса:
- как выстроить рабочие процессы и обеспечить отличную видимость проекта,
- есть ли разница между понятиями «прозрачность» и «видимость»,
- какую роль система управления проектами играет в обеспечении прозрачности проектного управления,
- как разобраться с инструментами и методами для повышения прозрачности в рабочих процессах.
Содержание
Особенность понятия «прозрачность проектного управления»
Особенность понятия «прозрачность проектного управления» заключается в разнице подходов в западной и отечественной практике.
На Западе эти термины дополняют друг друга и описывают качества проектных процессов на разных стадиях. В России термины — синонимичны.
Прозрачность проектной деятельности — одно из важнейших требований для успешной работы руководителя и его команды. Благодаря четкой формализации процессов и зон ответственности вы создаете условия для быстрого реагирования на случай изменений и непредвиденных рисков.
На Западе: видимость проекта как ключевой критерий оценки прозрачности
В западной практике существует понятие «видимость проекта» (англ. Project Visibility). Это – ключевой критерий для оценки степени прозрачности проектного управления.
Как выстроена логика
Повышая видимость проектного управления (т.е. работая над качеством процессов), вы достигаете полной прозрачности управления проектами (т.е. приходите к определенному состоянию).
Видимость ≠ прозрачность
Видимость проекта – характеристика, критерий процесса.
Прозрачность проекта – результат, эффект от процесса.
В России: понятия «прозрачность» и «видимость» равны
В российской практике понятия «прозрачность» и «видимость» синонимичны. Поэтому далее мы будем употреблять оба слова в одном контексте. Это также важнейший критерий для оценки уровня проектного управления.
Как выстроена логика
Прозрачность, или видимость проекта – одновременно и критерий оценки, и результат процесса, и эффект от процесса.
Что такое прозрачность / видимость проекта? Это – ваш хрустальный шар для предсказаний:
- подсвечивает прогресс и потенциальные препятствия,
- обозначает его реальный статус по срокам, расходам и состоянию команды в ходе проекта,
- дает всесторонний обзор для всех заинтересованных сторон.
Что дает видимость управления проектами
Видимость проекта повышает эффективность, производительность и результативность проекта. Она — гарант, что все — от членов команды до высшего руководства, могут получить доступ к актуальной информации и работать сообща.
Приведем несколько весомых аргументов, чем важна прозрачность проектного управления:
Оптимизированная коммуникация
Все участники проекта остаются в курсе происходящего и принимают решения быстрее.
Например, в системе ADVANTA продумана гибкая настройка оповещений. В рамках проекта вы не пропустите ни одного изменения.
Повышенная ответственность
Видимость проекта повышает уровень подотчетности, особенно там, где есть зависимости.
Все члены команды отслеживают и обновляют задачи в реальном времени, а выгрузка отчетов автоматизирована и занимает мало времени. В системе ADVANTA — всего несколько минут.
Проактивное снижение рисков
Мониторинг прогресса и статуса рисков выявляет проблемы на раннем этапе и помогает выстроить будущий курс.
В системе ADVANTA возможно построение отдельного контура управления рисками.
Оптимизированное управление ресурсами
Четкая видимость общего объема ресурсов позволяет эффективно и стратегически их расходовать. И сокращать отходы.
В системе ADVANTA представлены различные инструменты для управления ресурсами: временными, финансовыми, человеческими и пр. Учесть каждое направление возможно на сводных дашбордах и сводной отчетности для руководителей.
Согласование требований
Обеспечивает осязаемые результаты и ясность, чего мы хотим добиться. Этот важный критерий для оценки прозрачности проектной деятельности имеет решающее значение для ее эффективности и результативности.
В ADVANTA учтен широкий функционал для описания проектов. Чем четче и подробнее вы составите ТЗ, тем ближе станет ваша конечная цель.
6 ключевых шагов к полной прозрачности в проектной деятельности
Как достигнуть отличной видимости и вести проектное управление в полной прозрачности? Следуйте маршрутной карте!
1. Планируйте!
Что бы вы ни собирались делать, начинайте с плана проекта.
Даже если на старте вы не хотите вдаваться в мелкие детали и начинаете с широкой перспективы, стратегический план обеспечит вашу команду видимостью наперед.
2. Распределяйте четкие роли и обязанности
Определение четких ролей и обязанностей гарантирует, что каждый знает свои конкретные обязанности и то, как он вносит свой вклад в проект.
Для этого существуют, например, похожие матрицы RACI и DACI. Члены команды сосредоточатся на конкретных задачах, а через матрицу смогут понять, с кем консультироваться, а кого информировать.
3. Ведите документацию и отчетность регулярно
В проектной деятельности нет лишних файлов, и относиться к их сбору, хранению и доступности стоит внимательно.
Озадачьтесь поиском решения для хранения большого объема файлов — такой инструмент существенно влияет на видимость активов проекта и централизует ее.
4. Регулярно собирайте отчеты о статусе проекта
Статусы и отчеты позволяют всем быть в курсе прогресса, проблем и предстоящих этапов.
5. Автоматизируйте рабочие процессы
Автоматизация — одна из самых ценных функций в управлении проектами.
Она помогает поддерживать высокую видимость на разных уровнях: упрощает ряд рутинных повторяющихся задач, поддерживает согласованность процессов управления проектами и снижает риск ошибок, в т.ч. связанных с человеческим ресурсом.
6. Используйте специальное ПО для управления проектами
Полноценная система управления проектами — базовая необходимость для обеспечения прозрачности бизнес-процессов и поддержания высокого уровня видимости.
Например, ADVANTA позволяет делать все описанные выше шаги уверенно и в быстром темпе.
Учет 6 базовых шагов в проектном управлении поможет сохранять полную видимость, видеть перспективы развития и привести проектную деятельность к высокой прозрачности.
Какую роль играет система управления проектами в повышении прозрачности?
Инструменты для управления проектами в системе ADVANTA помогают
- сохранить описание цели и результатов, сроки, коммуникации и ресурсы,
- обозначить этапы работы, возможность пройти их параллельно или поочередно,
- утвердить требуемые стандарты качества.
Вся информация хранится в одном месте и постоянном доступе, обновляется в реальном времени.
Автоматизированные отчеты и варианты шаблонов упрощают сбор текущей информации.
Благодаря настройкам вы визуально суммируете статусы задач и видите все проекты / портфель проектов в прогрессе.
Узнайте, как управлять временем, ресурсами и сохранять лояльность клиентов
О тайм-менеджменте руководителяЗаключение
Стремление к высокой прозрачности в проектном управлении играет ключевую роль в успешной реализации проектов.
Прозрачность позволяет всем заинтересованным сторонам четко понимать процессы, этапы и результаты работы, что снижает риск недопонимания и конфликтов между командой и заказчиком.
Кроме того, открытость информации способствует:
- привлечению доверия,
- повышает степень вовлеченности всех участников проекта,
- приводит к более эффективному сотрудничеству,
- повышает шансы на успешное завершение проекта в четко установленные сроки и с соблюдением бюджета.
Система управления проектами в значительной степени способствует поддержанию высокого уровня прозрачности. Она предоставляет центральное хранилище всех необходимых данных, таких как планы, отчеты о прогрессе и финансовые показатели, что обеспечивает доступ к информации в режиме реального времени.
Инструменты, такие как дашборды, позволяют визуализировать ключевые показатели проекта, что упрощает восприятие информации и помогает быстро выявлять проблемные области.
Также системы управления проектами часто включают механизмы для регулярного взаимодействия с командой и заинтересованными сторонами, что способствует созданию культуры открытости и ответственности.
