Роль коммуникаций с командой в системе проектного управления
Елена Филипова, сертифицированный специалист Project Managment Institute, квалификация Project Managment Professional (PMP), руководитель корпоративного Проектного офиса «Адванта Консалтинг»
Проведение совещаний и планерок – неотъемлемая часть профессиональных коммуникаций руководителей проектов с командой. Однако для многих руководителей проектов, да и руководителей вообще, камнем преткновения является именно неумение проводить эффективные совещания. Эти мероприятия часто затягиваются, возникают незапланированные обсуждения, участники тратят свое драгоценное время впустую, а вопросы не решаются. Если в компании действительно есть проблема с культурой проведения совещаний, то это неизменно отражается на реализации проектов, и изменение в этой области управления становится задачей КСУП.
Для чего нужны совещания?
В ходе проекта, как правило, проводится множество совещаний. Они необходимы не только для понимания статуса выполнения задач и определения текущих проблем и рисков. Например, очень важно распространять нужную информацию среди участников для единого понимания положения проекта, знакомить участников с тем, что происходит в смежных работах. Немаловажно еще и развивать команду – создавать командную атмосферу (поздравлять людей с днем рождения или с выздоровлением после болезни, благодарить за своевременно или качественно выполненные задачи и т.п.). Жаль, что времени на все эти полезные коммуникации на фоне работ по проекту почти не остается ни у членов команды, ни у его руководителя. Если вспомнить проблемы организации таких совещаний, то пользы от них остается совсем немного. Как же эффективно совещаться и не тратить на это много времени? Может ли КСУП помочь в решении такой задачи?
Задачей КСУП, особенно на старте, является построение только необходимых регулярных коммуникаций, например, коротких совещаний с командой по статусу проекта. Такие совещания занимают не более 15 мин, но управление становится более организованным и грамотным.
Целью таких совещаний в проекте, как правило, являются:
- Единое понимание командой проекта «Что сейчас происходит?»
- Гарантированное донесение особо важной/срочной информации
- Единое понимание следующих шагов
- Возможность договориться о необходимых встречах и решениях
- Сплотить команду, дать понимание проблем друг друга, подбодрить и т.п.
Уже много лет я использую такой формат коммуникаций на своих проектах, где сама выступаю руководителем. Кроме того, именно этот формат я внедрила в тех Проектных офисах, которые мне удалось построить. Результат использования таких коммуникаций, назовем их мини-митинги, действительно помогает выполнять проекты более успешно и удивительно влияет на построение КСУП.
Роль мини-митингов в построении КСУП
Во-первых, такой вид коммуникаций является сервисом Проектного офиса, ведь именно сотрудник этой структуры может взять на себя организацию совещания, фиксацию протокола и даже контроль поручений. Это значительно усиливает позиции Проектного офиса, делает его функции понятными и полезными для проектного персонала. Кроме того, ответственность Проектного офиса за организацию снимает необходимость обучения таким коммуникациям, ведь их проведение основано на определенной технике.
Во-вторых, в ходе проведения мини-митинга уточняются данные о проекте в программном продукте, и качество информации, которую используют все участники проектной деятельности, становится выше. Немаловажно, что участие Проектного офиса в совещаниях с проектными командами дает возможность контролировать использование методологии, направлять управление проектами в нужное русло и вносить коррективы в неработающие процессы. В ходе таких мини-совещаний сотрудник Проектного офиса может помочь команде проекта и его руководителю вовремя эскалировать решение вопроса на Проектный комитет, помочь организовать встречу с Заказчиком или Спонсором, правильно передать Заказчику результаты и выполнить другие корпоративные практики. Тем самым, Проектный офис усиливает свои позиции как необходимого и полезного элемента КСУП, снимаются вопросы необходимости его существования, его функции становятся менее формальными.
Напоследок, качественно организованное и эффективное совещание влияет на построение проектной культуры, которая отразится на других совещаниях в других проектах и на работе компании, в целом.
Включение мини-митингов в КСУП
На технологию построения таких совещаний нужно посмотреть с двух сторон. С одной стороны, нужно понимать, как их правильно организовать, и это отдельная тема разговора. С другой стороны, необходимо знать, как внедрить эти коммуникации в систему (КСУП). Если по организации совещаний достаточно просто найти много полезных материалов, то по внедрению КСУП таких материалов гораздо меньше, и поэтому второй вопрос наиболее важен.
Необходимо обеспечить, чтобы КСУП определяла формат совещаний, контролировала качество их проведения, сама наполнялась данными (информацией) по итогам совещаний и влияла на повышение корпоративной культуры. Выполнить все условия достаточно просто, если использовать всего несколько шагов:
- Определите проекты, в которых должны проводиться мини-митинги. На начальном этапе это могут быть только крупные проекты. Или наоборот, в качестве пилота взять только небольшие проекты. Непременно выпустите приказ за подписью Первого лица о применении мини-митингов.
- Зафиксируйте процесс выполнения мини-митингов и максимально снабдите его шаблонами. Как планируются совещания, как выполняются, как обрабатываются результаты, кто за что отвечает, и кто контролирует.
- Определите формат мини-митинга как стандарт и зафиксируйте его в методологии, например, в стандарте управления проектом. Минимум необходимо определить:
- какие цели совещания, какие вопросы на нем обсуждаются, какие вопросы не должны обсуждаться
- кто отвечает за организацию и ведение протокола (например, сотрудник Проектного офиса)
- с какой периодичностью проводится (например, еженедельно)
- какую технологию использует (телеконференции, веб-конференции, очные совещания и др.)
- какой отчет используется для обсуждения, на основании каких данных (например, диаграмма Ганта проекта в системе Advanta)
- Наделите полномочиями Проектный офис эскалировать нарушения проведения мини-митингов. Считаю это наиболее сложным шагом, но вполне выполнимым.
Как это реализуется в реальности?
Приведу пример из моей практики, который описывает реализацию этого подхода. Уже на этапе внедрения мы определили проекты, которые находятся под контролем Проектного офиса: период выполнения, бюджет, размер проектной команды и т.п. Для всех этих проектов была разработана временная методология, которая описывала процессы управления проектами. Процесс планирования работ включал необходимость определить расписание мини-митингов с проектной командой, то есть уже при согласовании плана управления проектом Руководитель проекта должен был определить расписание коммуникаций и согласовать их с членами своей команды. Проектный офис обязан был контролировать наличие согласованного плана, что обеспечивало ознакомление с расписанием коммуникаций всех участников.
Более того, после согласования такие совещания оформлялись Проектным офисом как регулярные, и все участники заранее получали напоминание о совещании в специальном программном продукте. Центральным являлся процесс выполнения проектных работ, в котором ключевым звеном было еженедельное совещание с командой проекта. Формат совещания и правила его организации мы подробно описали в инструкции, которая стала настольной книгой для моих подчиненных, сотрудников Проектного офиса.
Именно сотрудники Проектного офиса были ответственными за организацию таких совещаний. Поскольку все данные по проектам фиксировались в системе управления проектами (Advanta), в ходе совещания команде демонстрировалась онлайн диаграмма Ганта, а по итогам совещания сотрудник Проектного офиса снова фиксировал в программном продукте (Advanta) необходимые поручения и итоговый статус проекта. Если статус по проекту не обновлялся в системе более двух недель, это влияло на уплату ежеквартальной премии Руководителю проекта.
Даже новый сотрудник довольно быстро знакомился с тем, как нужно организовать совещание, где что зафиксировать, какие вопросы задать, на что обратить внимание. Приложением к стандарту управления проектами была подробная инструкция с картинками: как создать совещание, куда нажать, как пригласить участников, куда написать итоговый отчет и т.д. Само общение Проектного офиса с командой проекта было построено как шаблон с четким набором обязательных вопросов:
- Какие задачи выполнены?
- Какие не выполнены, какие прогнозы и риски по ним, нужна ли помощь?
- Есть ли успехи? Как можем использовать?
- Какие проблемы, когда сможем решить, кто нужен для решения?
- Есть ли что-то для информирования команды проекта? Что стоит сообщить Заказчику или Куратору?
Такой стандарт совещаний понятен участникам проекта, не занимает много времени и прост во внедрении. На этапе внедрения КСУП мини-митинги могут проводятся только с основными участниками, лидерами работ, а не всей командой. Это дает возможность «обкатать» формат и научить людей такому виду взаимодействия. Когда практика приживется, то мини-митинги будут использоваться и для всего персонала.
Читайте также другие публикации на эту тему:
Как Проектному офису стать полезным для Заказчиков проектов
