Роль программного продукта в становлении системного управления проектами
Елена Филипова, сертифицированный специалист Project Managment Institute, квалификация Project Managment Professional (PMP), руководитель Проектного офиса «Адванта Консалтинг»
По роду своей деятельности мне часто приходится сталкиваться с вопросом: а нужно ли программное обеспечение для старта проектного управления в компании? Вопрос непростой и очень важный. Ведь начиная изменения в управлении, невозможно на 100% быть уверенным в их успехе. А программное обеспечение, как правило, требует вложений, и безотлагательных.
Что первично: софт или процессы?
Когда я только начинала постигать тему проектного управления, я много училась: читала книги, статьи, участвовала в конференциях, ездила на обучающие курсы. Очень благодарна моему тогдашнему работодателю за щедрость и веру в мои силы. Посетила я много всего, летала в Москву чуть ли не каждую неделю, даже сумку специально для самолетов купила. Так вот, во время обучения этот вопрос тоже задавали, а отвечали на него умудренные опытом педагоги и практики внедрения проектного управления. Сомневаться в их словах мне тогда не приходилось. Ответ их был однозначным и единым: не стоит внедрять программное решение до того, как будут выстроены процессы. То есть алгоритм примерно такой:
- решить, какие процессы вы хотите внедрить;
- попробовать их внедрить;
- удалить то, что не работает;
- добавить то, чего не хватает;
- утихомирить явных противников;
- обеспечить поддержку сторонников.
И только когда вы уверены в том, что это то, что вам нужно, и оно работает, можно задуматься о программном решении. Далее предполагается весь цикл управления закупками, описанный PMBoK: переговоры, выбор поставщика, контракт, проект внедрения и т.п.
Все логично, красиво и ... абсолютно не сработало у меня. Объясню, почему.
Я работала в компании, в которой ИТ-решения были очень развиты, сотрудники и руководство ценили свое и чужое время, бюрократия была необходимым и мучительным звеном процессов, и с ней яростно боролись. При постановке нового процесса очень внимательно относились к возможностям для повышения эффективности, сокращению ручного труда, снижению времени выполнения операций, способам снижения рисков за счет автоматизации. Становление процессов проектного управления – не исключение. К ним отнеслись точно так же. И ... купили решение для автоматизации процессов.
Да, возможно, это решение было необдуманным, рискованным и принятым в компании, которая могла себе позволить потратить определенную сумму денег. Но! Давайте я расскажу, какой был результат.
Программный продукт, который делает управление эффективным
Процессы управления и программное решение для их поддержки были внедрены за 9 месяцев. Компания в 3000 сотрудников получила единое централизованное управление инвестициями для собственного развития. Поддержкой программного продукта занимался один человек, работал он, кстати, без перегрузок. Период становления процессов был поддержан инструментом, который позволял выявлять проблемы онлайн и реагировать на них. Непосредственные исполнители проектов и их руководители помимо дополнительных бумажек получили инструмент для контроля самих себя, для организации своей деятельности и предупреждения проблем. Руководство получило единое окно для понимания статуса и понятный инструмент управления.
Программный продукт связал воедино «верх» и «низ» управления проектами и обеспечил слаженную работу. Уже после, когда система стала работать стабильно, мне с ее помощью удалось сделать крупнейшие проекты региона, эффективно управлять идеями, проектами и операционной деятельностью компании, в разы поднять скорость внедрения проектного управления и сократить до минимума просрочку исполнения. Пройдя этот путь, я сделала вывод, во-первых, о том, какие процессы являются действительно движущей силой, а какие – лишь глубоким дополнением к системе и, во-вторых, о роли программного продукта при внедрении процессов.
В вопросе использования программного продукта я не хочу ставить под сомнение профессионализм тех преподавателей и известных учебных центров, в которых я училась. Но я понимаю, чем они руководствовались. Действительно, если говорить о мировой практике, которая сконцентрирована в PMBoK, то мы должны следовать золотому правилу: «7 раз отмерь – один раз отрежь». Только для современного мира его нужно немного преобразовать.
Технологии решают все
Сейчас в жизни каждого из нас огромную роль играют технологии, они везде: на работе, в поликлинике, госструктурах, непосредственно под рукой – в мобильном телефоне. Все больше и больше людей разных возрастов привыкли, что технологии напоминают, записывают, сохраняют и обрабатывают информацию. Никто не хочет возвращаться к проводным телефонам, письмам в бумажных конвертах и рукописным налоговым декларациям. Технологии – надежные партнеры в нашей обычной жизни, которые делают ее проще и удобнее. Тем более, когда это касается нашей работы: все хотят работать быстро и эффективно, быть защищенными, получать качественную поддержку от программных продуктов.
Теперь представьте себе, что компания решила поставить процессы проектного управления без программного продукта и обкатать их в течение, например, полугода. Что это будет означать для рядового сотрудника? Появятся новые правила, новые документы, новые отчеты. Появятся люди, которые контролируют исполнение этих правил и качество этих документов. Появятся рычаги для мотивации, то есть неисполнение правил или их нарушение будет влиять на материальную составляющую конкретного человека. Итого – у вас в 2-3 раза больше головной боли. И вам придется значительную часть времени и сил отдать не на эффективное управление проектами, а на обеспечение «ручных» процессов.
Да, документы важны – их не может не быть. Они помогут избежать рисков, зафиксируют решения и соглашения, помогут определить необходимые правила для управления. Но в «бумажном» виде это будет медленно, несвоевременно и даже опасно. Оформление документов, их согласование, поиск документов среди почты, объединение данных для отчетов руководству, быстрый сбор статуса для принятия решения – все это станет ощутимой проблемой для управления, которая может убить светлую идею системного управления проектами.
Кроме документов, важнейшим элементом управления проектами являются коммуникации и взаимодействие с заинтересованными сторонами: снова придется наполнять процесс необходимыми объявлениями, рассылками, отчетами и совещаниями, и все это, к сожалению, «вручную» с задержками и потерей важной информации. Даже если в компании есть системы документооборота, эти системы будут жить в отрыве от задач проекта, коммуникации с их помощью безжизненны и усложнены необходимостью дублировать информацию. Снова дополнительная нагрузка.
И даже руководство, наиболее защищенный и важный участник системы, не получит нужного эффекта от проектного управления без поддержки качественной информационной системы. Ведь потребность в информации будет не удовлетворена в связи с необходимостью ручного сбора нужной информации, ее быстрого устаревания, отсутствия возможностей для онлайн принятия решений. А качественная и своевременная информация – основа эффективного современного управления.
Пошаговое руководство к действию
Что же делать, неужели необходимо обязательно внедрять дорогие программные продукты и рисковать своими инвестициями? Совсем нет. Предлагаю вам подумать над несколькими простыми шагами для старта (упрощенный вариант):
Шаг 1. Определите тот перечень процессов, которые вам необходимы на старте.
Шаг 2. Определите пилотную зону – на каких проектах вы будете обкатывать эти процессы, кто участники этих проектов, какой они квалификации, что требуется этим проектам, их заказчикам и исполнителям.
Шаг 3. Зафиксируйте бюджет, который вы можете использовать для покупки программного продукта. Он может быть частью экономического обоснования внедрения КСУП или это может быть решением руководства.
Шаг 4. Посмотрите решения на рынке и выберите в соответствии с вашим бюджетом. Для старта вам необходимо:
- решение, которое поддерживает требования к вашим процессам и уровню автоматизации – оно должно уметь делать все, без чего вы не представляете свою работу;
- простое решение, чтобы ваши сотрудники могли быстро понять, как в нем работать – дружественный интерфейс и возможность самостоятельного быстрого обучения;
- решение, позволяющее автономно его перенастраивать – чтобы не тратить средства на программирование и кастомизацию (экономия на работе ИТ-специалистов и заказной разработке);
- решение, которое можно арендовать – возможность сразу не тратить огромные средства для серверных мощностей и не связываться с необходимостью собственной поддержки работоспособности;
- решение, которое используют крупные игроки – гарантия того, что кто-то до вас уже «наступил на все грабли».
Управляем проектами системно
Конечно, вложение даже в недорогой инструмент – все же вложение, и предложенный мной способ – немного более затратный, зато и намного более жизнеспособный. Ведь если ваши сотрудники не поверят в возможность получения собственных выгод от системы, не увидят эффекта в собственной работе – система точно не заработает, а, возможно, и повредит управлению. Вторая попытка внедрения системы, даже если ее выполнять с закупкой софта, будет проходить гораздо сложнее и через определенный период времени. Задержка же внедрения системы неизбежно повлияет на получение эффекта от ваших проектов, достижение ваших целей, возможности для борьбы с конкурентами, развития и совершенствования.
Внедряя процессы и программный продукт одновременно, вы, с одной стороны, обеспечиваете персонал современным процессом (на который все и рассчитывают на старте) и не ставите под удар идею систематизации проектной деятельности. С другой стороны, у вас есть возможность обкатать ваши процессы в light-варианте и не рисковать тяжеловесными проектами внедрения сложного и дорогого софта.
Это и есть современная интерпретация того самого урока из PMBoK – попробовать на легком, проверить возможности (и информационной системы, и персонала, и процессов), сделать выводы и, наконец, принять решение о необходимых инструментах. Если процессы отстроены, есть понимание необходимых функций, сотрудники поддерживают систему – перейти на более сложные и дорогие инструменты вы всегда сможете, так же, как пересесть с одного автомобиля на другой. Ведь работающие правила, обученный персонал, организованная работа по принятию решений на основе программного решения – это и есть «системное управление проектами».
