Система управления проектами в сфере экономического развития города

Кейсы

В конце 2021 года команда ADVANTA реализовала масштабный проект внедрения системы управления проектами в некоммерческой организации. Проекты автоматизации процессов для представителей сферы государственного управления представляют собой многоуровневое решение, в котором команды-участники находят способ реализации максимального потенциала ИТ-платформы с наименьшим объемом временных и финансовых вложений.

Заказчик – некоммерческая структура, осуществляющая информационно-аналитическое сопровождение исполнительных органов государственной власти в крупном городе. В число ключевых задач организации входит: построение единого информационного пространства, внедрение ИТ-технологий, мониторинг социально-экономического развития мегаполиса и предоставление аналитики представителям городской администрации.

Что было

Отсутствовало единое информационное поле, проекты велись в Excel, Project и на бумаге.
Паспорт проекта, отчет по завершении и отчетность в целом создавались ежемесячно вручную в PowerPoint.
Поручения с совещаний никак не «привязывались» к проектам. Поручения велись отдельно в системе «Мегаплан».

Почему решили что-то менять

Заказчик ведет большой объем проектов и несет ответственность за поступление актуальной и достоверной информации, взаимодействуя напрямую с органами государственной власти. Сроки и бюджеты проектов в большинстве случаев не соблюдались. Отсутствие данных о реальных статусах проектов затрудняло принятие своевременных управленческих решений. Подготовка отчетности в ручном режиме занимала слишком много времени и несла в себе риск совершения ошибок. Внедрению единой методологии ведения проектов мешало отсутствие вспомогательных инструментов. Взвесив все аргументы, Проектный офис заказчика принял решение о необходимости поиска автоматизированной системы управления проектами.

В качестве главных критериев при выборе компании-подрядчика команда заказчика выделила интуитивно понятный интерфейс системы и опыт внедрения в аналогичной сфере деятельности. Выбор остановили на ADVANTA, убедившись в доказанной эффективности инструмента на сотнях клиентских кейсов.

Препятствия в реализации проекта внедрения

Перед командой заказчика стояла задача: обосновать руководству перспективы приобретения системы управления проектами и необходимость привлечения дополнительного бюджета на внедрение решения.

Цель проекта

Минимизировать сроки и перерасход бюджета, делать больше проектов теми же ресурсами.

Приоритетные задачи для заказчика

Получить единую систему управления проектами с визуализированной отчетностью о ходе выполнения проектов и пользовательской активности.
Реализовать механизмы постановки и контроля поручений, внедрить инструмент детального календарного планирования.
Обеспечить возможность формирования и отслеживания плана контрольных событий (ключевых вех) проектов.
Обеспечить централизованное планирование, контроль, прогнозирование и управление бюджетом проектов.
Обеспечить возможность контроля и управления загрузкой трудовых ресурсов.

Что сделано

На базе платформы ADVANTA cоздана единая система управления проектами экономического развития мегаполиса.
Настроен функционал системы: базовые процессы, интеграция с системой управления доступом к информационным ресурсам, Excel-отчеты и дашборды.
В системе настроены структура объектов, реквизиты и справочники.
Данные используются в отчетности и при подготовке документов проекта, в том числе, паспортов проектов и отчетов о завершении.
В систему занесено несколько десятков проектов и подключено столько же пользователей, обученных работе с базовым функционалом.

Результаты внедрения

Время на подготовку отчетности у Проектного офиса уменьшилось в 3 раза – с трех до одного часа (формы в электронных таблицах)..
Срок выполнения проекта от постановки требований до запуска в эксплуатацию составляет 3 месяца.
Повысилась эффективность Проектных комитетов за счет получения удобного доступа к материалам по проектам.
В настроенных дашбордах содержится полная, актуальная информация для высших органов власти в удобном формате.
Методология планирования и сопровождения проектов перенесена в систему. Шаблоны графиков и отчетности корректируются с учетом изменений методологии.
Все актуальные документы выкладываются в базу знаний, участники проектной деятельности в любой момент могут получить доступ к актуальным данным.

Особенности проекта для команды заказчика

Настроена передача задач проекта на конкретных исполнителей в систему «Мегаплан» с обратным получением статусов. Единое хранилище данных представлено региональным организациям как инструмент для повышения эффективности работы аналитиков в органах власти.

Благодаря внедрению ИТ-системы ADVANTA заказчик уже сейчас в 2 клика предоставляет актуальную информацию о динамике всех сфер развития города в международные рейтинги.

Особенности проекта для компании ADVANTA

Уникальными особенностями настроенного решения для команды ADVANTA стала интеграция с кадровой системой клиента, которая ежедневно актуализирует список сотрудников на 10 000 человек, а также настройка автоматической выгрузки паспорта проекта и презентации по завершению.

Наша команда смогла реализовать проект внедрения в подведомственной государству организации со сложным процессом переговоров, документооборотом и наличием большого количества данных, получив на этапе завершения успешно реализованный проект с решением всех поставленных задач заказчика.