Современный Проектный офис и система управления
Проектный офис — одна из ключевых форм ведения проектной деятельности, которую выбирает российский бизнес. Для повышения эффективности и скорости работы Проектного офиса требуются функциональные инструменты и решения.
В статье рассматриваем, как система управления проектами помогает оптимизировать и улучшить работу команды Проектного офиса.
Содержание
- Современный Проектный офис как концепция
- Основные требования к работе Проектного офиса
- С чего начать построение Проектного офиса
- Чем актуально внедрение системы управления проектов в Проектный офис
- Актуальные российские системы управления проектами: выбор есть
- Проектный офис и система управления проектами как единое целое
- Результаты внедрения системы управления проектами в Проектном офисе
- Заключение: понимание ценности Проектного офиса — двигатель культуры управления проектами
Современный Проектный офис как концепция
Проектный офис — это специализированная организационная структура или команда, которая занимается планированием, координацией и контролем проектов в организации.
Создание офиса управления проектами начинается
- с определения, зачем компании в целом необходим Проектный офис,
- выстраивания его структуры,
- сбора команды.
Структура и состав Проектного офиса
Структура проектного офиса может варьироваться в зависимости
- от размера организации,
- специфики проектов,
- множества других факторов.
Структура и размер организации влияют на тип Проектного офиса. Он может быть:
- централизованным,
- децентрализованным.
Как управлять Проектным офисом — узнайте в материале ADVANTA
Обычно в состав проектного офиса входят следующие подразделения или специалисты:
| Специалисты | Описание |
| Руководитель проектного офиса. | Отвечает за общее руководство и стратегическое планирование работы проектного офиса. |
| Методологи. | Разрабатывают и внедряют методологии управления проектами, а также обучают сотрудников этим методологиям. |
| Аналитики. | Собирают и анализируют данные о проектах, выявляют тенденции и закономерности, предлагают улучшения процессов управления проектами. |
| Специалисты по коммуникациям. | Обеспечивают эффективную коммуникацию между участниками проектов, организуют совещания, встречи и другие мероприятия для обмена информацией. |
| Эксперты по управлению рисками. | Идентифицируют, оценивают и управляют рисками проектов, разрабатывают стратегии их минимизации. |
| Координаторы проектов. | Помогают в планировании, координации и контроле проектов, обеспечивают своевременное выполнение задач и достижение целей. |
| Административная поддержка. | Занимается организационными вопросами, документооборотом и другими административными задачами. |
Как отмечает Дмитрий Мазеин, генеральный директор ADVANTA и управленец с опытом более 20-ти лет:
Роль проектных руководителей и их команд, которые участвуют в развитии компаний через отдельные проекты, проектный офис и проектное управление, часто недооценена. Именно они двигают компании вперед, улучшают процессы, помогают другим. И это важно признавать.
Основные требования к работе Проектного офиса
Основное назначение Проектного офиса — ведение проектной деятельности организации полного цикла.
В основные функции и требования к Проектному офису входят:
- Разработка методологий управления проектами. Включает определение стандартов, процедур и инструментов для эффективного управления проектами в организации.
- Обучение и консультирование сотрудников по вопросам управления проектами. Проектный офис должен организовывать обучающие мероприятия и консультации для сотрудников по вопросам управления проектами, чтобы повышать их квалификацию и развивать профессиональные навыки.
- Мониторинг и анализ хода выполнения проектов. Необходимо регулярно отслеживать прогресс выполнения проектов и анализировать полученные данные, чтобы выявлять тенденции и закономерности, а также предлагать улучшения процессов управления проектами.
- Сбор и анализ итоговых данных о проектах для улучшения процессов управления ими.
- Обеспечение коммуникации между участниками проектов. Проектный офисе должен способствовать обмену информацией, обсуждению проблем и принятию решений среди участников проектов.
Что отличает сильный проектный офис — читайте в материале
- Управление рисками проектов. Идентифицировать, оценить и управлять рисками проектов, разрабатывать стратегии их минимизации и контролировать выполнение этих стратегий — все это входит в компетенции Проектного офиса.
- Создание условий для обмена опытом и знаниями. Проектный офис может создавать площадки для обмена опытом и знаниями между специалистами в области проектного управления, а также способствовать распространению лучших практик и инноваций.
- Поддержка государственных инициатив и сотрудничество с профессиональным сообществом. Взаимная поддержка в области развития проектного управления, содействие формированию и развитию профессионального сообщества специалистов в этой области — достойная миссия для современного Проектного офиса.
- Использование и популяризация новых технологий и инструментов. Для повышения эффективности и результативности проектов, автоматизации процессов и развития Проектному офису требуются современные подходы и новые технологии.
Как концептуальный формат, Проектный офис играет важную роль в развитии проектного управления в России, так как они способствуют внедрению и распространению современных методов и практик управления проектами.
По оценке экспертного сообщества, ценность Проектных офисов и руководителей проектов пока нередко недооценивается в бизнес-структурах.
С чего начать построение Проектного офиса
Предлагаем следовать логике следующих шагов:
| Шаг | Описание |
| Определите цели и задачи | Четко сформулируйте, зачем вашей организации нужен проектный офис и какие задачи он будет выполнять. Это поможет понять, какой именно проектный офис вам нужен и как его организовать. |
| Проанализируйте текущую ситуацию | Оцените, как в вашей компании сейчас управляют проектами. Определите сильные и слабые стороны, а также возможности для улучшения. |
| Разработайте стратегию | На основе анализа разработайте стратегию построения проектного офиса. Решите, какие функции и процессы будут включены, кто будет отвечать за работу проектного офиса, какие ресурсы потребуются. |
| Соберите команду | Сформируйте команду проектного офиса из специалистов, которые будут заниматься разработкой методологий, анализом данных, коммуникацией с участниками проектов и другими задачами. |
| Продумайте систему обучения и развития | Обучите членов команды проектного офиса необходимым навыкам и знаниям. Организуйте тренинги, семинары и другие мероприятия для повышения квалификации. |
| Внедрите методологию | Разработайте и внедрите методологии управления проектами, которые соответствуют целям и задачам вашей организации. |
| Обеспечьте коммуникацию | Обеспечьте эффективную коммуникацию между участниками проектов. Организуйте совещания, встречи и другие мероприятия для обмена информацией и обсуждения проблем. |
| Проводите мониторинг и анализ | Регулярно отслеживайте ход выполнения проектов и анализируйте полученные данные. Это позволит выявить тенденции и закономерности, а также предложить улучшения процессов управления проектами. |
| Оценивайте результаты | Оценивайте результаты работы проектного офиса и вносите необходимые изменения. Это поможет улучшить процессы управления проектами и достичь поставленных целей. |
| Внедрите систему управления проектами | Структурировать, оптимизировать и частично автоматизировать все вышеуказанные процессы поможет система управления проектами. |
Чем актуально внедрение системы управления проектов в Проектный офис
Система управления проектами — это набор инструментов, методов и процессов, собранные в едином пространстве для планирования, выполнения, контроля и завершения проектов. Она помогает организациям эффективно управлять ресурсами, временем и рисками, связанными с проектами.
Для Проектного офиса внедрение системы управления проектами — шаг к увеличению эффективности процессов, их структурированию, центровке и упорядочиванию.
Основные элементы учтены в системе управления проектами
Методология, т.е. набор принципов, подходов и процедур, которые определяют, как организация управляет проектами. Методология может быть основана на различных моделях, таких как Agile, Scrum, Kanban и т. д.
Инструменты, т.е. программное обеспечение, приложения и другие технологии, которые помогают планировать, отслеживать и контролировать проекты. Система управления проектами может включать в себя отдельные инструменты управления задачами, календари, отчеты и т. п.
Процессы, т.е. последовательность действий, которые выполняются для управления проектами. Процессы могут включать планирование, выполнение, контроль, мониторинг и завершение проектов.
Основная цель системы управления проектами — обеспечить успешное выполнение проектов в рамках установленных сроков, бюджета и качества. Система управления проектами позволяет организациям оптимизировать использование ресурсов, снижать риски и повышать эффективность работы.
Актуальные российские системы управления проектами: выбор есть
До активной реализации плана по импортозамещению в российских Проектных офисах чаще внедряли иностранные системы управления проектами: Microsoft Project, Wrike, Jira, Asana, Zoho Projects и др.
Сегодня российский рынок ПО не уступает западным аналогам и предлагает функциональные системы управления проектами, среди которых:
- Битрикс24,
- ПланФикс,
- линейка продуктов 1С:PM,
- КСУП ADVANTA,
- Простой бизнес и другие.
Сравнение российских систем управления проектами — в материале «Топ-7 отечественных систем управления проектами»
Проектный офис и система управления проектами как единое целое
Система управления проектами играет ключевую роль в работе проектного офиса, так как она обеспечивает
- эффективное планирование,
- организацию,
- контроль и мониторинг проектов.
Среди положительных эффектов от внедрения системы можно выделить:
Централизация данных
Система управления проектами позволяет централизовать все данные о проектах, что упрощает доступ к информации для всех участников проектного офиса. Это помогает избежать дублирования усилий и ошибок, а также обеспечивает более точное планирование и контроль.
Планирование и организация, исключая ошибки
Система предоставляет инструменты для планирования проектов, включая определение сроков, ресурсов, бюджета и рисков. Она помогает организовать работу команды, распределить задачи и отслеживать прогресс выполнения проектов.
Регулярный контроль и мониторинг
Система позволяет осуществлять постоянный контроль за ходом выполнения проектов и своевременно реагировать на возникающие проблемы. Она автоматизирует сбор отчетов и аналитики, которые помогают оценить эффективность работы проектного офиса и внести необходимые корректировки.
Точное управление рисками
Система помогает идентифицировать, оценивать и управлять рисками проектов. Она предлагает инструменты для разработки стратегий минимизации рисков и контроля за их выполнением.
Выстроенная коммуникация со всеми участниками
Система обеспечивает эффективную коммуникацию между участниками проектов, позволяя обмениваться информацией, обсуждать проблемы и принимать решения. Это способствует более слаженной работе команды и повышению эффективности проектного офиса.
Пространство для развития и обучения
Система может предоставлять обучающие материалы и ресурсы для повышения квалификации сотрудников проектного офиса. Она помогает осваивать новые методы и подходы к управлению проектами, что способствует развитию профессиональных навыков и компетенций.
Прогнозирование и оптимизация
Система позволяет анализировать результаты работы проектного офиса и выявлять тенденции и закономерности. На основе этого анализа можно оптимизировать процессы управления проектами и повысить их эффективность.
Результаты внедрения системы управления проектами в Проектном офисе
Повышается эффективность работы
Система управления проектами позволяет автоматизировать рутинные задачи, такие как планирование, отслеживание прогресса и отчетность. Это освобождает время сотрудников для более важных и творческих задач.
Улучшается коммуникация
Системы управления проектами обеспечивают централизованное хранение информации о проектах, что упрощает обмен данными между участниками команды. Это способствует более эффективному взаимодействию и сотрудничеству не только внутри Проектного офиса, но и с внешними заинтересованными лицами.
Снижаются риски — больше шансов на успех
Система управления проектами помогают идентифицировать и оценивать риски, а также разрабатывать стратегии их минимизации. Это повышает вероятность успешного завершения проектов.
Повышается уровень проектной грамотности и культуры
Многие системы управления проектами предлагают обучающие материалы и ресурсы для повышения квалификации сотрудников. Это помогает сотрудникам осваивать новые методы и подходы к управлению проектами, что способствует их профессиональному росту.
Появляется прозрачность проектного управления
Системы управления проектами создают отчеты и аналитику, которые позволяют сотрудникам видеть полную картину работы над проектами. Это обеспечивает прозрачность процессов и облегчает контроль за выполнением задач.
Происходит полная оптимизация процессов
Внедрение системы управления проектами способствует оптимизации рабочих процессов, что приводит к повышению производительности и снижению затрат.
Заключение: понимание ценности Проектного офиса — двигатель культуры управления проектами
.png)
За прошедшее десятилетие уровень зрелости проектного управления в крупных компаниях, в госкомпаниях стал очень высоким — там, где была поддержка проектного управления, выделение значительных средств. Если оценивать общий уровень зрелости российского бизнеса в управлении проектами, то он скорее будет средним, невысоким
Дмитрий Мезенин — генеральный директор ADVANTA
Для развития проектного управления в России необходимо понимать ценность Проектного офиса, которую определяют:
- стандартизация проектного управления и методологий управления проектами, что особенно важно для крупных организаций и государственных структур,
- постоянный обмен опытом и знаниями в области проектного управления,
- развитие профессионального сообщества,
- апробация и содействие новым технологиям,
- обучение и развитие управленческих кадров,
- поддержка государственных инициатив, особенно в период активного роста, развития и перезапуска отраслей,
- повышение здоровой конкурентоспособности среди российских компаний на внутреннем и международном рынках.
Благодаря внедрению системы управления проектами деятельность Проектного офиса может существенно расширить свои возможности и полномочия. А значит — делать вклад в развитие российской проектной культуры и экономики.
