Строим дом – систему проектного управления

Внедрение системы управления проектами на предприятии можно сравнить со строительством многоэтажного здания. Каждая стадия имеет свой результат. Подготовка фундамента – это постановка целей и выбор системы управления. Строительство – это адаптация системы и ее внедрение в бизнес-процессы компании. Отделочные работы – обучение персонала и ввод исходных данных в систему. Заселение жильцов – начало эксплуатации системы.

Существует множество программных решений, облегчающих управление бизнесом и его проектной деятельностью. Они автоматизируют сложные процессы внутри предприятия, организуют работу подчиненных, объединяя коллектив в одной информационной системе, помогают формировать планы дальнейшего развития. Каждое из них имеет свои индивидуальные особенности, свой подход к решению различных задач. Поэтому важно не ошибиться в выборе подходящей системы.

Программное обеспечение любого уровня всегда проходит определенные стадии внедрения на предприятии. Но, до наступления этого важного шага, необходимо ответить на вопрос: «В какой момент требуется внедрение системы?» Для этого руководителю бизнеса необходимо понимать, какие цели он преследует, и как будет проходить процесс.

Когда наступает момент начала строительства дома – системы управления проектами?

Какого бы масштаба не было предприятие, если Вы начинаете задумываться об эффективности работы Ваших подчиненных или хотите разложить по полочкам деятельность каждого подразделения, то время внедрения пришло. Система управления проектами поможет организовать планирование деятельности компании и структурировать проекты. А момент, когда Вы решитесь на повышение эффективности управления и, как следствие, ускорение развития бизнеса, зависит только от Вас.

Фундамент проектного управления  

Строительство любого дома начинается с хорошо подготовленного фундамента. Так и для эффективного внедрения системы управления проектами, директор должен понимать, для чего будет предназначена новая система управления, и какие выгоды она принесет его бизнесу. А руководители подразделений должны быть готовы к обучению и работе в новой системе.

Чтобы дом стоял основательно, площадку подготавливают к строительству и устанавливают фундамент. С первых дней запуска проекта по созданию системы управления проектами директор должен принимать активное участие в постановке задачи и изучении альтернативных продуктов. Таким образом, формируя четкое представление о задачах, стоящих перед поставщиком программного решения.

Выбор системы управления, это сложный и ответственный момент, здесь не стоит торопить события. Лучше основательно подойти к этому вопросу и потратить достаточное количество времени на взвешенное решение. Для более глубокого изучения систем управления проектной деятельностью и бизнесом, советуем Вам прочитать нашу статью «Путь воина – управление бизнесом через проекты». В ней подробно описаны наиболее сильные стороны конкурентных решений, по сравнению с системой Адванта.

Чем масштабнее система управления, тем более масштабную деятельность можно охватить с её помощью.  Если Вы подберете неправильный инструмент, ошибетесь с масштабом, то не сможете организовать эффективное управление в своей компании. В таком случае, система станет не решением, а обузой для предприятия, замедляющей его развитие и отнимающей время.

Многоэтажная система управления проектами  

Фундамент готов, Вы выбрали систему управления проектами предприятия. Теперь необходимо настроить ее под Вашу организацию в соответствии с бизнес-процессами и назначить ответственных руководителей за каждый процесс.

Начинаем строительство дома, постепенно отстраивая каждую квартиру до самой крыши. Но строить дом можно разными способами: заливать каждый этаж бетоном или сразу ставить каркасные панели. С выбором метода внедрения системы – то же самое. Есть два варианта внедрения системы на предприятии:

1. Систему управления проектами настраивают под Ваше предприятие специалисты-интеграторы, при этом учитываются все Ваши пожелания. Этот вариант может быть очень долгим и трудоемким, естественно, финансовые затраты в этом случае увеличиваются, но полученный результат удовлетворит любого, даже самого взыскательного клиента.
    
2. Установка коробочной версии — система уже имеет несколько вариантов решений, которые представлены в коробочных версиях. Вы просто выбираете необходимый вариант и внедряете его в свой бизнес. При этом Вы будете пользоваться, возможно, не всем представленным функционалом, но срок внедрения системы и затраты будут меньше в несколько раз.

Выбор сделан, дом начинают заливать или ставить каркасные плиты, теперь необходимо организовать работу по их монтажу. Вам необходимо назначить руководителей на каждый ответственный участок, которые будут организовывать управление в своем отделе.

Количеству направлений Вашего бизнеса будет соответствовать количество портфелей проектов в системе управления. В каждом из них будет находиться структурированный список проектов, в которых будут работать и создавать задачи сотрудники и руководители.

Для эффективного переноса деятельности предприятия в систему управления проектами желательно регламентировать бизнес-процессы компании. Регламенты необходимы для определения рекомендуемых и обязательных правил действий в рамках информационной системы. Кроме того, регламентация поможет персоналу компании быстрее сориентироваться и начать работу в новой системе. Имея перед глазами понятное описание процесса, действий и правил, деятельность каждого работника будет результативней.

Облицовка и запуск системы управления проектами  

Дом построен, стены готовы к утеплению и покраске, скоро смогут заезжать первые жильцы.

Сотрудники обучены и всем назначены права доступа, руководящие посты заняты организацией работы в системе своих подразделений, в системе можно начинать вести проектную деятельность.

При этом Вам необходимо на собственном примере показывать персоналу заинтересованность в нововведении, поощрять активных пользователей и стимулировать пассивную часть работников. Работа в системе директора – один из важнейших факторов успеха проекта.

Итак, дом построен, а система управления проектами прошла успешный путь интеграции с Вашим бизнесом.

Теперь она станет Вашим верным помощником. Система поможет сфокусировать сотрудников на нужном направлении развития, уберечь от нежелательных ошибок и поднять корпоративный дух на новый уровень. Вместе с развитием персонала, будет развиваться Ваш бизнес, обрастая все новыми направлениями, принося стабильно растущую прибыль.