Тайм-менеджмент руководителя проекта: как соблюдать сроки и работать с заказчиком
Срывы сроков по проектам, высокая загруженность по задачам, регулярные коррективы в планировании, управление командами разной численности и состава — успех руководителя проекта во многом зависит от грамотного тайм-менеджмента.
Если вы интересуетесь методами и инструментами для контроля сроков, чтобы избежать проблем в проекте и своевременно выполнять задачи, а также способами улучшить качество управления проектами в целом, об управлении временем полезно знать как можно больше.
Содержание
- Тайм-менеджмента руководителя как система
- Роль тайм-менеджмента руководителя проекта в работе с заказчиком
- Рекомендации по улучшению тайм-менеджмента
- Управление сроками проекта: как избежать проблем и использовать инструменты контроля сроков
- Другие советы по эффективной организации работы руководителя проектов
- Заключение
Тайм-менеджмента руководителя как система
Тайм-менеджмент руководителя проекта — это система методов и приемов, направленная на эффективное планирование, организацию и контроль временных ресурсов в процессе реализации проекта.
Он включает в себя несколько ключевых компонентов:
| Приоритеты руководителя | Содержание |
| Планирование | Включает в себя определение целей проекта, сроков выполнения задач и распределение ресурсов. Важно создать четкий график, включая все ключевые этапы и сроки. |
| Приоритизация задач | Руководитель проекта должен уметь выделять наиболее важные и срочные задачи, чтобы сосредоточить усилия команды на тех аспектах работы, которые имеют наибольшее значение для успеха проекта. |
| Контроль выполнения | Включает отслеживание прогресса выполнения задач, в том числе с помощью различных инструментов (например, диаграмму Ганта, Kanban-доски и т.д.). Регулярная проверка статуса задач помогает предотвращать задержки и корректировать план при необходимости. |
| Коммуникация | Эффективная коммуникация с командой и заказчиком является важной частью тайм-менеджмента. Руководитель проекта должен уметь донести до всех участников проекта актуальную информацию о сроках и изменениях. |
| Адаптация и гибкость | Тайм-менеджмент также подразумевает способность быстро реагировать на изменения внешней среды, корректировать график и распорядок работы в ответ на возникающие риски или требования со стороны заказчиков. |
Как систему знаний и навыков, тайм-менеджмент руководителя проектов можно совершенствовать — при помощи различных подходов, методов, инструментов и, конечно, личного желания специалиста развиваться.
Роль тайм-менеджмента руководителя проекта в работе с заказчиком
Четко выстроенный тайм-менеджмент помогает руководителю эффективнее взаимодействовать с заказчиком. Его роль многогранна и охватывает различные направления проектных процессов.
Управление ожиданиями
Эффективный тайм-менеджмент помогает руководителю создавать реалистичные ожидания у заказчика по срокам выполнения и результатам. Это позволяет избежать разочарований и недоразумений.
Устойчивость к изменениям
В случае изменения требований заказчика, наличие гибкого и адаптивного тайм-менеджмента позволяет использовать новые подходы без значительного ущерба для графика выполнения проекта.
Поддержка регулярной отчетности и прозрачности проектного управления
Руководитель проекта, который успешно управляет временем, может предоставить своевременные и точные отчеты о ходе выполнения проекта, тем самым укрепляя доверие заказчика и поддерживая прозрачность процесса.
Своевременная обратная связь
Эффективный тайм-менеджмент позволяет быстрее реагировать на запросы и отзывы от заказчика, что в свою очередь способствует улучшению взаимоотношений и повышению удовлетворенности клиента.
Тайм-менеджмент руководителя проекта становится ключевым инструментом для достижения целей и успешной реализации проектов в согласованные сроки, что является важным аспектом в работе с заказчиком.
Улучшение тайм-менеджмента в проектном управлении требует
- изменений в профессиональных подходах,
- использования эффективных инструментов,
- освоения полезных навыков и личных привычек.
Рекомендации по улучшению тайм-менеджмента
От эффективной работы руководителя зависят командные результаты и нередко положение компании на рынке. Способность делать максимальное количество дел за минимальное количество часов — целое искусство. Но это не самое главное.
Что вы подразумеваете под эффективностью? Умение спланировать свой день по минутам и ни в коем случае не отвлекаться на внешние факторы? Если вы видите себя в роли исполнителя, конечно.
Однако продуктивность руководителя измеряется не в количестве выполненных задач, а в качестве их выполнения. Правильным будет вопрос, как не упасть в качестве, если процессов, за которые вы ответственны, больше, чем рабочих часов?
Расставляйте приоритеты
Используйте метод матрицы Эйзенхауэра, чтобы разделить задачи на экстренные и важные. Это поможет сосредоточиться на наиболее значимых делах.
Используйте матрицы принятия решений и ожиданий, чтобы ускорить и/или скорректировать процессы внутри проектной команды.
Создавайте и следуйте четкому плану
Разрабатывайте детальный план проекта с определением ключевых этапов и сроков. Он должен быть доступен всем членам команды и обновляться по мере необходимости.
Устанавливайте четкие временные рамки
Определите конкретные сроки для выполнения задач. Ограничение времени может повысить продуктивность. Например, используйте технику помодоро: работайте 25 минут и затем делайте 5-минутные перерывы.
Корректируйте часы работы
Основательно подойдите к вопросу сроков. Если задача не требует срочного решения, лучше уделить ей еще полчаса завтра и иметь возможность оперативно включиться в возникший форс-мажор. Не делайте ваши часы принципом, ваша гибкость – гораздо более ценное качество.
Рабочие процессы станут менее трудоемкими, если вы научитесь распределять нагрузку и создавать слаженную работу внутри коллектива.
Проводите регулярные проверки и корректировки
Проводите регулярные собрания команды для обсуждения статуса проекта и устранения возможных проблем. Это может быть как ежедневный стендап, так и еженедельные обзоры.
О решениях, которые работают в плюс — в материале «Документация в проектах: как избежать хаоса и наладить контроль исполнения»
Делегируйте
Цели команды совпадают с вашими. Поэтому не бойтесь делегировать задачи членам вашей команды. Это не только освободит ваше время, но и способствует развитию навыков у других людей.
Как делегировать, когда нет времени разобраться в процессах
Думайте не над задачами, а над конечным результатом Ставьте перед сотрудниками четкую итоговую цель. Формулируйте сразу свои ожидания так, чтобы время на постановку дел и сроков ушли прямо в ответственные руки.
Подумайте, не пришло ли время для новых кадров. Если у вас складывается понимание, что вы не будете успевать (вне зависимости от способа делегирования), наймите себе ассистента. Он быстро подхватит не только связь с отделами, но и ваши сторонние операционные задачи.
Помните: работа компании не остановится без вас. Пересмотрите и оцените регламент работ. Если все действительно идет стабильно, не растрачивайте свободные минуты на ежедневную постановку задач и обращайтесь к пункту №1.
В случае нестабильности процессов передайте оценку и критерии руководителям или наймите отдельного сотрудника, который будет отвечать за регламенты работы и связь с другими отделами.
Подключайте больше коллег для решения совместных вопросов
Вы — голова процесса. Грамотно использовав возможности вашей команды, вы не только расширите пул готовых решений, но и сможете регулировать деятельность в процессе.
Уходите от многозадачности
Мы часто оказываемся в ситуации, когда все задачи — очень важные и срочные. Но давайте признаем: на то, чтобы сделать все хорошо, нам банально не хватит внимания.
Многозадачность приводит к расфокусу. А также к тратам ресурсов: временных, финансовых и пр. И самое главное — отсутствию хорошего результата.
Попытки делать несколько вещей одновременно могут снизить общую продуктивность. При большом количестве дел ни одно из них не будет сделано качественно.
Сосредоточьтесь на одной задаче за раз (максимум две). Завершите одно дело, получите результат. Сделайте выводы. И только после этого переключайте внимание на другое.
Если задача предполагает несколько этапов, вспомните про метод слона, или декомпозицию задач.
Декомпозиция задач — ешьте слона по частям
Любую объемную задачу — в практике тайм-менеджмента слона — необходимо разделить на «стейки» и «есть» по частям, продумав четкий график. В жизни каждого руководителя случалось столкнуться с масштабным проектом, к которому и не знаешь, как подойти.
Действуйте осознанно и аккуратно. Декомпозиция задач помогает сократить количество ошибок. Основные шаги процесса можно варьировать.
Как провести декомпозицию задач
Разделите задачу на направления
Определите роли в команде
Распределите задачи по принципу «справимся силами собственной команды» и «имеет смысл обратиться за внешней помощью»
Поищите информацию Это отдельный масштабный шаг, не стоит им пренебрегать. Спектр широк: от поиска подрядчика до изучения новой сферы деятельности.
Зафиксируйте все ресурсы, которые вам необходимо использовать в проектной деятельности.
Пропишите сроки и план действий по каждой задаче и по всему проекту в целом.
Любая трудность перестает быть таковой, если разбить на понятные и менее крупные пункты.
Выстройте управление рисками
Определяйте возможные риски заранее и разработайте планы на случай их возникновения. Это позволит избежать потери времени на решение неожиданных проблем. Вы увидите, что именно и когда может затормозить работу вашей команды, оперативно найти решение.
Куда расти руководителю проектов — отвечаем на курсе «Как построить систему управления проектами?»
Управление сроками проекта: как избежать проблем и использовать инструменты контроля сроков
Инструменты для тайм-менеджмента помогают не только самому руководителю проектов держать руку на пульсе, но дают возможность избежать проблем и контролировать сроки выполнения.
Эффективное управление сроками проектов можно организовать благодаря отечественному программному обеспечению и различным инструментам, в т.ч.:
- системам учета времени (среди них Битрикс24, CrocoTome, Kickidler, HubEx и другие),
- календарным приложениям (в т.ч. Kaiten, JCat, Shtab и другие),
- инструментам для коммуникации (в т.ч. Slack, помимо уже перечисленных),
- методам управления задачами с визуализацией (Kanban, Scrum, Гант и т.п.),
- системам работы с документами (например, Naumen, различные системы для ЭДО, продукты гигантов Яндекс 360 и 1С и пр.),
- системам управления проектами (среди которых ADVANTA, продукты 1С и другие).
Опыт внедрения системы управления проектами для контроля сроков «в кейсе ПНППК»
Последние особенно эффективны для контроля исполнения сроков, т.к. единая система управления проектами объединяет все перечисленные инструменты и функционал в одном пространстве и позволяют:
| Возможности системы | Подробнее |
| Планировать задачи | Создавать графики работ, устанавливать сроки выполнения задач и следить за их соблюдением. |
| Отслеживать прогресс | Системы предоставляют инструменты для отслеживания хода выполнения проектов, что позволяет своевременно выявлять задержки и принимать меры по их устранению. |
| Управлять ресурсами | Можно эффективно распределять ресурсы между задачами, чтобы оптимизировать сроки и повысить производительность. |
| Анализировать риски | Системы помогают анализировать возможные риски и разрабатывать стратегии их минимизации, что способствует более точному планированию сроков. |
| Обеспечивать коммуникацию | Они обеспечивают эффективное общение между участниками проекта, что помогает избежать недоразумений и ускорить процесс принятия решений. |
Используя рекомендации и современные многофункциональные инструменты, руководитель проектного управления сможет значительно улучшить свой тайм-менеджмент, повысить производительность команды и обеспечить успешную реализацию проектов.
Другие советы по эффективной организации работы руководителя проектов
Пользуйтесь календарем
Ссылайтесь на него, чтобы коллеги знали, когда к вам можно подойти с вопросом. Между сессиями можете выделять время на возникающие задачи или отдых.
Вы будете четко видеть, сколько задач потенциально способны выполнить за рабочие часы, а также сможете предостеречь себя от переработок из-за всплывающих вопросов и весомого количества обещаний.
Разграничивайте свои и поступающие задачи
Если взялись за дело, выделите 1-2 часа, уведомите коллег о вашей занятости и успешно завершите задачу.
Выбирайте дни для звонков
Выделите пару дней в неделю только на созвоны. Перепрыгивая от задачи к задаче, очень трудно сконцентрироваться, так что целесообразнее будет разделить вашу неделю на дни без созвонов для налаживания всех процессов и на дни, которые вы используете для связи с партнерами и удаленными подчиненными.
Контролируйте продолжительность звонков
Если вы ставите созвон с менеджером продолжительностью в час, подготовьтесь к встрече так, чтобы не обсуждать поднятый вопрос больше положенного времени. Задержки даже на полчаса очень сбивают расписание всего дня. А сколько таких продолжительных созвонов еще предстоит провести?
Контролируйте время на работу с сообщениями
Все мы не понаслышке знаем, как много времени тратится на переписки. Это проблема как на работе, так и вне. Если ваши сотрудники будут знать, что вы ограничиваете просмотр сообщений до часа-двух в день, они будут ждать ответ в конкретный промежуток времени и не будет хаоса в течение дня. А вы будете держать свой фокус на текущих задачах.
Регулируйте количество согласований
Излишние согласования не только занимают драгоценное время, но и лишают ваших подчиненных чувства ответственности. Дайте точку развития сотрудникам, а себе — возможность заняться приоритетными задачами.
Пользуйтесь принципом «достаточно хорошо»
В английском языке есть фраза — «сделанное лучше идеального» (досл. Done is better than perfect). Это устойчивое выражение отлично отражает адекватный подход к процессу руководства и ведению бизнеса.
Достаточно хороший результат предполагает такой уровень отношения к задаче, который удовлетворит вас и при этом будет посильным для исполнителя. Нет смысла стремиться к идеалу, когда речь идет о потоковых процессах и решениях. И очень ценных ресурсах — времени и скорости.
Оказавшись в ситуации, когда хочется или необходимо делегировать собственную (важную / текущую / срочную) задачу другому сотруднику, сделайте ставку на адекватные ожидания и принцип «достаточно хорошо».
Заключение
Тайм-менеджмент руководителя проекта — ключевой инструмент для достижения целей и успешной реализации проектов в согласованные сроки, что является важным аспектом в работе с заказчиками и другими заинтересованными сторонами.
Улучшение тайм-менеджмента в проектном управлении требует как изменений в личных привычках и подходах, так и использования эффективных инструментов.
Не стоит нести все процессы компании или отдела на своих плечах. Гораздо более эффективно будет довериться своей команде и вовремя следить за промежуточными результатами. Например, с инструментами ADVANTA работа со сроками и ответственными не просто фиксируется в единой системе, а отслеживается по параметрам прогресса, эффективности и качества.
Некоторые процессы (например, отчетность) можно ускорить за счет автоматизации, при этом сотрудники смогут больше времени и внимания уделять креативным задачам.
Оценивайте и аргументируйте сроки здраво еще на этапе обсуждения деталей проекта.
Общайтесь с командой, слушайте мнение своих экспертов. Опытные сотрудники подскажут, на чем стоит сделать акцент и сколько времени потребуется.
Планируйте все этапы, определяйте и прописывайте сроки для решения каждого шага.
Назначайте ответственных за каждый этап, вводите четкую единую структуру для проверки соответствия сроков и результатов.
Стремитесь к балансу и придерживайтесь базовых требований.
Выгоды
7 – 52% снижения отклонения по срокам проектов
5 – 34% сокращения отклонения по проектным бюджетам
45 – 200% увеличения количества единовременных проектов при тех же ресурсах
Какие результаты можно ожидать?
На 16 – 54% уменьшаются трудозатраты проектного офиса на контроль
На 10 – 28% увеличивается скорость принятия решений
На 40 – 71% повышается скорость эскалации проблем и согласований
На 13 – 49% экономится время руководства на совещания и контроль
На 50 – 77% сокращаются трудозатраты на рутинные процессы
На 18 – 53% снижается количество рабочих ошибок
