Удаленный проектный офис – традиционный формат или тренд времени?

Елена Филипова, руководитель корпоративного проектного офиса «Адванта Консалтинг», сертифицированный специалист Project Management Institute, квалификация Project Management Professional (PMP), автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации»

В последнее время про удаленную работу не пишет только ленивый. При этом для большинства переход на дистанционный формат – это временные меры для обеспечения нормальной рабочей среды в сложный период. Действительно, для многих очная работа – необходимость, ведь никакие средства не могут заменить общение лицом к лицу. Для офиса управления проектами все не так. На мой взгляд, такое подразделение изначально не ориентировано на очную работу. Многие проектные офисы не умеют эффективно использовать время, и массовый переход на дистанционный формат способен поставить их на верные рельсы.

Чем занимается проектный офис и почему дистанционная работа – его формат        

Начну с очных встреч. Очные совещания и встречи – самый эффективный способ передачи информации и, конечно, самый дорогостоящий. Эмоции, мимика и жесты передают до 70% информации, в то время как слова – только 30%. Применение систем видеоконференций пока не может заменить живое взаимодействие, а общение в чатах порой больше затягивает решение вопроса, чем несет позитивный характер.  Я – «за» очный контакт и всегда стараюсь прибегать к нему, находясь в роли руководителя проекта или просто менеджера в команде исполнителей. Но сама организация таких совещаний всегда была делом непростым. Даже находясь в рамках одного здания, участники могут тратить до 30 минут просто на организацию очных встреч. Например, когда я работала в крупном банке, наш конференц-зал находился на пятом этаже. 17 участников проектного комитета трудились на разных этажах, поэтому они должны были за 10 минут до совещания покинуть свои рабочие места, чтобы дойти до зала и приготовиться к заседанию. Добавляем обратный поход к своим кабинетам, приветствия и вопросы по ходу движения и получаем еще 15-20 минут.

В процессе организации работы офиса управления проектами очные встречи несут другой смысл. По большому счету, проектный офис обеспечивает формальный канал связи между руководителями проектов (проектными командами) и руководством, принимающим решения в обе стороны. То есть самыми главными задачами такого подразделения являются: грамотный сбор данных о выполнении проектов, анализ информации и подготовка сводной отчетности, организация формальных решений по проектам и контроль за тем, чтобы эти решения были применены в проекте. Что из этого критично выполнять при очном взаимодействии?

• Сбор данных о выполнении проектов. Получение статуса исполнения проекта – это точно удаленная работа. Уже давно, со времен изобретения телефонов (даже проводных), информацию о статусе собирают удаленно.
• Анализ информации и подготовка сводной отчетности. Формирование различной отчетности, графиков и диаграмм – аналитическая работа, которую большинство (и лично я) предпочитают делать подальше от шума и офисной суеты. А если такие отчеты и нужно согласовывать, то эти согласования точно не требуют очных совещаний. 
• Организация формальных решений. Проведение разного рода совещаний – действительно очная работа. НО! Корпоративный проектный офис не высказывает свою точку зрения по проекту, у него ее просто не может быть. Я много раз участвовала в таких совещаниях и была обязательным участником проектного комитета, но сама позиция руководителя офиса управления проектами не давала мне права эмоционально защищать проект или обвинять в недоработках команду. Мы должны были предоставлять информацию и фиксировать решения, а на дополнительные вопросы все равно приходилось отвечать руководителю проекта. Фактически очное присутствие представителя проектного офиса необязательно, нужно лишь точно передать заранее подготовленную информацию, которая достаточна для принятия решения. В организации передачи таких данных больше помогают шаблоны документов, форма отчетов и регламент заседаний, чем очное участие ПрОф.
• Контроль за выполнением решений руководства в проекте. Контролировать исполнение поручений для офиса управления проектами означает скорректировать планы выполнения или контролировать исполнение конкретных поручений. Такая работа также не должна занимать очного времени. Дело лишь в умении формулировать те самые поручения и решения.

Необходимые условия для быстрой продуктивной работы

Конечно, удаленная работа предполагает наличие соответствующего инструмента. Нужно уметь быстро и корректно собирать информацию, задавать вопросы и участвовать в обсуждениях, фиксировать в программных продуктах решения и контролировать исполнение. Это целый комплекс задач, решение которых довольно просто обеспечит проектный офис, имея необходимые инструменты. Да, речь об информационной системе управления проектами, но и не только о ней.

1. Нужен, в принципе, доступ к данным из удаленной точки, а это вопрос информационной безопасности, хотя и он вполне решаем.
2. Необходим инструмент для проведения онлайн-совещаний и веб-конференций. Ведь несмотря на перечисленные основные шаги у офиса управления проектами регулярно возникает множество вопросов, которые нужно проводить в быстром очном коротком формате. Участие в совещаниях по подготовке проектов, установочные совещания, организация совещаний с командами проектов, участие в проектных комитетах, обучения и т.п. Все это реально эффективно организовать в дистанционном формате.
3. Нужна система для фиксации решений и доступ к ней сотрудникам офиса управления проектами. Речь про системы электронного документооборота, которые позволяют быстро ориентироваться в потоке управленческих решений.
4. Наконец, нужна система для учета планов проектов и отчетов по ним. И это, конечно, ИСУП – информационная система управления проектами.

В своей практике я использую только этот набор, который позволяет создавать качественный сервис для компаний разного масштаба. Работая в составе крупного финансового холдинга, мы контролировали проекты территориального развития, которые выполнялись в 11 различных филиалах. Почти все проекты развития инфраструктуры собирали в свои команды участников разных офисов и городов, которые успешно взаимодействовали через ИСУП. Все совещания по статусу проектов, кроме проектных комитетов, мы проводили дистанционно.

С переходом в компанию «Адванта Консалтинг» я продолжаю применять эти инструменты, которые позволяют проектному офису территориально находиться в Казани и управлять портфелем проектов, участники которых разбросаны по стране и за ее пределами. Все совещания, включая проектные комитеты, проводятся дистанционно. Контроль всех работ, отчетность и все данные по проектам находятся в рамках системы ADVANTA.

Три принципиальных решения для перехода в дистанционный формат

Дистанционный формат офиса управления проектами – реальный способ повысить эффективность управления, использовать современные подходы в организации контроля проектов и снизить потери очного формата работы.

Чтобы изменить ваш формат, потребуется три принципиальных шага:

1. Ориентация руководства на формальную письменную фиксацию информации о проектах и приемка решений на основе данных проектного офиса. Нужно утвердить единый источник правды о проектах и полностью доверять ему.
2. Готовность руководства к регулярным дистанционным совещаниям. Необходимо организовать проектные комитеты и совещания по статусу проектов в дистанционном формате. Это снизит нагрузку на участников, высвободит их время и снизит влияние чужого мнения. Как минимум, сделать такое участие для проектного офиса.
3. Приобретение программного продукта для хранения, анализа и обработки данных о проектах. С наличием централизованного хранилища данных о проекте эффективность работы проектного офиса повышается, в принципе. А такие процессы, как сбор данных, формирование отчетности и информирование заинтересованных сторон и вовсе автоматизируются.

Пример формы для сбора отчетности в системе ADVANTA

Пример отчета для представления статуса проектному комитету в системе ADVANTA

Пример дашборда по управлению портфелем проектов в системе ADVANTA

Пример дашборда по контролю процессов управления в системе ADVANTA

Получить подробную информацию и задать все интересующие вас вопросы автору статьи Елене Филиповой вы сможете на вебинаре «Удаленный проектный офис» 2 апреля в 14.00 (мск).