Управление ИТ-проектами: инструменты для успеха
Управление IT-проектами — важный и сложный процесс, который требует наличия как технических, так и управленческих навыков. Из материала вы узнаете, какие инструменты повышают эффективность и производительность управления ИТ-проектами.
Содержание
Специфика управления IT-проектами
Управление IT-проектами — процесс, который в российских компаниях понимается довольно широко.
Одни подразумевают под ним вывод новых продуктов как для внутреннего пользователя, так и для внешнего потребителя. Другие включают в этот процесс мероприятия по модернизации проектной деятельности и бизнеса в целом: например, закупку оборудования, внедрение специализированного программного обеспечения и пр.
Управление IT-проектами предполагает системный подход к планированию, исполнению и контролю проектов в области информационных технологий. Этот процесс охватывает множество аспектов, включая организацию команды, распределение ресурсов, оценку рисков, управление временем и бюджетом, а также взаимодействие с заинтересованными сторонами.
Методологии управления IT-проектами
Разработка и запуск нового IT-продукта, курс на IT-модернизацию бизнеса — задачи разные, но в корне требующие одного: выбрать верную методологию ведения проектной деятельности.
Несколько популярных методологий управления проектами отлично подходят и для IT-направления. Каждая из них имеет свои особенности.
| Методология | Описание специфики |
| Agile | Гибкий подход, который предполагает итеративное выполнение работ и быструю адаптацию к изменениям. |
| Scrum | Подход, основанный на Agile, который акцентирует внимание на небольших командах и коротких итерациях (спринтах). |
| Waterfall | Каскадная модель с линейным подходом к управлению проектами. Каждая фаза должна быть завершена, прежде чем начнется следующая. Обычно это включает в себя этапы анализа требований, проектирования, разработки, тестирования и развертывания. Этот метод хорошо подходит для проектов с четко определенными требованиями и минимальными изменениями в процессе выполнения. |
| Kanban | Методология, акцентирующая внимание на визуализации процесса, используя доски Kanban для управления задачами. Эта система помогает контролировать рабочие процессы и оптимизировать производительность, предоставляя возможность командам видеть прогресс и идентифицировать узкие места. |
| Lean | Подход, направленный на уменьшение потерь и оптимизацию ресурсов. Основная цель заключается в создании ценности для клиента с минимальной задержкой и затратами. |
Успех в IT-проектировании достигается за счет последовательных и слаженных действий: планирования, выстраивания взаимодействия в команде, умения реагировать на изменения. Качество управления напрямую влияет на успеваемость проекта, его соответствие ожиданиям заинтересованных сторон и конечную стоимость.
Инструменты для управления IT-проектами, представленные на рынке
Одним из лучших решений для управления IT-проектов является система управления проектами — комплексное программное обеспечение, внутри которого пользователи могут
- найти различные инструменты по управлению проектами,
- актуализировать все детали,
- визуализировать необходимые процессы вплоть до мельчайших деталей,
- автоматизировать рутинные процессы,
- получать готовую отчетность и пр.
Система управления проектами представляет собой единое пространство, в котором участники проектной деятельности могут:
- параллельно планировать и вести большое количество проектов / портфель проектов,
- хранить всю информацию по проектам и уточнять в любой момент о текущих статусах, ресурсах и пр.
- коммуницировать друг с другом,
- использовать различные методы для расчета и отслеживания рисков, бюджетов, ресурсов и многое другое.
До активной реализации плана по импортозамещению в российских компаниях использовались иностранные системы управления проектами и задачами: Microsoft Project, Asana, Jira, Wrike, Zoho Projects, Slack и другие.
Российский рынок ПО предлагает свои системы управления проектами для IT-направления, среди которых:
- Битрикс24,
- КСУП ADVANTA,
- 1С:PM Управление проектами КОРП и 1С:PM Управление проектами ПРОФ,
- Простой бизнес,
- ПланФикс и другие.
Подробный обзор топ-7 отечественных систем управления проектами для автоматизации и оптимизации бизнеса.
Все эти разработки пользуются большим спросом с учетом курса на импортозамещение. Некоторые более совершенны и обладают возможностями кастомизации. Другие копируют западные аналоги визуально, но не дотягивают до оригинала по функциональности и наполнению.
Главное, что необходимо учесть при выборе системы, — фундаментальные процессы, которые вам предстоит отразить в системе (помимо выбранной методологии).
Какие аспекты управления IT-проектами важно учитывать
Правильно инициируйте проект
Всегда начинайте с определения цели и задач проекта. Проводите анализ целесообразности при разработке продукта или на старте модернизации. Выявляйте и фиксируйте требования. Согласовывайте основные параметры с заинтересованными сторонами.
В системе управления проектами все эти процессы можно фиксировать, визуализировать и запускать поэтапно.
Планируйте и отслеживайте
Разработайте детальный план проекта, включая временные рамки, бюджеты и ресурсы. Определите ключевые этапы (milestones) и задачи. Проведите оценку рисков и разработайте стратегию для их минимизации.
Контролируйте риски
Важной частью управления проектами является идентификация и управление рисками. Для эффективного управления рисками команда должна:
- идентифицировать риски, т.е. определять потенциальные проблемы, которые могут возникнуть в ходе проекта;
- анализировать риски, т.е. оценивать вероятность и воздействие каждого риска на проект;
- планировать реакции на риски: разрабатывать стратегии и действия, направленные на минимизацию воздействия рисков или использование возможностей;
- мониторить риски, т.е. постоянно отслеживать их на протяжении всего проекта и корректировать план по мере возникновения новых угроз.
Функциональная система управления проектами обычно предлагает пользователям отдельный пул инструментов для работы с рисками, а также решения для автоматизации этих процессов на каждом этапе.
Управляйте исполнением
Организуйте работу команды и распределите задачи. Следите за ходом выполнения задач, а также взаимодействием в команде, с заинтересованными сторонами. Управляйте изменениями в проекте при необходимости.
Благодаря централизованной работе в системе проектного управления ни один из этих процессов не потеряется и будет отображен.
Контролируйте и оценивайте
Оценивайте выполнения задач в соответствии с запланированными сроками и бюджетом. Выберите наиболее удобные критерии оценки проекта, а также периодичность и содержание контрольных точек.
Собирайте регулярные отчеты о ходе проекта. Анализируйте результаты и внесите коррективы в проект по мере необходимости.
Автоматизация в системе управления проектами позволяет не тратить много времени на эти задачи, особенно руководителю проектной группы.
Завершайте проект без потери истории и документации
Система проектного управления поможет убедиться в том, что все задачи выполнены, и результаты соответствуют ожиданиям. Вам останется получить обратную связь и провести анализ, чтобы подвести итоги.
Вся документация по проектам, а также история, маршрутная карта событий будут хранится в системе — для рефлексии, отслеживания роста компании или будущих инициатив.
Оптимизируйте и автоматизируйте бизнес-процессы ведения и управления проектами с системой ADVANTA. Как выглядит эффективная система управления проектами в критериях и цифрах, узнайте из материала ADVANTA
Управление ИТ-проектами: инструменты для успеха вы выбираете сами
Управление IT-проектами — многоаспектный процесс, который требует комплексного подхода к планированию, выполнению и оценке. Эффективная реализация проектов может существенно повысить конкурентоспособность компании и обеспечить успешное выполнение бизнес-стратегий.
Успех в этой области достигается за счет четкого планирования, эффективного взаимодействия в команде и умения реагировать на изменения. Качество управления напрямую влияет на успеваемость проекта, его соответствие ожиданиям заинтересованных сторон и конечную стоимость.
Что бы вы ни вкладывали в понятие «IT-проект» — желание создать что-то новое или усовершенствовать рабочие процессы, помните.
При всей специфике IT ключевым понятием здесь является «проект», что открывает отличные перспективы для развития проектной деятельности в вашем бизнесе и освоения проектного управления как мощного инструмента для развития.
