Управление командой проекта в организации

Команда и роли в проекте

Нет ничего более важного для успеха проекта, чем люди, из которых состоит проектная команда. Без хороших специалистов, обладающих знанием, опытом и мотивацией довести проект до нужного результата, планирование и вся работа над проектом быстро сойдет на нет. Формирование команды – один из первых шагов при запуске нового проекта. Без профессиональной команды вы не сможете достичь значительного прогресса в работе над проектом.

Проектное управление подразумевает под собой управление людьми (командой проекта), которые будут заниматься реализацией проекта. Формирование хорошей команды имеет большое значение в любой сфере бизнеса, но особенно важно при управлении проектом, чтобы обеспечить завершение задач в установленные сроки и в рамках бюджета. Процесс формирования команды может быть осложнен тем, что люди с определенным набором навыков будут необходимы в различных временных точках на протяжении всего проекта. Например, проект по разработке программного обеспечения может быть завершен на две трети до того, как понадобятся тестировщики. Следовательно, формирование команды проекта продолжается в течение всего времени его реализации.

Процесс часто затрудняется еще и тем, что, как правило, в системе управления команда проекта не имеет прямого контроля над всеми, кого бы они хотели привлечь к его реализации. Команде управления проектом, возможно, потребуется провести переговоры с теми, кто находится на должности, позволяющей обеспечить необходимое число людей с соответствующим уровнем знаний и опыта.

Эта ситуация распространена в тех проектах, где в реализации задействовано несколько подразделений компании, и отсутствие возможности обеспечить необходимое количество HR-ресурсов может повлиять на графики, бюджеты, удовлетворенность клиентов и качество исполнения. А еще и увеличить риск того, что проект не будет завершен в запланированные сроки и в рамках бюджета. Необходимое количество HR-ресурсов нужно закладывать на стадии планирования и составлять план управления командой проекта.

Как правило, существует два способа создания команды для проекта – формирование из сотрудников компании и привлечение людей извне. Есть плюсы и минусы обоих методов, и для достижения успеха в реализации крупного проекта, вероятнее всего, потребуется сочетание обоих способов.

Внутренние ресурсы

Привлечение людей, которые уже работают в организации, имеет ряд преимуществ, поскольку у них есть знания, необходимые для достижения цели проекта, даже если он углубляется в новую для компании область.
Многие из навыков, регулярно применяемых ими в своей работе, скорее всего, будут перенесены в задачи проекта, который им предстоит выполнить.
Кроме того, они уже получают зарплату, и вам не нужно будет брать на себя дополнительные расходы, связанные с привлечение новых участников.

Внешние ресурсы

Тем не менее, необходимо время от времени искать людей за пределами компании, в зависимости от того, какие задачи нужно решить и какие навыки будут востребованы в работе над проектом.

Необходимость тех или иных навыков в ходе реализации проекта.
Одна из возможностей – обеспечить достаточное количество дефицитных ресурсов.
Вы углубляетесь в новую область, с которой ваша организация еще не сталкивалась. В такой ситуации нанять новых людей с опытом в этом направлении – один из факторов успеха проекта.

Если вы нанимаете новых людей, план проекта должен содержать примечания с описанием требований к их компетенциям для гарантии того, что внешние ресурсы подобраны в соответствии с организационной политикой компании.

Новых людей можно нанять на полный рабочий день, частичную занятость или даже в качестве подрядчиков, с которыми вы работаете в определенный период времени. Для принятий решения по каждому потенциальному участнику команды проекта необходимо использовать различные оценки навыков и компетенций.

Для реализации проектов нужны профессионалы, обладающие достаточными навыками, компетенциями и опытом, чтобы выполнять различные роли. Для каждой конкретной роли в проекте подбираются участники с определенным набором знаний и компетенций. В этой статье используются термины:

«Команда проекта» или «Участники команды» имеют отношение к тем, кто непосредственно выполняет работы по проекту.
«Команда управления проектом» относится ко всем, кто имеет отношение к управлению проектом.

Команда управления проектом, как правило, является частью проектной команды и отвечает за общее управление проектом, развитие команды и руководство различными фазами жизненного цикла проекта: инициирование, планирование, выполнение, мониторинг и контроль, завершение.

Количество участников, назначенных на проект, может измениться по мере его развития, например, если люди нужны для конкретной технической экспертизы. Команда проекта должна быть сформирована как можно раньше, чтобы сотрудники смогли принять участие в планировании. Даже если члены команды не отвечают за планирование как таковое, многие из них будут знать, как следует выстроить процесс реализации проекта и сделать первоначальные оценки работ более точными.

Еще одна причина для привлечения участников команды на ранних стадиях планирования проекта заключается в том, что это позволяет укрепить нацеленность команды на достижение результатов. Это жизненно важно для успеха, но часто упускается из виду, поскольку не может быть измерено объективно и часто становится очевидным, когда проект сталкивается с проблемами.

Эту тему стоит рассмотреть подробнее, поскольку проектная работа выполняется людьми, а не проектными методологиями или программным обеспечением. Организация управления командой проекта и нацеленность команды на достижение результатов часто включается в матричную среду управления, особенно в проектах с большим количеством участников, где задействованы сотрудники разных отделов компании (например, маркетинг, клиентские сервисы, финансы и т.д.).

Это означает, что большинство участников проекта работает под двойной системой руководства – они отчитываются перед своим линейным менеджером и перед руководителем проекта. При этом вам как руководителю проекта придется убедиться, что каналы связи между вами и линейными руководителями эффективны и отражены в вашем плане управления коммуникациями проекта.

Кроме того, примите во внимание, что приоритеты линейных менеджеров могут часто отличаться от приоритетов вашего проекта. Это следует учесть при обсуждении доступности ресурсов. Если не проработать этот вопрос, он может стать основой конфликтов и путаницы, которые неизбежно приведут к снижению общей производительности. Один из ключевых аспектов поддержания производительности вашей команды в матричной структуре – получить необходимые ресурсы на срок, который прописан в плане. Если члены вашей команды согласны работать над проектом, но им недостает необходимых навыков для реализации их проектной роли, производительность всей команды будет также снижаться.

Успех матричной структуры проектной команды зависит от поддержки проекта со стороны высшего руководства и содействия установке необходимых процедур и процессов, поддерживающих этот тип среды. Управление командой проекта в Москве или в любой точке России будет проще с системой ADVANTA.

Ключевые выводы

Команда проекта должна быть назначена как можно раньше. Таким образом члены команды могут принять участие в планировании, будут знать, как следует выстроить процесс реализации проекта и сделать первоначальные оценки работ более точными.
Раннее вовлечение участников в проект также укрепляет нацеленность команды на достижение результатов. Это один из жизненно важных факторов успеха, который часто упускается из виду.
Матричное управление и связанная с ним среда все чаще используются при реализации проектов.
Формирование команды проекта из сотрудников компании и внешних специалистов – наиболее эффективный способ соответствия требованиям навыков и экспертизы.
Составление плана коммуникаций и выбор методов управления командой проекта – важный шаг для успешного управления человеческими ресурсами проекта.

Оригинал статьи на free-management-ebooks.com