Управление организационным развитием

В каждой организации существуют процессы организационного развития. Организации растут, изменяются под требования внешней среды, воплощают в своем развитии цели акционеров, основателей и руководителей.

Развитие организаций осуществляется через выполнение задач и проектов, крупные компании обеспечивают свой рост через сделки слияний и поглощений (M&A).

В этой статье говорится о том, как система управления производством ADVANTA обеспечивает эффективное развитие организации, последовательно поддерживая следующие ключевые процессы.

1. Оперативное управление текущими задачами

Самым простым входом в систему управления развитием является формирование в системе списков текущих дел.

Вначале эти списки могут быть достаточно простыми, например первый уровень – область деятельности, второй уровень – название задачи. Это делается аналогично тому, как Вы планируете свою работу в блокноте, в электронных документах или планировщиках типа MS Outlook.

Пример:

Важные дела:

1. Подготовить ежеквартальный отчет в УК (Иванов И.И.)
2. Провести корректировку БП на 2012 год (Петров П.П., Иванов И.И.)

Продажи:

1.  Позвонить в компанию «Экскаваторы и капканы» по возврату дебиторской задолженности (Сидоров С.С.) 
2. Выход на Трансрегионбанк (Сидоров С.С.)

Производство:

…

Каждое дело делегируется в системе ответственному исполнителю. Исполнитель в системе «Адванта» отмечает статус задачи по факту ее начала и завершения. В задачу можно прикрепить документы в электронном виде.

При таком варианте использования система «Адванта» дает выгоды, возможно, не большие, чем при использовании приложения MS Outlook в корпоративном масштабе. Зато сразу заметно, насколько это удобнее чем ведение отчетности в MS Word или MS Excel – исполнитель сам отчитывается по задаче, отчетность прозрачна, наглядна и не требует никаких затрат.

2. Структурирование деятельности, связанной с развитием

Спустя некоторое время Вы заметите, что задачи в Адванте можно удобно структурировать по направлениям, и этим она выгодно отличается от MS Outlook!

Действительно, большое число непрерывно накапливающихся задач приводит к необходимости навести в этих списках элементарный порядок. Удобнее всего это сделать, если начать группировать задачи в виде дерева, так называемое управление задачами.

Так, одной из веточек этого дерева станет «Продвижение», другой веточкой – «Производство», и т.д. В свою очередь, внутри «Продвижения» задачи тоже будут группироваться по признакам, например: «СМИ», «Рекламные акции», «Связи с общественностью».

В результате этой работы мы получим структурированное представление нашего текущего бизнеса.

Особенно удобно в системе отражать новые идеи – каждая идея находит свою «полочку», а если не находит – внимание! – в «дереве» появляется новая ветка. Что равносильно тому, что в бизнесе появляется новое направление, пусть пока только отраженное в виде идеи.

3. Поддержка процессов инициации проектов

Постепенно некоторые идеи обрастут содержанием и превратятся в проекты организационного развития. Руководитель с помощью Адванты может управлять этим процессом, инициируя дискуссии по обсуждению новых проектов в системе. В результате будут собраны все мнения, учтены все риски, сама идея будет детализирована в виде плана. А не жизнеспособные идеи отпадут в результате обсуждения. И не пропадут, а будут помещены в архив! До лучших времен.

Заметим, что желание управлять процессом инициации проектов может стать одной из причин покупки системы.
 

Пример:

Крупный холдинг занимается реализацией проектов, направленных на создание новых и покупку существующих бизнесов (компаний). В таких проектах огромный вес имеют процессы инициации, в ходе которых участники обмениваются идеями (а не создать ли нам новый бизнес?), мнениями, предложениями. Каждая идея должна быть тщательно проработана по многоступенчатой схеме, в ходе которой она либо умирает, либо превращается в инвестиционный проект.

Проблемой является то, что ценнейшая информация, создаваемая при этой работе, как правило, не является структурированной, и теряется. Знания не накапливаются, а «уходят» вместе с талантливыми сотрудниками при их увольнении.

Внедрение системы «Адванта» эффективно решает все эти проблемы.

 4. Формирование новых бизнес-процессов

Через некоторое время Вы заметите, что ряд задач имеют повторяющуюся динамику, т.е. повторяются через некоторые промежутки времени и являются однотипными. Это признак того, что в компании появился новый бизнес-процесс. К появлению нового процесса нужно подойти весьма ответственно. Процесс нужно изучить, формализовать, и автоматизировать.

Заметим, что мы говорим о задачах, которых компания не выполняла до этого ранее.
 

Пример:

Руководство одной компании решило испытать новые методы продвижения продуктов. В том числе было решено попробовать провести пробный выпуск адресной рассылки аналитических статей по клиентской базе компании. 

Для выполнения такой рассылки необходимо выполнить группу задач: подготовка базы, подготовка статьи, верстка, рассылка, обзвон клиентов, анализ. В системе «Адванта» был составлен план мероприятий, причем он был одной из компонент проекта «Новые методы продвижения».

В результате оказалось, что этот способ продвижения дает весьма хорошие результаты, и руководством компании было решено продолжить данную практику.

Для управления этим новым бизнес-процессом в системе «Адванта» в направлении «Продвижение» был создан новый каталог «Аналитическая рассылка».

В нем в виде проектов был сформирован план аналитических выпусков на ближайшие шесть месяцев.

Таким образом, мы видим трансформацию типа: компонента проекта = > новый бизнес процесс.

5. Управление разработкой стратегического плана

Работая с системой «Адванта» продолжительное время, Вы постепенно будете расширять горизонты планирования, переходя от оперативных и тактических задач к задачам стратегического характера.

В результате в системе будет формироваться реальный стратегический план компании, отражающий ее цели и приоритеты. Для этого проекты и текущие задачи объединяются в программы (развития, производственные, инвестиционные и т.д.).

6. Управление проектами

После того как проекты сформированы и формально одобрены, в системе «Адванта» выполняется их детальное планирование и производится назначение ресурсов. Управлению проектами в организации была посвящена наша статья «Путь воина – управление бизнесом через проекты».

7. Управление портфелем проектов

Когда проектов в организации ведется несколько, то следует говорить об управлении портфелем проектов. По этой теме у нас также существуют отдельная аналитическая статья «Управление предприятием или PPM».

8. Контроль выполнения стратегического плана

Сформировав в Адванте структурированные планы в виде программ, проектов и задач, высшее руководство имеет все, чтобы получить оперативный контроль реализации воплощения стратегического плана.

Архитектура системы построена таким образом, что в случае изменений отдельных работ данные автоматически будут учтены во всей иерархии «дерева». Это позволяет получить общие планы для всех подразделений компании, адекватно отражающие реальность на любых горизонтах планирования (недельном, месячным, годовом, стратегическом).

Основная выгода от управления организационным развитием в системе «Адванта» – это скорость. Возможности планирования и мониторинга развития в режиме реального времени означают, что компания всегда может выделить нужные ресурсы на нужные проекты в нужное время.