Управление проектами НИОКР: автоматизация процессов
Научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы (НИОКР) — двигатель развития многих отечественных отраслей. С учетом новых экономических условий, курса на импортонезависимость это направление переживает настоящий ренессанс. А значит — требует современного подхода к организации проектной деятельности.
Разбираемся, как организовать эффективное управление проектами НИОКР, прийти к автоматизации основных процессов и достигать намеченных целей быстрее.
Содержание
Управление проектами НИОКР: специфика и основные этапы построения
Управление проектами НИОКР — процесс, связанный с полным циклом реализации научных исследований и опытно-конструкторских работ: их планирования, организации, руководства, координации и контроля.
Главная цель управления проектами НИОКР — достижение поставленных целей в рамках определенных сроков, бюджета и качества.
Специфика НИОКР как формата
Специфика НИОКР подразумевает ряд этапов, которые могут дополнять друг друга или проходить автономно:
- фундаментальные и прикладные исследования,
- проектирование,
- разработку,
- создание прототипов,
- тестирование,
- внедрение новых технологий или продуктов.
Среди важных характеристик НИОКР как формата можно отметить:
- изначально высокую степень неопределенности в результатах, по срокам и ресурсам,
- высокие риски по ключевым показателям,
- изменяющиеся условия и, как результат, необходимость быстрой адаптации к ним.
По причине разносторонней направленности и большого количества неизвестных управление проектами НИОКР требует особого подхода.
Основные аспекты управления проектами НИОКР
Проектное управление — универсальный и гибкий метод, который предполагает ряд обязательных этапов. В зависимости от области применения этапы проектного управления требуют учета ее специфики и исключительных черт.
Рассмотрим некоторые аспекты управления проектами НИОКР на предприятии.
| Аспект | Описание |
| Планирование НИОКР | При постановке целей и задач, определении сроков, ресурсов и бюджета проекта важно помнить о высокой степени неопределенности. Поэтому особое внимание стоит уделить оценке рисков, разработке мер по их снижению, а возможно и разработке альтернативного плана. |
| Организация НИОКР | При распределении ролей и обязанностей между участниками проекта, формировании команд(-ы) и обеспечении ее ресурсами стоит помнить о специфике научной деятельности. Ключевой запрос к ее организации — гибкость и умение предвидеть возможные запросы от коллектива. Например, найти дополнительные ресурсы, расширить сроки проведения работ. |
| Руководство НИОКР | Гибкость, готовность слышать сотрудников, быстрая реакция в критические моменты — именно этого ждут от руководителей. |
| Координация НИОКР | Обеспечение условий для взаимодействия между всеми участниками проекта и заинтересованными сторонами также требует особого внимания. Опираться следует на ключевые факторы — своевременность и скорость оповещений. |
| Контроль за проведением НИОКР | Каждый этап отдельного исследовательского проекта или сложной цепочки действий при разработке нового продукта нуждается в отслеживании прогресса, постоянном анализе результатов и быстром внесении корректировок. |
| Коммуникация между участниками НИОКР | Даже небольшим исследовательских группам важно вовремя фиксировать информацию, иметь постоянный доступ к ней, а также оперативно реагировать на возникающие вопросы. |
| Управление рисками в рамках НИОКР | Оперативная идентификация, точная оценка и снижение рисков, связанных с проектом при наличии неизвестных — приоритет для управляющего состава. |
| Адаптация в ходе НИОКР | Готовность к изменениям и способность адаптироваться к новым условиям и требованиям — как в рамках самой проектной деятельности, так и с учетом внешних факторов (например, меняющего законодательства и новых директив), важны для проектной деятельности этого направления. |
| Оценка результатов НИОКР | Анализ достигнутых результатов и соответствия целям проекта при высокой неопределенности должны сопровождать проектную работу регулярно: и на промежуточных, и на ключевых этапах. |
Важные и неочевидные особенности управления ходом НИОКР
Среди дополнительных или неочевидных особенностей НИОКР стоит также отметить:
- инновационность, которая предполагает создание среды, поощряющей инновационное мышление и творчество; гарантирующей поддержку экспериментов, исследований и разработку новых идей;
- обеспечение защиты интеллектуальной собственности, что включает различные меры: патенты, авторские права, торговые марки и пр.
Повысить эффективность работы, уменьшить вероятность ошибок и ускорить достижение результатов — в целом сделать рабочие процессы комфортнее помогает автоматизация процессов ведения и управления НИОКР.
Автоматизация управления проектами НИОКР
Автоматизация управления проектами НИОКР возможна благодаря широкому набору инструментов и решений. В большей степени они закрывают отдельные задачи проектного управления. В меньшей степени на рынке представлены продукты с расширенным функционалом.
Среди полезных решений для управления проектами НИОКР можно выделить следующие типы:
- Специализированное программное обеспечение. Управление, отслеживание прогресса, контроль расходов, анализ результатов и автоматизация рутинных задач (например, сбор и выдача отчетности, планирование ресурсов) — все эти функции входят в ПО.
- Системы управления документами. НИОКР, особенно в государственном секторе, крепко ассоциируется с бюрократией. Поэтому подключение ЭДО, различных файлообменников и дисков, программ с возможностью хранить архивы документов — желаннее решение для всех сторон.
- Технологии искусственного интеллекта и машинного обучения. Помогают при обработке и анализе большого объема данных. Также рассчитывают прогнозы по исследованиям и автоматизируют отдельные процессы (например, оценку рисков).
- Интегрированные платформы / системы управления проектами. Объединяют различные инструменты и сервисы для управления НИОКР в единую систему. Автоматизируют обмен данными и улучшают координацию работы. Обычно радуют заказчика широким функционалом и кастомным подходом.
Автоматизация процессов ведения и управления НИОКР — это непрерывный процесс, который требует постоянного улучшения.
Поэтому все цифровые процессы также сопровождают дополнительные решения и мероприятия:
- своевременное обновление ПО — чтобы работать стабильно, без ошибок и проволочек,
- тестирование и оптимизация ПО — чтобы пользователи пощупали продукт, адаптировались к нему; предложили варианты кастомизации или приняли решение отказаться от него,
- программы для обучения персонала — чтобы идти в ногу со всеми процессами,
- регулярная обратная связь — чтобы участники проектной деятельности могли влиять на качество своей работы и улучшать ее,
- обеспечение безопасности пользователей и защиты данных — чтобы сохранить информацию и спокойствие сотрудников.
Для эффективного управления проектами НИОКР и достижения поставленных целей в современных реалиях необходимо внедрение комплексного решения, которое бы закрывало все перечисленные требования.
Одним из таких решений является система управления проектами.
Система управления проектами как оптимальное решение для НИОКР
Система управления проектами представляет собой единое пространство, в котором участники проектной деятельности могут:
- планировать и вести большое количество параллельных проектов,
- хранить и получать достоверную информацию о текущих статусах, ресурсах и пр.
- общаться друг с другом,
- использовать различные методы для расчета и отслеживания рисков, бюджетов, ресурсов и многое другое.
До активной реализации плана по импортозамещению в российских компаниях, в т.ч. специализирующихся на НИОКР, использовались популярные иностранные системы управления проектами: Microsoft Project, Jira, Wrike, Zoho Projects и др.
Российский рынок ПО не уступает западным аналогам и предлагает системы управления проектами НИОКР, среди которых:
- 1С:PM Управление проектами КОРП и 1С:PM Управление проектами ПРОФ,
- КСУП ADVANTA,
- Простой бизнес,
- ПланФикс,
- Битрикс24 и другие.
Сравнение российских систем управления проектами — в материале «Топ-7 отечественных систем управления проектами»
Как выбрать систему управления проектами НИОКР
С учетом специфики направления к выбору системы управления проектами НИОКР следует подходить взвешенно.
Начните с ответов на базовые вопросы
- Какие функции вам нужны для управления проектами;
- Насколько велика ваша команда и сколько проектов вы планируете вести;
- С какими другими инструментами и системами вам нужно интегрировать систему управления проектами (если они есть);
- Сколько вы готовы потратить на систему управления проектами НИОКР.
Эти вводные помогут вам сузить подборку систем управления по ключевым параметрам. Далее опирайтесь на более специфические параметры выбора.
Учитывайте специфические параметры при выборе
Возможна ли интеграция системы с основной стратегией предприятия и методологией проектной деятельности.
Управление проектами НИОКР должно быть тесно связано со стратегическими целями и задачами компании. Таким образом научные исследования и разработки будут направлены на достижение долгосрочных целей предприятия.
Система ADVANTA строится вокруг утвержденной методологии проектного управления на предприятии с использованием традиционных и кастомных решений
Какие инструменты по управлению рисками представлены в системе.
Проекты НИОКР часто связаны с высокими рисками из-за неопределенности результатов исследований и разработок. Поэтому важно разработать / выбрать стратегии управления рисками, которые включают идентификацию, оценку и минимизацию рисков.
Система ADVANTA предлагает быстрый запуск управления рисками благодаря различным инструментам
Возможно ли междисциплинарное сотрудничество внутри системы.
Успешное управление НИОКР требует сотрудничества между различными департаментами, отделами и направлениями. Эффективная система управления проектами предложит широкий функционал — чтобы наука, инженерия, маркетинг и производство встретились в едином пространстве.
К системе ADVANTA может быть подключено неограниченное количество департаментов, отделов, а также целые холдинги — вопрос лишь в масштабе проектной работы и в количестве необходимых лицензий
Возможен ли строгий учет ресурсов.
Для успешного управления проектами НИОКР необходимо обеспечить достаточное количество ресурсов, включая финансирование, оборудование, материалы и человеческие ресурсы. Важно эффективно управлять этими ресурсами для достижения оптимальных результатов.
В системе ADVANTA с помощью широкого функционала настраивается учет разных ресурсов: от простой фиксации до выстраивания целых контуров.
Как ведется контроль и дается оценка проектным процессам.
Регулярная оценка прогресса и результатов проектов НИОКР позволяет определить степень соответствия целям и задачам, а также внести необходимые корректировки в стратегию управления.
Как оценить эффективность внедрения системы управления проектами НИОКР — читайте в кейсе НИИЭТ.
Как будет вестись коммуникация внутри системы.
Будут ли задействованы сторонние каналы, или ключевую коммуникацию, фиксацию вопросов и координацию можно организовать в одном пространстве? Система управления проектами позволяет полностью обеспечить эти аспекты коммуникации.
В системе ADVANTA пользователи общаются в дискуссии — чате с возможностью добавлять неограниченное количество пользователей, документов, а также форматировать текст.
Возможна ли быстрая адаптация к изменениям.
Управление проектами НИОКР требует гибкости и способности адаптироваться к изменяющимся условиям и требованиям рынка. Система управления проектами так же должна следовать этим принципам.
Благодаря статусу no- / low-code платформы ADVANTA отличает гибкость и возможность быстрых изменений
Какие процессы возможно автоматизировать, чтобы облегчить работу команды.
Быстрый анализ рисков, анализ принятия решений и их результатов, мониторинг и подготовка отчетности — все это возможно доверить системе управления проектами. В рамках и без того довольно многозадачного управления проектами НИОКР автоматизация этих процессов станет важным преимуществом для руководителей и их команд.
С современной системой управления проектами НИОКР можно автоматизировать процессы от еженедельного напоминания о совещании для всех сотрудников до автоматического составления отчетности по статусу проекта или другим важным метрикам.
Выгоды
На 7 – 52% снижаются отклонения по срокам проектов
На 5 – 34% сокращаются отклонения по проектным бюджетам
На 45 – 200% увеличивается количество единовременных проектов при тех же ресурсах
Какие результаты можно ожидать?
На 16 – 54% уменьшаются трудозатраты проектного офиса на контроль
На 10 – 28% увеличивается скорость принятия решений
На 40 – 71% повышается скорость эскалации проблем и согласований
На 13 – 49% экономится время руководства на совещания и контроль
На 50 – 77% сокращаются трудозатраты на рутинные процессы
На 18 – 53% снижается количество рабочих ошибок
* Согласно информации от пользователей ИСУП ADVANTA
Заключение
Система управления проектами — оптимальное решение для организаций, занимающихся НИОКР. При выборе такого продукта стоит учитывать:
- изначальную специфику научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ,
- традиционные и специфические аспекты управления такими проектами, продиктованные особым форматом и статусом работ,
- наличие российских функциональных инструментов для автоматизации и оптимизации проектного управления НИОКР,
- приоритет единого пространства для одновременного запуска и ведения множества проектов.
Для выборе системы управления проектами опирайтесь на запросы компании: от базовых к более индивидуальным. Благодаря универсальности метода проектного управления каждому для каждого из них можно найти свое решение.
