Управление проектной командой: основные правила и советы для лидеров проектов
Проектная команда — это группа специалистов, собранная для выполнения конкретного задания или проекта в рамках установленного времени, бюджета и ресурсов. Но как правильно собрать свою команду мечты?
Собрали полезную информацию и советы по управлению проектной командой для руководителей.
Содержание
Проектная команда как рабочая группа
Проектная команда — важная часть управления проектами. Создается на временной основе, и при этом члены проектной команды могут обладать различными навыками и компетенциями, необходимыми для успешной реализации поставленных задач.
В состав проектной команды могут входить разные специалисты, в зависимости от характеристик и целей конкретного проекта. Это могут быть менеджеры проекта, аналитики, разработчики, дизайнеры, тестировщики, специалисты по маркетингу, финансисты и другие эксперты.
Важно, чтобы в команде были определены все необходимые роли, позволяющие эффективно справляться с возникающими задачами.
Проектная команда и проектные процессы
Основная деятельность Разработка, планирование, реализация и контроль за выполнением проекта
Важные направления работы Распределение ресурсов, контроль сроков и бюджета, решение возникающих проблем и конфликтов
Основная цель Успешное завершение проекта, удовлетворяющее все стороны согласно критериям качества
Создание проектной документации, взаимодействие с заинтересованными сторонами, управление рисками и изменениями, анализ и оценка результатов
Чтобы наилучшим образом адаптироваться к требованиям и обстоятельствам проекта, проектные команды используют различные методологии управления проектами. Например, традиционный водопадный подход или гибкие методологии — Scrum или Kanban.
Что входит в понятие «управление командой проекта»
Управление командой проекта — это комплекс действий и процессов, направленных на эффективную организацию работы участников проектной команды для достижения поставленных целей.
Понятие охватывает такие аспекты, как
- формирование команды,
- распределение ролей и обязанностей,
- мотивация участников,
- организация коммуникации,
- разрешение конфликтов и мониторинг их отработки.
Также управление работой проектной команды включает в себя использование различных методик управления, стратегий и инструментов, которые помогают обеспечить слаженность действий и высокую продуктивность команды.
В чем специфика управления проектной командой как процесса
Временность как отправная характеристика
Ограничение по времени требуют гибкости и способности быстро адаптироваться к изменяющимся условиям и требованиям.
- Участники команды могут иметь разный уровень вовлеченности,
- быть специалистами из разных областей,
что накладывает дополнительную ответственность на менеджера проекта — ему необходимо учесть эти факторы, чтобы создать гармоничную и продуктивную рабочую атмосферу.
Разнонаправленный функционал
Управление проектной командой связано с многообразием функций, которые необходимо эффективно координировать.
Например, важно обеспечивать постоянное взаимодействие между членами команды, чтобы снизить риск недопонимания и способствовать обмену знаниями. Однако это также может быть ограничено разными временными зонами, рабочими стилями, различиями деловой культуры (особенно если команда распределенная или международная).
Мотивация участников команды
Проектная работа зачастую сопряжена со стрессом и сроками, поэтому важно
- поддерживать высокий уровень морального духа,
- поощрять специалистов за достижения,
- создавать позитивную рабочую среду.
Мотивация команды может включать в себя как материальные, так и нематериальные формы.
Скорость реакции и адаптации к изменениям
На разных этапах проекта могут меняться цели и приоритеты, что требует динамичного подхода к управлению задачами и ресурсами.
Поэтому способности к изменениям и быстрота реакции становятся ключевыми для успешного управления командой проекта.
Организация мониторинга, контроля и сбора аналитики
Управление проектной командой включает в себя регулярный анализ, оценку работы.
Таким образом проще контролировать выполнение задач, выявлять слабые места и находить возможности для улучшения. Это создает благоприятные условия для постоянного развития команды и повышения ее эффективности в будущих проектах.
Советы проектных руководителей: на что обратить внимание, выстраивая управление командой
Управление проектной командой — своего рода искусство, требующее знаний, опыта и умения работать с людьми. Вот несколько советов от опытных проектных руководителей, которые могут помочь начинающим в этой сфере.
Выстраивайте четкие коммуникации
Важно создать открытую среду, где каждый член команды может делиться своими идеями, проблемами и предложениями.
Проводите регулярные встречи: командные и индивидуальные. Они помогут поддерживать уровень вовлеченности и понимания задач.
Определите основные каналы связи и правила их использования. Для работы вам понадобятся мессенджеры и групповые чаты, приложения для совместного планирования и взаимодействия.
Закрыть вопросы коммуникации комплексно может внедрение системы управления проектами, , где все эти функции собраны в одном пространстве. В системе ADVANTA для взаимодействия участников проекта используются дискуссии, куда можно добавить любую необходимую информацию: от простых сообщений до фиксации статусов по проекту.
При этом помните о необходимости не только давать указания, но и слушать команду.
Больше о работе в команде — в нашем ТГ-канале ADVANTA
Распределите роли и обязанности
Каждый член команды должен понимать свои задачи и ответственность. Это не только повышает эффективность работы, но и помогает избежать конфликтов и недоразумений.
Убедитесь, что все знают, что от них ожидается и как их вклад влияет на общий успех проекта.
Например, в системе ADVANTA проектная роль сотрудника закрепляется за ним в формате статуса в каждом отдельном проекте.
Ставьте реалистичные сроки
Реалистичные сроки и озвученные ожидания — ключ к пониманию в команде..
Необходимо учитывать возможные риски и не забывать о том, что в процессе работы могут возникнуть непредвиденные обстоятельства. В первую очередь, из-за человеческого фактора.
Постоянно пересматривайте планы, чтобы адаптироваться к изменяющимся условиям и не перегружать команду.
В системе ADVANTA для этого можно использовать дорожную карту проекта, где фиксируются утвержденные и реальные сроки выполнения той или иной задачи / этапа проекта.
Развивайте команду
Инвестируйте в обучение и рост своих сотрудников, предоставляя возможности для профессионального развития. Это повысит квалификацию вашей команды и укрепит их вовлеченность и лояльность к проектам компании.
Воспринимайте неудачи как возможность
Для учебы и дальнейшего развития, для аналитики и последующего реагирования. Важно чтобы в команде была культура, в которой ошибки принимаются как часть процесса, а не что-то, что нужно скрывать.
Анализируйте сбои, извлекайте уроки и используйте опыт неудач для улучшения будущей работы.
Благодаря системе статусов и оценке прогресса, а также автоматизированному сбору отчетности пользователи ADVANTA учатся, например, закладывать более реалистичные сроки, распределять ресурсы более точно и прицельно.
Поддерживайте позитивную рабочую атмосферу
Уважение, дружелюбие и поддержка среди членов команды способствуют более продуктивной работе. Позвольте команде знать, что их вклад важен, и отмечайте достижения, даже небольшие.
Развивайте собственные лидерские качества
Будьте примером для своей команды, демонстрируя эффективное управление, честность и способность справляться с трудностями. Ваша уверенность и позитивный настрой помогут команде преодолевать трудности и двигаться к общим целям.
Кто такой лидер и почему не каждому дано им быть, рассказываем в ТГ-канале ADVANTA
Следуя нашим советам, начинающие проектные руководители смогут не только повысить эффективность своей команды, но и создать здоровую рабочую атмосферу, что, в конечном счете, приведет к успеху всего проекта.
