Успешные ИТ-проекты? Это просто!
Дункан Хоги – PMP, редактор Project Smart – ресурса для менеджеров проектов, который помогает улучшать профессиональные характеристики в управлении проектами.
Нет человека несчастнее, чем менеджер проекта, который завершился неудачно. Будучи руководителем ИТ-проектов, я пережил подобный опыт, и могу вам сказать, что это очень неприятно. Об успешности ИТ-проекта в этом случае не может быть и речи, и управлять такими проектами необычайно сложно. На самом деле, не существует ИТ-проектов в чистом виде, есть проекты, включающие в себя элементы информационных технологий.
Проблемы с ИТ-проектами возникают потому, что зачастую вам приходится делать то, что никто до вас еще не делал и то, что дает вам конкурентные преимущества. Клиенты ожидают хороших результатов, а не оправданий, даже не смотря на то, что зачастую такие проекты – это путь в неизвестность. Возьмем для примера строительную отрасль: новые мосты строили в течение сотен лет, и есть точные знания о том, как это делать. Когда мы беремся за такой проект, мы понимаем, что будет происходить, в каком порядке, и получаем ожидаемый результат. В ИТ-проектах так бывает очень редко.
Избегать общих подводных камней в управлении ИТ-проектами – дело нехитрое, для этого необходимо принимать некоторые разумные меры. Далее представлены 5 самых критических ошибок в управлении ИТ-проектом.
1. Кому принадлежит проект?
Ошибка:
Природа проектов изменчива, а изменения часто встречают сопротивления. Большинству не нравятся изменения, поэтому люди хотят знать, что они необходимы и принесут пользу. Для трансформации проекта необходима поддержка высшего руководства, иначе он будет развиваться очень медленно. Проект – это процесс изменений, а топ-менеджер – это человек, который способствует его развитию. Без поддержки высшего руководства компании реализация проекта будет очень напряженной.
Решение:
Убедитесь, что у вас есть поддержка высшего руководства. Должна быть прямая связь между топ-менеджерами компании и акционерами вашего бизнеса. Ключевое сообщение должно быть таким: «это произойдет, так что вы либо с нами, либо без нас» и убедитесь, что они не выберут второй вариант. Как менеджер проекта, будьте внимательным, чтобы топ-менеджер не принял управление проектом на себя и не стал фактически руководителем проекта.
2. Привлекайте пользователей
Ошибка:
Отсутствие вводимой пользователями информации и недостаток их вовлеченности – рецепт для плохого проекта. Такая ситуация может быть вызвана образом мышления ИТ-департаментов: «мы знаем, что вам нужно» или недостатком интереса со стороны пользователей. В любом случае, такой ситуации следует избегать.
Решение:
ИТ-департаменту нужно время, чтобы понять требования клиентов прежде, чем предлагать любое техническое решение. Часто ИТ-департаменты ослеплены последними, самыми новыми информационными продуктами и стараются подогнать существующие требования под них. С другой стороны, для успешной реализации проекта клиенты должны выделить некоторое время и совместно с ИТ-отделом убедиться, что все их требования были полностью обозначены. Удостоверьтесь в том, что вы поговорили со всеми акционерами компании и учли их требования, и в том, что они поддержат вас на протяжении всего проекта.
3. Остановите расползание масштабов проекта
Ошибка:
Увеличение масштаба проекта – одна из основных причин неудач. Незнание точных итоговых целей проекта или потворство своим порывам энтузиазма – рецепт неудачного проекта.
Решение:
Убедитесь, что бизнес-план, требования и рамки проекта четко определены и задокументированы. Акционеры компании поняли их и поставили на них свою подпись. Жестко придерживайтесь установленного объема проекта и, если необходимо внести изменения, проведите их через процесс управления изменениями, где они будут задокументированы, подтверждена их правомерность, и они будут согласованы.
4. Управляйте ожиданиями
Ошибка:
Зачастую существует представление, что информационные технологии – это волшебная палочка, стоит ей взмахнуть, и произойдет чудо. Во время реализации технологического проекта ожидания могут разрастись до немыслимых размеров. В обязанности руководителя проекта входит снижение ожиданий до разумного уровня.
Решение:
Один из способов избежать этого – это разбить проект на небольшие части или фазы. Я сравниваю это с автоматом по производству колбасы: вы запускаете сырье на одной стороне, а с другой выходит небольшой, идеально сформированный продукт. Также можно поступить и с ИТ-проектами: вы берете небольшие пакеты требований и пропускаете их через машину, получая несколько результатов в течение жизненного цикла проекта. Таким образом, вы управляете ожиданиями, часто предоставляя небольшие результаты, чтобы показать, чего действительно может достичь технология. Такой подход гарантирует проекту соответствие критериям успешности ИТ-проектов, ожиданиям клиентов и дает им возможность увидеть с самого начала, что вы строите.
5. Общайтесь с клиентами на одном языке
Ошибка:
Случалось, ли Вам общаясь с ИТ-профессионалами задавать себе вопрос: о чем же они говорят? Зачастую, для людей из другой профессиональной сферы это новый совершенно незнакомый язык. Подводные камни возникают тогда, когда клиент и представитель ИТ-службы думают, что они говорят на одном языке, хотя это не так. Это приводит к проблеме: ИТ-департамент представляет продукт, который, как они считают, соответствует требованиям клиента, хотя это не так.
Решение:
Коммуникационные проблемы очень тяжело решить, так как, зачастую, решение проблем требует возвращения к причинам их возникновения.
Но вам поможет регулярное взаимодействие и тесные рабочие отношения с клиентами. Вам нужен человек, имеющий доступ к обоим «лагерям»: тот, кто будет понимать в равной степени и бизнес и ИТ. Если вы не можете найти такого человека, пусть в вашей команде будет два человека: один из сферы бизнеса, другой из ИТ-сферы. Тесно взаимодействуя и делясь друг с другом информацией, они могут минимизировать любую коммуникационную проблему.
Заключение
Standish Group спросила руководителей ИТ-проектов о том, что по их мнению способствует успешной реализации проекта. Вот три основных причины, которые были названы: вовлеченность пользователей, поддержка топ-менеджмента и четкая формулировка требований. Концентрация на этих трех аспектах даст вашему проекту хороший шанс на успех.
Не становитесь жертвой неудачного проекта, приложите усилия, которые обеспечат факторы для успеха вашего ИТ-проекта. В конце концов, это не так уж сложно!
Оригинал статьи: projectsmart.co.uk
У ADVANTA есть готовое решение, разработанное специально для эффективного управления проектами — система управления ИТ-проектами, которое можно легко адаптировать под ваши задачи.
