Выбор программного обеспечения для управления портфелем проектов: от целей к критериям отбора

Сегодня, среди многочисленных производителей программного обеспечения (ПО) на рынке, сложно определить, с кого начать изучение, не говоря уже о том, как оценить и сравнить все дополнительные возможности программ для управления портфелем проектов. Чтобы помочь Вам с оценкой производителей, мы составили общий список лучших функциональных областей, которые следует рассмотреть. Кроме того, Вы должны иметь в виду, что правило 80/20 часто применимо и к программам для управления проектами – только 20% функциональности используется пользователями 80% времени, поэтому убедитесь, что в первую очередь Вы обратите внимание на тот важный для Вас функционал, который поможет достичь желаемого результата, а не на все интересные функции программного обеспечения для управления портфелем проектов, предлагаемых производителями.

Чтобы ПО для управления проектами действительно помогало Вам успешно управлять портфелем проектов, необходимо сначала определить, как выглядит такой успех. Сделав это, Вы сможете использовать составленный таким образом список необходимого функционала программного обеспечения, чтобы сравнить все функции ПО с Вашими целями.

Цель:  повысить общий успех Вашего портфеля проектов

Ищите программу, которая:

• Обеспечивает единое место для хранения и управления всеми проектами и ресурсами;
• Позволяет добавлять в портфель новые проекты с использованием настраиваемых шаблонов.

Цель: лучше согласовать проекты с целями Вашего бизнеса

Ищите программу, которая:

• Предоставляет возможность классифицировать проекты и расставить их приоритеты;
• Предоставляет возможность согласовать проекты с бизнес целями и организационными подразделениями;
• Предоставляет возможность добавлять собственные KPIs (Key Performance Indicators – ключевые показатели эффективности) в проекты и шаблоны проектов;
• Предоставляет возможность оценить общий риск проекта за счет взвешенного подсчета баллов.

Цель: увеличить количество проектов, завершаемых в срок и в рамках бюджета

Ищите программу, которая:

• Предоставляет возможность перемещения проектов по категориям состояния в процессе жизненного цикла, и возможность расставить приоритеты проектов в каждой из категорий;
• Предоставляет возможность продолжать отслеживать параметры проекта после его завершения.

Цель: увеличить наглядность портфеля, планов и проекта

Ищите программу, которая:

• Обеспечивает наглядные информационные панели для обобщения портфелей, планов и проектов;
• Обеспечивает настраиваемые панели для просмотра различных параметров портфеля;
• Позволяет вывести отчеты (включая диаграммы информационной панели, которые можно сохранять и экспортировать) по данным из информационной панели в MS Excel или другие программы.

Цель: лучше идентифицировать и классифицировать проекты

Ищите программу, которая:

• Предоставляет такие гибкие, настраиваемые критерии классификации, как "тип", "категория", "портфель", "приоритет" и т.д.;
• Предоставляет несколько выставляемых вручную семафоров, которые могут быть помечены "красным", "желтым" или "зеленым";
• Позволяет гибко добавлять пользовательские поля к проектам (и шаблонам);
• Позволяет добавлять ресурсы в проект и назначать роли ресурсам.

Цель: лучше оценивать каждый проект относительно его влияния на достижение целей компании

Ищите программу, которая:

• Позволяет привести в соответствие и взвесить каждый проект относительно целей нескольких подразделений компании и Вашего бизнеса;
• Позволяет сравнить каждый проект по нескольким взвешенным критериям, таким как критерий оценки портфеля, критерий риска и критерий приоритетов портфеля, для достижения общей взвешенной оценки проекта;
• Включает в себя настраиваемые KPI для добавления в проекты и шаблоны проектов.

 Цель: увеличение числа проектов завершенных в рамках бюджета

Ищите программу, которая:

• Позволяет планировать финансы проекта на финансовый год и на финансовый месяц, а также управлять финансами на протяжении нескольких финансовых лет;
• Позволяет применять финансовые модели к проектам, которые включают в себя предварительно сконфигурированные источники финансирования, категории бюджета и статьи затрат, а также налоговые и финансовые льготы;
• Предоставляет подробные и настраиваемые варианты источников финансирования;
• Предоставляет различные подробные и настраиваемые варианты бюджетов;
• Предоставляет подробные и настраиваемые варианты расходов;
• Предоставляет подробные и настраиваемые варианты налоговых и финансовых льгот.

Цель: лучше управлять рисками и решать проблемы проекта

Ищите программу, которая:

• Позволяет индивидуально управлять рисковыми событиями, включая: их определение и описание, оценку и управление ответными действиями;
• Позволяет управлять отдельными вопросами, включая: идентификацию, классификацию и управление ответными действиями;
• Позволяет независимо от любого проекта выделять рисковые события и проблемы риска.

 Цель: уменьшить неопределенность доступности ресурсов

Ищите программу, которая:

• Включает в себя возможности планирования проекта, которые включают фазы, подфазы, задачи и основные этапы;
• Позволяет составлять графики работ с указанием присвоенных ресурсов, и планировать время их выполнения с учетом ресурсов и работ;
• Позволяет создавать несколько графиков для каждого проекта, при этом активным в любой момент времени может быть только один график;
• Включает в себя представление в виде запланированной диаграммы Ганта и в виде диаграммы Ганта с процентными отметками о проделанной работе.

Цель: внедрение процесса единого документирования проекта

Ищите программу, которая:

• Позволяет создавать папки проектов для каждого проекта;
• Позволяет загружать документы;
• Позволяет связывать документы с проектами при помощи URL-адресов.

 Цель: лучше защитить конфиденциальную или частную информацию, относящуюся к проекту

Ищите программу, которая:

• Позволяет пользователям и группам пользователей получать и настраивать доступ к проектной информации;
• Позволяет установить ограниченный доступ конкретным функциональным областям по каждому проекту.

Цель: реализация единого процесса выбора, внедрения и управления проектами

Ищите программу, которая:

• Позволяет добавлять проекты с использованием "шаблонов проектов";
• Позволяет администраторам создавать, управлять, копировать, обновлять и удалять шаблоны проектов через web-интерфейс;
• Позволяет создавать шаблоны проектов из существующих проектов.

Цель: лучше управлять ресурсами проекта с точки зрения планирования, составления графиков и достижения поставленных целей

Ищите программу, которая:

• Предоставляет настраиваемую панель управления ресурсами, которая наглядно отображает емкость и доступность ресурсов;
• Отображает ресурсы, спланированные по времени между участием в проектах и в оперативной работе;
• Отображает фактическую загрузку ресурсов по участию в проектах и в оперативной работе;
• Отображает ресурсы, распланированные и отслеживаемые относительно проектов, чтобы обеспечить наглядность на уровне проекта, а также позволяет перейти к уровню фазы или задачи по проекту.

Цель: улучшить точность отслеживания ресурсов во времени

Ищите программу, которая:

• Позволяет всем ресурсам иметь доступ к персонализированным графикам, которые отображают только запланированное проектное и рабочее время для этого ресурса на этой неделе;
• Позволяет ресурсам иметь возможность быстро добавлять задачи за пределами выбранной недели в их графики.

 Цель: уменьшить объем требуемой ручной отчетности

Ищите программу, которая предоставляет стандартный набор отчетов в стандартных форматах (PDF, MS Excel и т.д.) "из коробки", которые выполняют следующие задачи:

• Сводный отчет по портфелю – обобщает состояние фильтруемого списка проектов, рисков и проблем;
• Диаграмма Ганта по портфелю – наглядно обобщает графики фильтруемого списка проектов. Отчет должен содержать даты начала и окончания проекта (плановые и базовые) и % завершения проекта;
• Сводный отчет по ресурсам – обобщает потенциал и наличие отфильтрованного списка ресурсов по участию в проектах и в оперативной работе;
• Сводный отчет рисков;
• Сводный отчет задач;
• Отчет о статусе проекта – обобщает состояние проекта, включая основные данные проекта.

Цель: иметь возможность легко управлять своим портфелем проектов при помощи программного обеспечения для управления портфелем проектов

Ищите программу, которая:

• Имеет простой в навигации пользовательский интерфейс;
• Имеет пользовательский интерфейс, который позволяет одновременно открывать множество вкладок;
• Позволяет пользователям получить доступ к персональной панели инструментов, которая отображает настраиваемый вид их проектов, задач, проблем и рисков.

В зависимости от Ваших целей внедрения программного обеспечения для управления проектами, Вам может понадобиться решение, которое предоставляет часть или все рассмотренные выше функции. Вне зависимости от Ваших целей убедитесь, что инструмент для управления портфелем проектов соответствует всем Вашим ключевым целям.