Вычисление ROI систем управления проектами

Система управления проектами

При внедрении любой новой системы, как правило, необходимо предоставить расчеты ее эффективности. Когда речь идет про систему управления проектами, эти данные очень сложно вычислить. Тем не менее, достаточно просто определить, настал ли переломный момент для вашей компании и какие преимущества вы сможете получить от улучшения процессов управления проектами.

В большинстве исследований говорится, что внедрение новой системы управления проектами поможет получить 15–30% ROI. В этой статье мы будем консервативны, и будем считать, что новая система управления проектами поможет получить 15% ROI и 25% прибыли. Существует два способа окупить затраты – за счет увеличения дохода или снижения затрат (хотя в реальной жизни они, как правило, работают вместе). Также во многих исследованиях говорится об увеличении показателя ROI с течением времени.

Вычисление планового показателя ROI:

Исходная ситуация: Есть 1 руководитель проекта и 9 членов команды проекта. Средние ежегодные затраты на систему управления проектами составляют 3 598 долларов. Предполагаемые показатели составляют 15% ROI и 25% прибыли.

Увеличение прибыли: (Доход*доход + 15% показатель ROI) *0,25 (сокращение до прибыли) = то, на сколько вы сможете увеличить прибыль компании с системой управления проектами.
Для абсолютного минимума Вам нужно получить 23 986 долларов дохода, чтобы покрыть стоимость системы управления проектами.

Снижение затрат: Прогнозируемые расходы – 15% ROI= 3 598 долларов.
В этом случае вам необходимо снизить затраты на 15% на 23 986 долларов, чтобы выйти на уровень безубыточности.

При определении фактического показателя ROI, необходимо учесть дополнительные аспекты, в том числе измеримые улучшения и возможные выгоды, вполне реальные, но плохо поддающиеся количественной оценке.

Измеримые улучшения

Экономия рабочего времени
Сокращение количества нестратегических проектов
Улучшение распределения ресурсов
Повышение точности бюджетов
Сокращение перерасходов
Снижение количества неудачных проектов
Сокращение времени на получение результатов проектов

Возможные преимущества

Повышение шансов на заключение контрактов
Сокращение времени на создание отчетов
Сокращение времени на актуализацию статусов проектов
Улучшение обработки запросов на изменения
Повышение точности в отчетах о расходах
Улучшение морального состояния персонала
Повышение ответственности

Невозможно определить реальный показатель ROI, но приведенные выше цифры и факторы могут помочь вам рассчитать более точный показатель ROI для вашей компании. Числа могут быть скорректированы исходя из фактической прибыли вашей компании, которая может быть выше или ниже среднего.

Еще одним важным фактором при выборе системы управления проектами является интеграция. Если вы уже используете CRM или ERP системы или системы бухгалтерского учета, вам необходимо определить нужный уровень интеграции, чтобы обеспечить бесшовное выполнение сквозных процессов. Если ваша компания небольшая, вам необходимо определить, какие еще приложения вам нужны для работы с системой управления проектами. В целом, большинство исследований показывают, что внедрение подходящей системы управления проектами дает количественные улучшения и заслуживает рассмотрения.