Загореть на пляже и не «сгореть» на проекте: как не довести команду до эмоционального выгорания

Люди – главный ресурс любой компании. И важно грамотно им управлять, чтобы сохранить работоспособность и эффективность команды. Это особенно актуально, если сотрудники задействованы в решении стратегических задач.

Однако отсутствие у сотрудников soft skills, чтобы справиться со стрессом – с одной стороны, и неспособность руководителей равномерно распределить нагрузку – с другой, могут привести к эмоциональному выгоранию.  Хуже всего, если это произойдет в самый неподходящий для проекта момент, когда ни заменить «выгоревшего» сотрудника, ни предотвратить срыв срока работ будет невозможно.

В статье разберем причины выгорания и подходы к сохранению работоспособности, а также расскажем на примере системы ADVANTA, как автоматизация облегчает процесс управления человеческими ресурсами. 

ПОЧЕМУ СОТРУДНИКИ ВЫГОРАЮТ

Частыми причинами эмоционального выгорания на работе могут быть:

• Отсутствие ясности ролей в команде, когда руководство уверено в том, что люди, не обладающие необходимыми профессиональными навыками и квалификацией, смогут выполнить возложенные на них задачи на уровне компетентных в этой сфере специалистов.
• Удаленная работа, когда теряется баланс между работой и личной жизнью и сложно показывать должную продуктивность. Нередко дистанционщики совмещают несколько проектов, иногда в разных организациях. Они переоценивают свои физические возможности, порой их больше интересует финансовая составляющая.
• Нехватка кадров и нежелание руководства набирать новых людей в команду при запуске новых амбициозных проектов. Дополнительная нагрузка ложится на плечи и без того загруженных сотрудников, и они вынуждены оставаться после рабочего дня, чтобы успеть в срок.

Цейтнот, высокая нагрузка и тревожность из-за дедлайнов, отсутствие связи и поддержки со стороны руководителя – все это ведет к выгоранию: снижается продуктивность, начинается саботаж и срываются сроки. 

КАК ИСПРАВИТЬ

Казалось бы, самый простой выход из ситуации – уволить или заменить «выгоревших» членов команды. Только он не самый эффективный.

Лучшим решением будет поговорить с теми, кто не смог сохранить работоспособность, и выяснить, что привело их к выгоранию. В беседе легче подсветить слабые места в организации работ по проекту и факты некорректного ресурсного планирования.

Не обязательно доводить сотрудников до предела. Регулярно наблюдайте за их психоэмоциональным состоянием. Как только появляются любые предпосылки к срыву сроков, срочно садитесь за стол переговоров. Вы уже сейчас можете внедрить в свою работу регулярные беседы с командой:

• поговорите о перекосах в планировании рабочего времени, это позволит исправить ситуацию прямо в моменте;
• выясните степень удовлетворенности каждого от работы в проекте
• контролируйте психологический климат в команде;
• выслушайте рациональные предложения по улучшению процессов, если такие есть, и внедрите те, что реально принесут пользу проекту или команде.

В ситуации, когда время упущено и вы видите апатию членов команды, отправьте их в отпуск. Не секрет, что работа в больших проектах может значительно вымотать сотрудников. С отдохнувшим человеком легче обсуждать проблемы, которые еще недавно вызывали бурю эмоций.
 

При планировании проектов закладывайте время на отпуск и паузы для перезагрузки, чтобы сотрудники смогли полноценно отдохнуть. Позвольте участникам проекта иногда загорать на пляже, чтобы не сгореть на проекте!

Недостаточно спланировать работы по проекту, корректно оценить их трудоемкость, назначить ресурсы. Важно помогать команде на протяжении всего проекта, постараться раскрыть потенциал каждого участника и сохранить здоровый климат в коллективе.

КАК ПЛАНИРОВАТЬ ЗАГРУЗКУ СОТРУДНИКОВ НА ПРОЕКТЕ

Залог корректного планирования – это грамотная оценка ресурсов «в наличии» и их последующее распределение по проекту. Главное – «не выдавать желаемое за действительное».

Первый шаг: составить план график проекта с четко прописанным составом команды.

В документе необходимо зафиксировать, сколько времени каждый сотрудник будет посвящать проекту, а сколько – выполнению своих должностных обязанностей. Лучше указать это в процентах или часах. Например, если в документе указано «загрузка на проекте 20% в неделю», это значит, что сотрудник будет в распоряжении 8 часов. Если ежедневная или еженедельная загрузка не предполагается, необходимо прописать, в какие периоды сотрудник потребуется на проекте. При планировании сроков также необходимо учитывать время на операционные задачи, совещания и отпуска членов команды.

2 шаг: согласовать с непосредственным руководством сотрудника период, когда он будет необходим в проекте.

Визуализируйте план загрузки на проекте и заранее согласуйте его с начальством. Не будет лишним задокументировать договоренности, чтобы в процессе реализации проекта планы руководителя подразделения не поменялись, а вы, как руководитель проекта, не остались наедине с проблемами (нехватка ресурсов, приостановка проекта, поиск альтернативных решений).

3 шаг: обговорить цели и ожидаемый результат работ с самим исполнителем.

Важно, чтобы сотрудник понимал, какой результат от него требуется. Таким образом, он сможет заранее оценить трудоемкость задачи, а вы зафиксировать ее в план-графике. На этапе реализации проекта необходимо контролировать доступность материальных и финансовых ресурсов, требуемых исполнителю для выполнения работ. Поскольку именно здесь таится корень проблемы в виде вынужденных простоев и последующее наверстывание сроков за счет переработок.

КАК АВТОМАТИЗАЦИЯ ОБЛЕГЧАЕТ ПРОЦЕСС УПРАВЛЕНИЯ ЧЕЛОВЕЧЕСКИМИ РЕСУРСАМИ

Нельзя отрицать, что процесс разработки ресурсного плана большого или среднего проекта довольно трудоемкий. На помощь руководителям проекта на рынке существуют разнообразные ИТ-решения. Среди них – система ADVANTA, включающая в себя контур по управлению ресурсами. Функционал позволяет планировать нагрузку и определить дефицит кадров, как следствие – избежать выгорания сотрудников. Далее разберем ключевые возможности системы.  

Анализ загрузки сотрудников в привязке к производственному календарю

ADVANTA самостоятельно рассчитает доступные трудовые ресурсы и предоставит информацию в виде отчета «Доступная мощность». Руководителю проекта будет легко сориентироваться, в какие даты требуемый сотрудник занят или свободен, а на какие роли еще нет исполнителя. Дефицит кадров система автоматически подсветит в отчете красным цветом.

ВАЖНО! В отчете учитываются отпуск, командировки и больничные каждого члена команды.

Балансировка ресурсов и контроль переработок
Если при планировании ошибочно возникли переработки, система сформирует отчет по трудозатратам и подсветит желтым цветом лишние часы. На основе отчета аналитик сможет перераспределить время на более свободного сотрудника. Система автоматически пересчитает графики смежных проектов, которых коснулись изменения в связи с перераспределением загрузки сотрудников.   

Учет фактического времени и ведение табеля

Сотрудник сможет занести в табель отработанные часы по текущим задачам? А руководитель получит наглядное представление о том, кто и когда задействован на проекте, какие работы, в какой срок и с каким результатом требуется выполнить.

Возможность сопоставить плановую и фактическую загрузку ресурсов на проекте

Данные, которые регулярно вносятся в систему, позволяют проводить план-фактный анализ проекта, как с точки зрения динамики выполнения работ, так и в части достаточности человеческих ресурсов на проекте.

Бонусы при внедрении информационной системы управления проектами, которые облегчат работу с персоналом

1. вы сможете создать график проекта и зафиксировать договоренности с руководителями всех подразделений компании о выделении сотрудников на проект;
2. вся информация о результатах работ, в том числе все документы будут централизовано собраны в системе (это позволит не потерять важной информации в случае болезни, отпуска или увольнения сотрудника);
3. если вдруг те или иные ресурсы станут недоступны, есть возможность быстро разработать альтернативный вариант плана проекта, спрогнозировав потенциальный срок завершения проекта с учетом всех рисков.

СМОТРЕТЬ ВИДЕОПРЕЗЕНТАЦИЮ «УПРАВЛЕНИЕ ЧЕЛОВЕЧЕСКИМИ РЕСУРСАМИ В ADVANTA»