Альберо Арте

Фабрика Дерева «Альберо Арте» занимается созданием авторских интерьеров и предметов искусства из дерева. Компания располагает мощностями, позволяющими реализовать весь цикл: от идеи до производства готового изделия и его монтажа. Информационные технологии и современная производственная система, включающая 3D-технологии, позволяют объединить секреты старых мастеров с новыми технологическими решениями.

Предпосылки внедрения

Из-за быстрых темпов роста продаж руководство компании задумалось о повышении эффективности производства. Был запущен проект по внедрению проектных принципов управления, в рамках которого принято решение о внедрении системы управления проектами. Для Фабрики Дерева «Альберо Арте» остро стоял вопрос отсутствия коммуникаций внутри команды проекта. Многие задействованные в проекте сотрудники не знали о плановых датах реализации и дополнительных факторах, влияющих на сроки выполнения задач. Таким образом, часто заказы не выполнялись к запланированной дате.

Первоначально было внедрено простое решение для управления задачами – Basecamp плюс MS Excel, в котором велся реестр проектов. Данное решение оказалось неэффективным в виду того, что объем проектов Фабрики Дерева включал в себя тысячи взаимосвязанных задач. С учетом постоянно изменяющейся обстановки и смены приоритетов, пришлось бы ежедневно переставлять вручную сотни задач, связанных между собой.

В связи с этим было принято решение о выборе другого программного продукта для управления проектами. Руководством компании была поставлена задача найти систему, которая бы позволила отображать стратегические планы развития компании, оперативно актуализировать статусы проектов, обсуждать возникающие вопросы и документы, а также управлять задачами с помощью диаграммы Гантта. После проведения анализа потребностей была выбрана система управления проектами Адванта, как наиболее экономичное и полнофункциональное решение.

Внедрение системы

В системе были настроены необходимые разделы для работы:

• «Продажи»;
• «Заказы»;
• «Проекты организационного развития»;
• «Оперативная работа»;
• «База знаний»;
• «Стратегическое планирование».

Например, в разделе «Продажи» директор по продажам сейчас имеет онлайн доступ к статистике по всем проведенным переговорам каждого сотрудника отдела продаж, а также достигнутым договоренностям и плану дальнейшей работы со всеми клиентами компании. Настроенная аналитика позволяет расставить приоритеты, каким клиентам компании необходимо уделять первостепенное внимание, а также позволяет отследить и оценить эффективность каждого менеджера по продажам.

Результаты внедрения Адванты

Сейчас в Адванте активно работает весь инженерно-технический и руководящий персонал компании – около 25 сотрудников. Основная роль отведена администратору проектного офиса. В его обязанности создание в системе новых проектов и их планирование совместно с руководителями проектов, актуализация статусов текущих задач, планирование ресурсов (как внутренних, так и внешних), а также оценка показателя эффективности производства. Для упрощения процедуры создания новых проектов в систему управления Адванта были загружены 3 типовых шаблона проектов производства. В них занесены стандартные стадии проекта, типовой жизненный цикл задач с нормативными длительностями. Все задачи заранее спланированы и последовательно связаны. В результате при создании нового проекта администратору проектного офиса не нужно детально планировать все задачи, достаточно лишь провести корректировку длительности проекта.

«Изначально перед проектом была поставлена крайне амбициозная цель – в 3 раза увеличить эффективность производства. Для этого была разработана методика измерения данного показателя. Еженедельно к каждому проекту добавлялся процент изменения задач. Рассчитав этот процент в денежном эквиваленте, исходя из общей стоимости проекта, и сложив показатели по всем проектам Фабрики Дерева, мы получили выработку компании за неделю. После этого стали отслеживать динамику изменения этого показателя.

Сейчас, подводя итог, я могу сказать, что нам удалось добиться поставленной цели благодаря комплексу мер, среди которых: внедрение корпоративной системы управления проектами, системы мотивации, мониторинга результатов проектов, а также системы управления проектами Адванта» – подытожил Николай Вельдяев, консультант по управлению проектами компании ООО «Геркулес Проджектс», которая выполняла данный проект.