АТОН

Инвестиционная компания АТОН представляет частным, корпоративным, институциональным и международным инвесторам полный спектр инвестиционно-банковских услуг. Для повышения эффективности проектного управления компания в ноябре 2013 года внедрила информационную систему управления проектами Адванта.

Компания АТОН имеет филиалы в 7 регионах и сотрудничает с партнерами в более чем 30 городах России. В компании поддерживается достаточно высокий уровень проектного управления, утверждены процессы и регламенты, описывающие проектную деятельность по стандарту PMI PMBOK.

В одном проекте часто участвует более 20 человек, поэтому кроме стандартных функций управления проектом очень важно было качественно организовать проектные коммуникации.

Ситуация до проекта

Для контроля проектов в компании использовалась система управления проектами одного из крупнейших производителей программного обеспечения. В силу того, что использование этого продукта требовало дополнительного обучения и высокой квалификации пользователей, система не стала регулярным инструментом работы участников организационных проектов. Вследствие этого, в компании не было единой базы, в которой сводилась бы информация по всем проектам и этапам их выполнения. Возникали сложности с контролем выполнения отдельных задач и проектов.

Проект

Внедрение системы управления проектами Адванта в инвестиционной компании АТОН было реализовано за 3 недели. Руководителем этого проекта со стороны АТОНа стал Дмитрий Святный – управляющий директор, основными участниками – Надежда Микшевич и Сергей Корнев. В системе специалистами Адванта Групп были настроены шаблоны типовых проектов. На начальном этапе были настроены 2 типа проектов: для клиентов и стратегические проекты, направленные на развитие бизнеса. Благодаря шаблонам процесс разработки планов новых проектов существенно упростился. Организация взаимодействия сотрудников теперь не представляет особого труда, а отслеживание хода выполнения проектов выполняется в любой момент времени.

Кроме функционала проектного управления в системе был настроен контур управления идеями. Сейчас каждый сотрудник может зарегистрировать свою инициативу через систему управления проектами Адванта. После регистрации все идеи обсуждаются с экспертами прямо в системе, затем их рассматривает проектный комитет компании. Если проектный комитет принимает решение о реализации идеи, проект запускается в работу прямо из системы Адванта, а связь с идеей дает лучшее понимание целей проекта для его участников.

К концу внедрения сотрудники компании начали активно заносить проекты в систему Адванта. Проектная документация была размещена в системе в привязке к проектам, к которым она относится. Теперь вся актуальная информация по проекту находится в одном месте, что помогло существенно снизить время на ее поиск.

Результаты

До внедрения Адванты скорость распространения информации и согласования документов между участниками проектов сильно зависела от личных графиков участников и их присутствия на рабочем месте. С внедрением Адванты исчезла необходимость собирать встречи в удобное для всех время. Согласования и острые дискуссии стали проходить прямо в системе в режиме онлайн.

Сейчас система управления проектами Адванта стала для компании АТОН удобным информационным центром, который оповещает заинтересованных участников проектов обо всех изменениях. Улучшился оперативный контроль над ходом выполнения задач и проектов, что помогает компании повысить качество реализации проектов и уровень зрелости проектного управления в целом.

Дмитрий Святный, управляющий директор компании «АТОН»:
При переходе на проектную работу были выделены несколько основных проблем: отсутствие у руководства актуальной информации о статусе проекта, процессе его выполнения; отсутствие исторической базы знаний о проекте, о согласованиях, проводимых в ходе проекта, принятых решениях; выделение проектной работы и операционной деятельности компании; необходимость повышения исполнительной дисциплины участников проекта. Сочетание организационных мероприиятий с внедрением технического средства управления проектами Адванта позволило нам решить эти проблемы.

Сергей Корнев, заместитель директора департамента информационной безопасности:
При внедернии системы Адванта необходимо было обеспечить постоянный доступ к системе сотрудников компании, в том числе и с мобильных устройств. Для этого нами была проведена всесторонняя оценка безопасности данной системы. Адванта удовлетворила наши требования по безопасности и ее внедрение было выполнено с учетом всех пожеланий.

Надежда Микшевич, начальник отдела развития проектов:
С июля 2013 года в компании был организован проектный комитет и внедрены корпоративные стандарты управления проектами. Имеющиеся решения по проектному управлению были сложны для пользователей, что явилось основным препятствием вовлечения сотрудников в проектную деятельность. Система Адванта решила данную проблему и стала информационным узлом, позволяющим сообщать участникам проектов обо всех изменениях в проекте, позволила улучшить качество взаимодействия между участниками и повысить эффективность управления проектами в целом.