КОМОС ГРУПП

КОМОС групп — компания, объединяющая одни из самых значимых предприятий производящих продукты питания на территории Удмуртии и Пермского края. В состав КОМОС ГРУПП входит три птицефабрики, четыре завода, производящие молочную продукцию, две фермы, завод комбикормов.

Реализация инвестиционных проектов, качество продукции и культура производства способствуют достижению основной цели — развитию региона, содействуют реализации политики продовольственной безопасности. Группу отличает высокая степень вертикальной и горизонтальной интеграции — от производства сырья до розничной реализации, оптимальное территориальное размещение производственных площадок, наличие сильных региональных брендов.

Предпосылки внедрения

В холдинге КОМОС ГРУПП существовало несколько ключевых проблем, которые подтолкнули руководство управляющей компании к внедрению системы управления портфелем проектов в холдинге:

• сложность обмена информацией в условиях территориального распределения предприятий по Удмуртской республике и России;
• отсутствие должного уровня контроля над реализацией проектов на самих предприятиях холдинга;
• недостаточный уровень коммуникаций при обсуждении рабочих вопросов в проектах и невозможность хранения истории их решения.

Вследствие отсутствия полноценного инструмента управления, который объединял бы в себе всю проектную деятельность холдинга, инициированные проекты зачастую превышали запланированные бюджеты и сроки.

Для решения выявленных проблем, руководство КОМОС ГРУПП приняло решение о подборе и внедрении системы управления проектами холдинга. Инициативной группой были разработаны критерии выбора системы. Система управления проектами холдинга обязательно должна была содержать в себе возможности корпоративного портала, электронного документооборота, WEB интерфейс и диаграмму Ганта, личный кабинет руководителя и функционал учета времени, затраченного сотрудниками на реализацию проектов. Обязательным так же было требование наличия интерфейса на русском языке.

В процессе выбора системы, специалисты холдинга оценили по данным критериям более 20 продуктов, присутствующих на российском рынке. В некоторых системах было неудобно работать, другие было сложно адаптировать к специфике холдинга. Удовлетворить всем критериям смогла только одна система — «Адванта», которая и была выбрана в качестве инструмента для создания корпоративной системы управления проектами.

Реализация проекта и результаты

Проект внедрения «Адванты» длился около пяти месяцев и был разделен на несколько основных этапов. Самым первым из них стал запуск пилотного проекта в управляющей компании длительностью 2 недели, а в последствии система внедрялась сотрудниками компании самостоятельно.
В рамках пилотного проекта специалисты Адванта Групп в команде с сотрудниками управляющей компании холдинга провели обследование проектной деятельности холдинга и построению структуры проектов в системе. Было выделено три основных типа проектов:

• Организационные проекты. В рамках этих проектов ведется деятельность по реорганизации холдингов и субхолдингов, обсуждаются вопросы слияний и поглощений.
• Инвестиционные проекты. К ним относятся строительство и реконструкция производственных помещений, модернизация оборудования, разработка и усовершенствование продуктов.
• Финансовые проекты. Это проекты, предназначенные для постоянного контроля финансирования проектной деятельности.

В ходе пилотного проекта, было решено запустить систему, в первую очередь, на финансовых проектах. В систему был загружен шаблон проекта. В результате, при инициации нового проекта, менеджеру больше не приходится расписывать все задачи. Он сразу получает готовый шаблон с регламентированными длительностями и связями между работами, по которым реализует проект, принимая их за директивные сроки. План проекта уже был подготовлен, оставалось только фиксировать результаты, заполнять данные и заниматься непосредственно реализацией проекта.

Шаблоны проектов имеют несколько типов: «Краткосрочный кредит», «Инвестиционный кредит», «Кредитная линия». В зависимости от шаблона автоматически выставляется продолжительность и связи с другими проектами. Это дает возможность менеджеру проекта более четко выстроить свой рабочий день. Каждый шаг регламентирован и, если по ходу выполнения возникают определенные отклонения, это сразу становится заметно руководству. Каждое действие задокументировано. На диаграмме Гантта всегда можно отследить приближающиеся к завершению задачи, и оценить картину по реализации проекта в целом.

Следующим этапом стал запуск инвестиционных проектов. В ходе настройки системы, были сформированы визуальные отчеты, которые с одного взгляда помогают понять текущее состояние проекта и его предметных областей.

Ряд отчетов выведен в виде графиков на главной странице проекта. Например, план-фактный анализ затрат в виде линейной диаграммы. Через круговую диаграмму был построен отчет по привлечению подрядчиков к реализации проекта. С помощью него легко можно было увидеть те подрядные организации, которые тратят наибольший процент бюджета.

Все инициируемые проекты в холдинге проходят через тендеры. Адванта позволила показать эффективность тендеров и возникающую экономию или перерасход запланированного бюджета.

Организационные проекты были полностью спроектированы и занесены в систему самостоятельно силами специалистов КОМОС ГРУПП. В рамках данных проектов была формализована деятельность компании, относящаяся к структурным преобразованиям. На данном этапе команда Адванта Групп занималась обучением основного персонала и помогала в заведении новых проектов.

В процессе реализации проекта внедрения были разработаны регламенты по проектной деятельности. В конце пятого месяца внедрения, после снятия всех возможных вопросов, система управления проектами Адванта была запущена в эксплуатацию.

Результаты внедрения системы управления проектами

За два года работа в системе Адванта перешла в стадию регламентированной операционной деятельности и стала сформировавшимся процессом. Любой новый проект, который инициируется в компании, всегда выносится на коллегиальный орган – инвестиционный совет. Если инвестиционный совет одобряет проект, то он в обязательном порядке заносится в систему управления проектами Адванта. С этого момента начинается строгий контроль над реализацией проекта со стороны проектного офиса. Проектный офис отслеживает все отклонения и информирует о них руководителя проекта или ответственного куратора. Если замечания существенные – например, большие расхождения с базовым планом – проект вновь выносится на инвестиционный совет. С внедрением системы управления проектами Адванта инициацию и закрытие проектов удалось выстроить как процесс.

После внедрения системы Адванта проекты стали храниться в четко определенном месте и теперь доступны руководству в любое время. Появилась возможность делать гибкую отчетность по любому предприятию или отдельно взятому менеджеру. Ко всему прочему, в системе доступны проекты всех предприятий, входящих в холдинг, в том числе нескольких дочерних организаций.

Сейчас отклонений от сроков стало действительно меньше. Раньше руководители не чувствовали возложенной на них ответственности и позволяли себе некоторые недоработки на этапе планирования проекта. После внедрения системы Адванта все знают, что в случае существенных отклонений они будут отвечать перед инвестиционным советом. Появилась прозрачность проектов, появились сроки, суммы, план графики, распределение ресурсов. Для нас система стала необходимым инструментом контроля и влияния на руководителей проектов и сотрудников компании - Бердов Вячеслав, начальник управления стратегического планирования и развития КОМОС ГРУПП.